Jak provést virtuální onboarding?

Onboarding je důležitý, ale jak ho provádět při práci na dálku? Odpovědí je virtuální onboarding. V posledních letech získávají na popularitě online platformy určené pro adaptaci a učení, které umožňují zaměstnancům seznámit se s jejich novými povinnostmi i mimo firmu, prostřednictvím práce na dálku.

Jak provádět virtuální onboarding? – obsah:

1. Role onboardingu
2. Cíle a fáze onboardingu
3. Virtuální onboarding
4. Shrnutí

Role onboardingu

Nejdůležitějším zdrojem jakékoli organizace jsou lidé, jejich dovednosti a kompetence. Proto se správný proces náboru stává nezbytným v procesu řízení lidských zdrojů zaměřeném na přitahování nejcennějších zaměstnanců. Existuje také fáze po podpisu pracovní smlouvy, která zahrnuje seznámení a školení nového zaměstnance. Bohužel, manažeři ji často zanedbávají a zapomínají, že pouze správně provedená adaptace nově přijaté osoby určuje jejich následné organizační chování, postoj a kvalitu práce.

Onboarding se skládá z řady aktivit, které adaptují nového zaměstnance, a je jedním z nejúčinnějších nástrojů pro udržení zaměstnanců. Role onboardingu je seznámit nově přijatou osobu s nejdůležitějšími otázkami souvisejícími s fungováním organizace, seznámit se s organizační kulturou, hodnotami, normami a pravidly soužití. Zároveň nesmíme zapomínat na předávání znalostí a dovedností nezbytných pro správné vykonávání pracovních úkolů.

Adaptace zaměstnance v pracovním prostředí funguje na různých úrovních: strukturální, organizační, procedurální a sociální. Musíte ji plánovat a zároveň ji udržovat v průběhu delšího období. Může trvat několik měsíců, než se pracovník začne s firmou sžívat. Zaměstnanec, který nebyl dobře připraven na nové povinnosti, se s firmou neidentifikuje, což vede k nízké produktivitě a poklesu pracovního výkonu.

Proces adaptace by měl zaměstnanci umožnit naučit se: strategii organizace, její poslání a vizi, její nejdůležitější cíle, organizační strukturu a kulturu, formální postupy související s interní komunikací a pracovním tokem, odpovědnosti a práva, kariérní dráhu, pravidla platu a bonusů, provoz kancelářského vybavení a další stroje a zařízení používané k vykonávání úkolů.

Cíle a fáze onboardingu

Indukce do organizace je proces, který má čtyři hlavní cíle. Prvním je usnadnit počáteční fáze práce, “zvyknout si” na nové místo, lidi a úkoly. Druhým je rozvinout správné postoje vůči firmě, které umožňují s ní se identifikovat. Dalším cílem je dosáhnout co nejrychleji vysoké efektivity a kvality práce. A posledním cílem je snížit možnost, že zaměstnanec opustí svou práci, a udržet ho v organizaci.

Správně naplánovaný adaptační (onboarding) proces by měl být prováděn s ohledem na následující fáze:

• Shoda – seznámení s postupy a dokumentačním tokem,
• Objasnění – stanovení cílů a úkolů pro zaměstnance,
• Kultura – seznámení s organizační kulturou: formální a neformální,
• Propojení – integrace zaměstnance s ostatními v organizaci.

Virtuální onboarding

Onboarding lze provádět různými způsoby s různými nástroji. Nejčastěji zahrnuje seznámení nového zaměstnance s postupy a předpisy a poskytování pracovního školení. V důsledku pandemie Covid-19 mnoho organizací přešlo na práci na dálku. Proto provádění onboardingu virtuálně pomocí specializované online platformy je běžnou praxí. Hlavní funkce takového řešení zahrnují:

• Online úkoly, kontrolní seznamy a znalostní báze dostupné na jednom místě,
• Možnost sdílení pdf souborů, videí, prezentací, e-learningových školení, testů,
• Virtuální prohlídka kanceláře,
• Možnost umístění specializovaných tras pro různé pozice,
• Dostupnost systému na jakémkoli mobilním a desktopovém zařízení,
• Průběžné sledování pokroku, generování zpráv,
• Průzkum k určení spokojenosti zaměstnanců po onboardingu.

Od začátku procesu onboardingu bychom měli dbát na mezilidské vztahy. Noví zaměstnanci na dálku jsou náchylní k pocitům izolace a osamělosti. Abychom tomu předešli, představte novou osobu ostatním spolupracovníkům napsáním zprávy na interním intranetu a seznámením se během videokonference.

Virtuální onboarding představuje výzvu jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance, přesto můžeme některé jeho prvky úspěšně a výhodně využít při adaptaci zaměstnanců na místě.

Shrnutí

Dynamičtí změny na trhu práce nutí zaměstnavatele přijímat intenzivní opatření k udržení zaměstnanců v organizaci. Správně provedený onboarding je pro zaměstnance stejně důležitým faktorem jako plat nebo plánovaná rozvojová dráha. Pokud tento první krok onboardingu zmeškáme, negativní důsledky se stanou nevratnými. Právě v prvním měsíci noví zaměstnanci formují své postoje a úroveň angažovanosti v práci. Proto se správné seznámení s organizací a zajištění transparentních podmínek spolupráce stávají klíčovými faktory. Efektivní onboarding nejenže umožní snížit nadměrnou fluktuaci, ale také výrazně zlepší image společnosti.

Jakýkoli onboarding, i virtuální onboarding, potřebuje strategii. Podívejte se na nejefektivnější.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu.