Nejlepší tipy na řízení času

Stálý nedostatek času a přepracování platí jak pro freelancery, tak pro firmy. To ovlivňuje nejen produktivitu a motivaci, ale také zdraví. Naštěstí existuje několik východisek. V dnešním článku zjistíte, co snižuje produktivitu v jakémkoli podnikání. Také se naučíte několik efektivních metod řízení času a seznámíte se s užitečnými nástroji a aplikacemi pro pracovní postup.

Nejlepší tipy na řízení času – obsah:

1. Co narušuje práci?
2. Techniky řízení času
3. Využijte nástroje pro řízení práce a úkolů

Co narušuje práci?

V dnešní době se tráví stále více času v práci. Pracovní přesčasy a hromadění objednávek se staly novým normálem. Poláci a Řekové patří mezi nejvíce zaměstnané na světě – podle OECD tráví téměř 2 tisíce hodin ročně v práci, což je daleko více než Němci, kteří pracují o šest set hodin méně ročně. Bohužel, tvrdá práce neznamená produktivitu. To ilustruje fakt, že Poláci dosáhli v testování pracovní efektivity o 70 % horších výsledků než Němci.

Co narušuje práci? Nejprve 9 drobností, které zabírají čas a paralyzují jakýkoli podnik:

1. Posílání nekonečných e-mailů – pokud jste právě poslali třetí e-mail jako odpověď, neposílejte další. Je lepší zavolat dané osobě nebo se s ní setkat osobně,
2. Zvuková upozornění na nové e-maily – je dobré pravidelně odpovídat, ale ne všechny e-maily stojí za to, aby vás vyrušily od práce,
3. Používání možnosti “odpovědět všem”,
4. Psaní zpráv, které neslouží k rozhodování a zlepšení firmy,
5. Vytváření zpráv, které nikdo nebude číst,
6. Přenášení rozhodnutí na nadřízené,
7. Organizování nekonečných schůzek,
8. Odkládání priorit,
9. Plánování schůzek na více než 45 minut – tento čas je dostatečný. Příliš často se zbytečně zaokrouhluje na celou hodinu.

To je závěr studie Matta Krzysiaka provedené ve jeho společnosti, když se stal prezidentem Národního motoristického klubu. K tomu přidejte zbytečnou administrativní práci, starání se o věci, které nejsou součástí našeho pracovního popisu, osobní telefonáty, čtení novin a vyřizování různých záležitostí.

Režim home office to neusnadňuje s veškerým domácím shonem. Sociální sítě, jídlo a pití kávy, návštěvy přátel a odkládání úkolů na “za chvíli”. Zní to povědomě? S těmito znepokojujícími problémy se můžete vypořádat rozvojem jednoduchých návyků a nastavením přátelského pracovního rozvrhu.

Techniky řízení času

1. Pomodoro metoda

Jednou z nejznámějších technik, která může pomoci, je Pomodoro metoda, odvozená od klasického kuchyňského časovače ve tvaru rajčete. Metoda spočívá v napsání všech úkolů, které musíte splnit, na kus papíru, vybrání jednoho, nastavení časovače na 25 minut a práci na úkolu po celou tuto dobu. Musíte být plně soustředěni bez rozptýlení Facebookem nebo textovými zprávami.

Pokud po 25 minutách úkol stále není hotový, udělejte si 5 minut přestávku a pak se k němu vraťte, nastavte si hodinky na dalších 25 minut.

Po 2 hodinách takové práce (4 Pomodoro) však mozek potřebuje odpočinek, takže si dejte 30 minut přestávku, jděte na procházku, uvařte si šálek čaje nebo se podívejte na nějaký seriál. To je jednoduchá a efektivní metoda pro zlepšení řízení času. Je populární po celém světě.

2. Technika 5S

Další doporučovanou technikou je 5S, která pomáhá organizovat pracovní místo a zvyšovat produktivitu. Také snižuje provozní náklady firmy a zlepšuje kvalitu vyráběných výrobků a služeb.

5S je populární již desetiletí mezi japonskými firmami a skládá se z pěti principů:

• výběr – odstraňte všechny zbytečné položky z poštovní schránky,
• segregace – přiřaďte místo pro potřebné položky; musí být snadno k nalezení a ukládání po použití, takže je organizujte pomocí boxů, štítků nebo barevných nálepek (katalogizace zpráv),
• úklid – denně uklízejte své pracovní místo, odstraňte zdroj znečištění (mazání SPAMu a odhlašování se z nepotřebných zpravodajů),
• standardizace – stanovte standardní pracovní hodiny (nastavte konkrétní časy, kdy odpovídáte na e-maily),
• sebe-disciplína – vytvořte si návyk dodržovat výše uvedené 4 kroky.

3. Scrum

Máte po ruce tabuli a barevný papír? Seznamte se s Scrum, metodou řízení času organizování práce, kterou často používají startupy a vývojáři. Scrum je metoda, ve které jsou projekty a úkoly napsány na kousky papíru a připevněny na sloupce na tabuli. Sloupce označují jednotlivé prvky procesu (např. “naplánováno”, “v procesu”, “testováno”, “urgentní k dokončení”, “hotovo”).

V prvním sloupci vytvoříte frontu úkolů, které jsou prioritizovány. Poté vedle každého úkolu napíšete, kolik hodin se na ně očekává (pomocí různých barev karet je můžete rozdělit do kategorií). Karty jsou pak připevněny zleva doprava, jak práce postupuje do sekce “hotovo”.

Scrum vám umožňuje sledovat pokrok projektu, rozpoznávat nové výzvy, monitorovat termíny a sledovat, kolik úkolů zbývá. To je velmi praktické jak při organizaci času, tak při jednání s klientem.

4. Čtvercový systém

Metoda čtvercového systému je založena na prioritizaci přidělených úkolů. Podle této techniky je list papíru rozdělen na čtyři stejné boxy. Každý box odpovídá čtyřem kategoriím úkolů:

• urgentní úkoly – důležité (1) a nedůležité (2) – jsou napsány v horních kvadrantech,
• nedůležité úkoly – důležité (3) a nedůležité (4) – jsou umístěny v dolních kvadrantech.

Urgentní a nedůležité úkoly jsou ty, o které by se mělo postarat co nejdříve, ale bez dodržení konkrétního termínu (např. telefonát). Urgentní a důležité úkoly jsou termíny, které musí být rychle splněny (např. zaplacení předplatného).

Díky tomuto systému víme, které úkoly udělat jako první a které mohou počkat. To je dokonalé doplnění seznamu aktivit, které mají být provedeny každý den. Tato kombinace umožňuje ještě efektivnější řízení času.

5. 80/20

Další technikou je plnění úkolů podle Paretova principu (také známého jako 80/20). Před téměř stoletím Vilfredo Pareto pozoroval, že 80 % zboží je v rukou pouze 20 % populace. Brzy bylo zjištěno, že tyto poměry platí v různých oblastech života. Příklady: 80 % příjmů generuje 20 % zákazníků, 20 % služeb firem generuje 80 % příjmů, 80 % času nosíme 20 % oblečení, které máme ve skříni, a tak dále.

Podle této metody stačí splnit 20 % úkolů, abyste dosáhli 80 % výsledků. Klíčem je rozlišit, které úkoly to přesně jsou, a “prosit pšenici od plev”. Samozřejmě, tento princip není bezchybný – poměry se mohou lišit 90/10, 70/30, 97/3 atd.

Paretův princip je metodou řízení času, která vám pomáhá soustředit se na klíčové otázky tím, že se držíte svého plánu a vyhýbáte se zbytečným odbočkám.

6. Minuta nebo dvě

Poslední a nejjednodušší technikou je 2-minutové pravidlo Davida Allena. Je skvělé pro práci a každodenní úkoly. Podle tohoto principu, pokud akce trvá maximálně 2 minuty, měla by být provedena okamžitě. Pokud to odložíte, může se to v budoucnu stát obrovskou zátěží. Tato metoda je nejjednodušší k implementaci ze všech, přesto poskytuje nejlepší výsledky v krátkém čase.

Kromě toho zvyšuje úroveň spokojenosti. Dokončení několika úkolů za den, i když malých, je uspokojivé a posiluje dokončování dalších.

Navíc zde jsou dvě praktické rady, které stojí za to dodržovat:

• Nečekejte na větší kus volného času – odkládání všeho obvykle není nejlepší nápad; během prázdnin chceme odpočívat a někdy se objeví neohlášené situace,
• Plánujte pouze 60 % času – často přeceňujeme své schopnosti; při plánování úkolu seřaďte priority, snažte se předvídat neohlášené události a vyškrtněte “žrouty času”.

Využijte nástroje pro řízení práce a úkolů

Kromě používání technik řízení času je také dobré využít všechny nástroje pro řízení práce, které byly vytvořeny k optimalizaci našich každodenních procesů.

Google Docs

Je to bezplatný nástroj Google pro vytváření, sdílení a úpravu souborů (textové soubory, tabulky, prezentace, formuláře), jak offline, tak online. Funguje na vašem telefonu, tabletu nebo počítači. Co víc, nástroj je kompatibilní se soubory Word – takže nemusíte kupovat software – a je integrován s Google Drive (15 GB).

Office Online

Bezplatná verze Microsoft Office je pokračováním silného online nástroje pro správu, který vám umožňuje vytvářet, ukládat a sdílet dokumenty, tabulky, prezentace a poznámkové bloky. Office Online zahrnuje Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), Outlook.com poštovní schránku, kalendář a kontakty.

Dropbox

Dropbox je bezpečný systém pro sdílení a ukládání souborů, zálohování a synchronizaci souborů mezi počítači. Umožňuje vám nahrávat, prohlížet a stahovat data jak prostřednictvím běžného prohlížeče, tak prostřednictvím specializované aplikace nainstalované na vašem počítači.

ColorNote

Jednoduchá aplikace pro Android – ColorNote vám umožňuje rychle a snadno upravovat poznámky, připomínky, e-maily, zprávy, nákupy a seznamy úkolů. Tato aplikace vám umožňuje organizovat vaše poznámky podle barev, zamykat hesla a vytvářet zálohy.

Aplikace pro řízení času

V shonu moderního života může být nesmírně obtížné udržet si přehled o všem, co potřebujete dokončit. Efektivní aplikace pro sledování času vám nejen pomůže lépe ovládat váš den, ale také učiní váš tým produktivnějším a zlepší jeho odpovědnost.

A jaké jsou vaše způsoby, jak úspěšně řídit čas? Znáte nějaké další zajímavé tipy, pravidla nebo aplikace na řízení času? Neváhejte se podělit o své názory a komentáře.