Struktura rozdělení práce – jak efektivně delegovat práci v projektu? | #30 Jak začít s projektovým řízením

Během plánování projektu se projektový manažer rozhoduje, jak přiřadit cíle, které úkoly splnit, a také kdy a které specialisty zahrnout. Tímto způsobem vytváří strukturu rozdělení práce (WBS).

Struktura rozdělení práce – obsah:

1. Úvod
2. Struktura rozdělení práce
3. Odpovědnost v týmu (Týmová/Kolektivní odpovědnost)
4. Shrnutí

Úvod

Správně koncipovaná struktura rozdělení práce (WBS) se promítá do plynulého pracovního toku týmu. Každý zapojený člověk bude vědět, proč vykonává určité úkoly, od koho obdrží úkoly a komu je má předat. Usnadní to identifikaci, kdo je zatížen příliš velkým množstvím práce, protože například tři členové týmu potřebují pomoc od jedné osoby současně. Tímto způsobem WBS umožňuje optimalizovat pracovní proces již ve fázi plánování. To poskytuje velmi důležitý aspekt projektové práce: týmovou odpovědnost za splnění úkolů. Ale jak naplánovat nejlepší pracovní strukturu pro projekt?

Struktura rozdělení práce

Struktura rozdělení práce je obvykle vizualizována pomocí stromu, na kterém jsou označeny fáze životního cyklu projektu, rozdělené do stále podrobnějších cílů. To usnadňuje plánování trvání úkolů a nákladů na jejich splnění, stejně jako vhodné rozdělení odpovědnosti mezi členy týmu.

Při tom nezapomeňte, že WBS specifikuje, co implementovat, ale neodpovídá na otázku “jak.” Také stojí za to zmínit princip omezení úrovně detailu. Závisí to na typu a formálních požadavcích projektu. Jiná úroveň plánování je potřebná pro výrobu lékařských přístrojů nebo chemických reagentů a jiná pro organizaci akcí nebo marketingových kampaní.

Struktura rozdělení práce je v PMBOK definována takto:

“Hierarchická dekompozice celkového rozsahu práce, kterou má vykonat projektový tým, aby dosáhl projektových cílů a vytvořil požadované výstupy.”

Slovo “celkový” je zde velmi důležité a vztahuje se k němu “pravidlo 100%”. To proto, že dobře navržená WBS zohledňuje všechny cíle projektu: přesně vše, co je třeba splnit. Včetně samotného řízení projektu. Jinými slovy, čtením úkolů z nejnižší úrovně stromu vyjmenujeme všechny komponenty nadřazené úrovně. To je princip, který je v praxi velmi obtížné dodržovat. Nicméně, často je citován jako efektivní nástroj k prevenci takzvaného Scope creep. Specifikování všeho, co je třeba splnit, vylučuje přidání nových úkolů, které neodpovídají předem definovaným cílům projektu.

Odpovědnost v týmu

Úkoly prováděné týmem jsou součástí konečného cíle vytvořeného společným úsilím. Nicméně, v mnoha společnostech a projektech není viditelnost nebo dokonce existence tohoto cíle zřejmá. Proto dobře naplánovaná struktura úkolů a pracovní tok, který je jasný projektovému týmu, je základem pro budování kolektivní odpovědnosti.

Budování pocitu týmového vlastnictví (Týmová/Kolektivní odpovědnost) umožňuje členům týmu lépe porozumět cílům projektu a tomu, jak vykonaná práce přispívá k dosažení těchto cílů. To zvyšuje motivaci a závazek a zlepšuje výkon týmu. Závazek k většímu projektu a jeho úspěšnému dokončení se také promítá do loajality zaměstnanců k firmě a dobré atmosféry. Jinými slovy, pocit odpovědnosti v rámci týmu může přispět k lepším obchodním výsledkům pro firmu jako celek.

Shrnutí

Delegování úkolu v projektu je úkol pro projektového manažera při plánování efektivního dosažení cílů. Nejprve WBS pomáhá organizovat rozsah projektu – izolovat skupiny podobných úkolů, všimnout si závislostí mezi nimi, které určují pořadí, v jakém budou splněny, a také budovat odpovědnost týmu za vykonávané úkoly tím, že je prezentuje v kontextu menších a větších cílů, které firma sleduje.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.