Strategie pro efektivní obchodní schůzky

Co může pomoci vyřešit tento problém? Za prvé, pečlivě analyzujte, zda se téma může diskutovat jinak, v e-mailu nebo jako písemná poznámka. Za druhé, hledejte způsoby, jak zajistit, aby čas strávený osobním nebo online setkáním byl co nejefektivnější. Zde jsou nejlepší strategie pro efektivní obchodní schůzky.

Efektivní obchodní schůzky – jsou nezbytné?

Tuto otázku by bezpochyby bylo třeba zodpovědět kladně – i když v současné fázi vývoje společnosti fungují dobře s pomocí různých typů okamžitých zpráv. Proč? Protože žádná výměna e-mailů (které jsou obvykle promyšlené, zkrácené, bez emocí atd.) neposkytne takové výsledky, jaké přinese diskuse – brainstorming, ve kterém se střetávají názory, myšlenky a nápady různých lidí s různými zázemími.

Obchodní schůzky se stávají obzvlášť nezbytnými, když nám záleží na důležitém rozhodnutí pro tým nebo společnost, řešení vážného problému, diskusi o strategii ovlivňující dlouhodobé fungování společnosti nebo generování nových nápadů (např. pro marketingové kampaně značky). Žádná společnost, bez ohledu na to, v jakém odvětví působí, se proto nemůže obejít bez živých nebo online diskusí v menších nebo větších skupinách.

Efektivní obchodní schůzka – proč je tak těžké ji zorganizovat?

Je možné uvést několik různorodých důvodů, proč obchodní hovory trvají příliš dlouho, nedosahují očekávaných výsledků a účastníci mají pocit, že jejich čas byl promarněn. Začíná to tradičním zpožděním, nedostatkem stanoveného plánu (“skákání” z tématu na téma) a cíle (výsledek, který chceme dosáhnout, což vede k zbytečným úvahám), až po nedostatečné moderování diskuse ze strany organizátora.

Tyto nejčastější důvody vedou k tomu, že je potřeba zorganizovat další příležitost k diskusi o stejném tématu, protože první pokus se ukázal jako nedostatečně efektivní, což ovlivňuje práci (rychlost plnění dalších povinností) každého účastníka.

Efektivní obchodní schůzky – strategie, které stojí za to implementovat

Co tedy můžete udělat, abyste zajistili, že žádný účastník neřekne “Toto téma mohlo být projednáno e-mailem”? Zde je 5 nejdůležitějších věcí, na které byste se měli zaměřit, pokud se zavazujete k pořádání pouze efektivních obchodních schůzek.

1. Definujte cíl

Před organizováním diskuse je nutné jasně definovat její účel, protože bez tohoto prvku se diskuse může ukázat jako chaotická a tedy – neproduktivní. Definování účelu umožní všem účastníkům soustředit se na relevantní otázky a nasměrovat diskusi správným směrem. Na začátku tedy uveďte, zda je cílem učinit konkrétní rozhodnutí, vyřešit problém nebo snad vyvinout nové nápady.

2. Připravte agendu

Agenda je nejdůležitějším – hned po cíli – prvkem efektivních obchodních schůzek. Definovaný bodový plán, kterého se účastníci drží, spolu s těmi, kdo jsou odpovědní za projednání dané otázky, povede k očekávaným výsledkům (protože každý účastník ví, co může očekávat). Nezapomeňte poslat agendu účastníkům několik dní předem, aby měl každý čas se s ní seznámit a adekvátně se připravit na diskusi o bodech.

3. Sledujte čas

Překročení stanoveného času pro jednotlivé body (nebo dokonce nedostatek jasné časové struktury, tj. konkrétního množství času, které lze strávit na určitém bodě) může skončit jako zdlouhavá diskuse, což vede ke ztrátě soustředění a zájmu účastníků. Neefektivní řízení času zvyšuje úroveň únavy, což výrazně snižuje efektivitu a zapojení, a proto je tak důležité dodržovat plán za všech okolností.

4. Omezte počet témat k projednání

Pamatujte také, že pokus o projednání příliš mnoha témat na jedné schůzce může vést k uspěchané, povrchní diskusi a neschopnosti prozkoumat každé téma do hloubky. Je lepší soustředit se na několik nejrelevantnějších bodů a věnovat jim adekvátní pozornost, ale diskutovat o otázkách souvisejících s tématem, ale méně důležitých, jako o e-mailu.

5. Zajistěte aktivní účast

Aby byla obchodní schůzka plně efektivní, povzbuzujte účastníky, aby se aktivně zapojili do diskuse. Ptejte se, naslouchejte jejich názorům a vyzývejte je, aby sdíleli nápady, přičemž zajistěte, aby se soustředili na aktuální otázky. Odstranění zbytečných rozptýlení (například přijímání telefonních hovorů během diskuse) vám v tom zvlášť pomůže.

Efektivní obchodní schůzky – shrnutí

Žádný zaměstnanec nebo partner nemá rád pocit, že promarnil svůj pracovní čas účastí na schůzce, která se nedokázala dohodnout na žádných důležitých otázkách. Pak nastupuje hořkost, protože se mohl v tomto čase soustředit na jiné úkoly.

Proto by se každý organizátor diskusí – ať už interních se zaměstnanci nebo s externími partnery – měl na ně odpovídajícím způsobem připravit, například použitím výše popsaných strategií, zejména v oblasti definování cíle a stanovení podrobné agendy. Kombinace všech těchto tipů zajistí, že se každý bude cítit jako účastník efektivní obchodní schůzky.

Čtěte také: Metody pro předpovídání e-commerce prodeje

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.