Jak se vypořádat s hlavními problémy v projektovém řízení

Masivní změny v organizaci práce a řízení podnikání, které pandemie iniciovala, se v roce 2022 ani trochu nezpomalily. Ekonomické fermenty a dynamika mohou ve skutečnosti přispět k hladké realizaci projektů. Dnes se podíváme blíže na hlavní problémy v řízení projektů.

Problémy v řízení projektů – obsah:

1. Hlavní problémy v řízení projektů
2. Problémy s rozsahem projektu
3. Čas realizace projektu
4. Flexibilita akce
5. Shrnutí

Hlavní problémy v řízení projektů

Podle zprávy Pulse of the Profession bylo dokončeno vyšší procento projektů efektivně: dosáhly svých cílů, zůstaly v rámci rozpočtu a plánovaného času dokončení. Na druhou stranu bylo v roce 2021 zrušeno více projektů než v předchozích letech.

Proto se podíváme na ty úspěšné, abychom se poučili od nejlepších. Jaké byly hlavní problémy týkající se řízení těchto projektů? A jak bychom se je dnes snažili vyřešit?

Dnes se zaměříme na tři hlavní oblasti obav v řízení projektů. Tyto jsou:

• rozsah projektu
• čas realizace projektu
• flexibilita týmu

Problémy s rozsahem projektu

Problémy s definováním rozsahu projektu obvykle začínají na samém začátku. A dokonce ještě před tím, než jsou jeho předpoklady plně objasněny. Proto je tak důležité pečlivě načrtnout plán projektu. Nespěchejte a věnujte dostatek času pečlivému objasnění cíle a akčního plánu před naplánováním úkolů.

Je dobré použít správné nástroje pro plánování rozsahu projektu a také jej rozdělit na epiky nebo vlákna srozumitelná všem zúčastněným.

• Komunikace s klientem a partnery

Aby byl projekt úspěšný, je klíčové jeho samotné zrození. Příznivá atmosféra, přesvědčivá prezentace nejvýznamnějších předpokladů spolu s vyjednávacími a mezilidskými dovednostmi projektového manažera mohou rozhodnout o tom, zda bude projekt zamítnut nebo realizován.

Následná diskuse s klientem a dalšími rozhodovacími orgány jsou závazné momenty, které definují počáteční rozsah projektu.

• Přirozená flexibilita rozsahu versus rozšiřování rozsahu

Ale proč mluvíme o „počátečním“ rozsahu projektu? Protože jeho plánovaný rozsah nikdy nebude identický s konečným rozsahem.

Předpoklad přirozené flexibility rozsahu projektu je způsob, jak se vypořádat s variabilitou rozsahu a jednoduše realistický přístup. Umožňuje, aby se rámec projektu přizpůsobil skutečné dodatelnosti a měnícím se obchodním podmínkám. Tato přirozená variabilita se však nesmí vztahovat na klíčové předpoklady projektu.

Když se změní klíčové předpoklady a rozsah úkolů k provedení se rozšíří, úspěch projektu je ohrožen. Tento problém se nazývá rozšiřování rozsahu. Termín rozšiřování rozsahu znamená nekontrolovaný růst projektu. A je to pohroma až pro jednu třetinu realizovaných obchodních projektů.

• Obsahová stránka

Další překážkou v řízení projektů je definování obsahu projektu. Projektový manažer musí upřímně odpovědět na otázku: vím dost o úkolech, které chci vykonat?

Pokud je odpověď na tuto otázku ne, pak bez ohledu na to, jak pokročilý projekt je, je nutné konzultovat se specialisty. Zpočátku s těmi, kteří tvoří projektový tým. Ale někdy je potřeba i rady externích odborníků.

Čas realizace projektu

I velmi zkušení projektoví manažeři jsou neopravenými optimisty, pokud jde o čas realizace projektu. To dokazují statistiky dokončených velkých projektů. V roce 2021 bylo celosvětově 55 % projektů dokončeno včas. To je nárůst o 4 % ve srovnání s předchozím rokem. Výsledky však stále nejsou příliš uspokojivé.

• Realistické zpoždění

Včasné dokončení projektu obvykle brání nerealistický čas přidělený na jednotlivé úkoly. Proto je dobré používat nástroje umožňující statistické měření skutečné rychlosti vykonávání úkolů a porovnávat ji s plánovaným časem.

• Komunikace v týmu

Samozřejmě, že čas realizace projektu je úzce spojen s jeho rozsahem a rozpočtem. Nicméně rozhodujícími faktory se často ukazují být efektivita a flexibilita týmu.

Výkon týmu musí splňovat jasné a srozumitelné požadavky prostřednictvím jednoduché delegace úkolů a odpovědností. Stejně důležitá je transparentnost vzájemných závislostí jednotlivých fází vykonávání práce, stejně jako řazení úkolů. Péče o tyto aspekty komunikace pomáhá předcházet problémům s časem realizace projektu.

Flexibilita akce

Úzkost a zdroj neúspěchu v řízení projektů je nedostatek flexibility vyplývající z lpění na známých, vyzkoušených cestách. Často to vede k používání osvědčených metod a nástrojů řízení, které nejsou vhodné pro konkrétní projekt. Ale jak zvýšit svou flexibilitu – jako projektový manažer – a flexibilitu celého týmu?

• Agilita

Není náhodou, že flexibilita operací a řešení problémů, která je vlastní malým, agilním týmům pro návrh softwaru, získala celosvětové uznání. Čím dál častěji jsou to nástroje pro řízení projektů z IT průmyslu, které se rozšiřují do dalších odvětví, když situace vyžaduje zvýšenou flexibilitu operací.

• Oddanost a sebeorganizace

Týmy řízené agilně mohou vykazovat velkou flexibilitu. V nich se manažeři často přímo zapojují do projektu, často dávají a přijímají zpětnou vazbu na své akce. A členové týmu – alespoň do určité míry – si nezávisle vybírají úkoly k vykonání. To vše dělá agilní týmy podobné modelu sebeorganizace.

Shrnutí

Hlavní problémy v řízení projektů jsme rozdělili do tří skupin. První zahrnuje definování, porozumění a udržování rozsahu projektu během jeho realizace. Druhá je časování projektových úkolů. Třetí je udržování flexibility v řízení týmu a neustálé přizpůsobování se měnícím se podmínkám.

Nejlepším způsobem, jak se vypořádat s těmito problémy, je zůstat informovaný – o svém plánu a znalostech, o svých metodách řízení, o svém týmu a o softwaru, který usnadňuje řízení i velmi složitých projektů.

ZDROJ STATISTIK: Pulse of the Profession 2021

Čtěte také:Milníky projektu

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku a Twitteru.