Individuální základní kompetence v oblasti praxe – Část 6 Příručka certifikace IPMA

Oblast kompetence “Praxe” se zabývá základními kompetencemi portfolia. Definuje čtrnáct kompetenčních prvků. Ty určují technické aspekty řízení projektů, programů a portfolií. Dnes se na ně podíváme blíže. Pokračujte ve čtení.

Individuální kompetenční základna v oblasti praxe – obsah:

1. Praxe 1: Návrh
2. Praxe 2: Cíle, úkoly a přínosy
3. Praxe 3: Rozsah
4. Praxe 4: Čas
5. Praxe 5: Organizace a informace
6. Praxe 6: Kvalita
7. Praxe 7: Finance
8. Praxe 8: Zdroje
9. Praxe 9: Zadávání zakázek a partnerství
10. Praxe 10: Plánování a kontrola
11. Praxe 11: Riziko a příležitosti
12. Praxe 12: Zainteresované strany
13. Praxe 13: Změna a transformace
14. Praxe 14: Výběr a vyvážení

Praxe 1: Návrh

Návrh popisuje, jak jsou požadavky, přání a vlivy jedné nebo více organizací interpretovány a hodnoceny jednotlivcem a poté převedeny do vysoce úrovňového návrhu projektu, aby se zajistila co nejvyšší pravděpodobnost úspěchu. Z analýzy vnějšího kontextu načrtneme předběžný plán celkové architektury, jak by měl být projekt nastaven, vyvinut a řízen.

To zahrnuje zdroje, finance, cíle zainteresovaných stran, přínosy a organizační změny, rizika a příležitosti, řízení, konečný produkt, priority a nejurgentnější otázky. Vzhledem k tomu, že všechny vnější faktory a kritéria úspěchu (a/nebo jejich vnímaná relevance) se často v průběhu času mění, měl by být tento počáteční plán pravidelně přezkoumáván, aby zůstal aktuální. 

Praxe 2: Cíle, úkoly a přínosy

Každý projekt je zahájen, protože interní a externí zainteresované strany chtějí dosáhnout zisku. Tento kompetenční prvek popisuje důvody, proč projekt existuje – jaké cíle a přínosy je třeba dosáhnout, jaké úkoly je třeba vykonat a jaké požadavky zainteresovaných stran je třeba splnit.

Všechny tyto otázky vyplývají z potřeb, očekávání, požadavků a strategických cílů organizace, kterou zainteresované strany zastupují. Účelem tohoto kompetenčního prvku je umožnit jednotlivci vybudovat spojení mezi tím, co zainteresované strany hledají, a tím, co má projekt dodat.

Praxe 3: Rozsah

Rozsah definuje specifické zaměření nebo obsah projektu. Popisuje výstupy, výsledky, přínosy a práci potřebnou k jejich vyprodukování. Co víc, popisuje, co není součástí projektu. V podstatě rozsah definuje jeho hranice. Tento kompetenční prvek je navržen tak, aby pomohl jednotlivci pochopit, kde jsou hranice projektu, aby ho mohl řídit a kontrolovat, a aby se naučil, jak ovlivňuje (a je ovlivňován) rozhodnutími, pokud jde o řízení a jeho provádění.  

Praxe 4: Čas

Tento kompetenční prvek zahrnuje plánování všech fází a úkolů projektu v průběhu času, aby se optimalizovalo jeho provádění. Účelem plánování je určit, kdy provádět určité úkoly, díky nimž bude realizace daného projektu co nejefektivnější. Úkoly by měly být analyzovány, nejlépe prezentovány graficky v diagramu nebo plánu, a přiřazeny příslušným lidem nebo týmům. Doba trvání každého úkolu by měla být odhadnuta a umístěna do časového rámce. To zajistí, že sekvence aktivit bude zachována a že celý proces bude optimalizován.

Praxe 5: Organizace a informace

Zahrnuje definici, implementaci a řízení dočasné projektové organizace. Definuje požadované role a povinnosti, stejně jako efektivní komunikaci v organizaci. Tento kompetenční prvek také zahrnuje vytváření a uchovávání dokumentace, stejně jako plánování komunikačních procesů a lidských zdrojů. Zajišťuje efektivní tok informací mezi lidmi a kvalitní rozhodování. 

Praxe 6: Kvalita

Kvalita v projektu může být chápána dvěma způsoby. Za prvé, znamená kvalitu samotného procesu – tedy způsob, jakým je projekt organizován. Odkazuje na zavádění, implementaci a kontrolu standardů, udržování kvality v každé fázi projektu. Na druhé straně to znamená řízení a kontrolu kvality produktů a výsledků celého projektu. Pojem kvality se vztahuje na celý projekt od jeho zahájení až po předání hotového řešení.

Praxe 7: Finance

Pojem finance zahrnuje všechny činnosti související s odhadem, plánováním, výdaji a kontrolou prostředků, které do projektu přicházejí a odcházejí. V počáteční fázi projektu musí jednotlivec určit, které náklady jsou pro projekt nezbytné – tomu se říká definování rozpočtu. Jednotlivec také musí podniknout kroky související s tím, jak je projekt financován nebo dotován. 

Praxe 8: Zdroje

Tento kompetenční prvek zahrnuje definování, získávání, kontrolu a rozvoj všech zdrojů nezbytných k dosažení cílů projektu. Tyto zdroje mohou být lidé, ale také jejich znalosti a zkušenosti, zařízení, vybavení, materiály nebo nástroje atd. – všechny zboží nezbytné k vykonání plánovaných úkolů a dosažení stanovených cílů. Tato kompetence definuje, jak získávat a využívat zdroje, optimalizovat je a kontrolovat pro co nejlepší efektivitu projektu.

Praxe 9: Zadávání zakázek a partnerství

Zahrnuje všechny procesy od plánování zadávání zakázek po nákup a správu smluv. Umožňuje získat nejlepší dostupnou hodnotu od daného dodavatele nebo partnera, což pomáhá poskytovat nejlepší hodnotu pro kupujícího a organizaci. 

Praxe 10: Plánování a kontrola

Na základě návrhu všechny jeho prvky tvoří vyvážený plán. Jeho implementace by měla být kontrolována a pravidelně aktualizována, v souladu se změnami, které se v projektu nebo jeho kontextu vyskytují. Tato kompetence kombinuje všechny potřebné informace a umožňuje rozhodování. Základní cyklický proces zahrnuje postupně: plánování, provádění, monitorování a opravu plánu nebo jeho implementace.

Praxe 11: Riziko a příležitosti

Zabývá se identifikací, hodnocením, plánováním strategie a kontrolou rizik, která vznikají v rámci projektu. Správné řízení rizik a příležitostí může pomoci rozhodovacím orgánům přijímat informovaná rozhodnutí na základě dostupných informací a přiřazovat priority konkrétním činnostem. Řízení rizik je průběžný proces – probíhá tedy po celou dobu životnosti projektu.

Praxe 12: Zainteresované strany

Tento kompetenční prvek zahrnuje identifikaci, analýzu, zapojení a řízení postojů a očekávání zainteresovaných stran. Hlavním cílem tohoto kompetenčního prvku je zajistit, aby jednotlivec udržoval zapojení zainteresovaných stran efektivním řízením jejich očekávání a zájmů, stejně jako jejich vlivu na projekt.

Praxe 13: Změna a transformace

Změna (tj. zlepšení současné situace, s ohledem na minulost) a transformace (tj. vývoj nových situací, založený na vizi budoucnosti) umožňují procesy, nástroje a techniky, díky nimž může organizace a její zaměstnanci provádět úpravy vedoucí k přijetí a implementaci změny. To umožňuje dosáhnout očekávaných výsledků a úspěchu celého projektu.

Praxe 14: Výběr a vyvážení

Toto je poslední kompetenční prvek. Popisuje výběr a vyvážení komponent portfolií. Zaměřuje se na hodnocení, výběr a monitorování výkonnosti projektů a programů, aby se zajistilo, že portfolio jako celek přináší optimální přínosy pro organizaci.

Právě jste si přečetli článek o individuální kompetenční základně v oblasti praxe. Přečtěte si také: Jak se vypořádat s hlavními problémy v řízení projektů.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu.