Jaká je role informačních systémů v řízení lidských zdrojů?

Informační systémy lidských zdrojů jsou efektivním nástrojem, který využívá naprostá většina moderních organizací. V době moderní technologie je obtížné si představit řízení lidských zdrojů bez IT podpory. Míra, do jaké jsou tyto systémy přizpůsobeny organizaci, závisí na její velikosti, složitosti jejích procesů, přístupu k využívání moderních nástrojů a jejích zdrojích a kapitálu. Implementace IT systémů nebo modernizace stávajících vyžaduje nejen finanční výdaje, ale také organizační, personální a mentální změny, stejně jako znalosti programu. Proto, než se rozhodnete implementovat takový software, analyzujte a připravte se na nezbytné změny.

Informační systémy v řízení lidských zdrojů – obsah:

1. Prvky informačních systémů
2. Použitelnost informačních systémů v HRM
3. Výhody používání informačních systémů
4. Shrnutí

Prvky informačních systémů

Informační systém je součástí informační technologie (IT), která využívá počítačové nástroje. Aby byl systém označován jako IT, musí se skládat z počítačového hardwaru, softwaru, telekomunikací a zaměstnanců.

Hardware je soubor technického vybavení, které umožňuje přenos, příjem a zpracování informací. Hardware se skládá z takového vybavení jako jsou vstupní zařízení (klávesnice, čtečky, myš), výstupní zařízení (monitory, tiskárny, skenery), procesory a paměť. Vzhledem k rychlému vývoji moderních IT řešení se hardware neustále mění a velmi rychle zastarává. Nejpohodlnějším a nejoblíbenějším hardwarem používaným v řízení personálu je osobní počítač (notebook) a smartphone.

Software je soubor programů, instrukcí, implementovaných rozhraní a integrovaných dat který umožňuje zpracování dat pro účel stanovený uživatelem. Pomocí softwaru se vytvářejí základní nástroje, jako jsou různé databáze, které fungují jako sbírky vzájemně propojených dat. Databáze zaměstnanců zahrnuje všechny informace o zaměstnancích, databáze modelů umožňuje simulaci důsledků rozhodnutí a hodnocení zaměstnanců. Znalostní báze naopak umožňuje řízení znalostí, studium chování zaměstnanců a realizaci vzdělávacích programů.

Telekomunikace zahrnuje propojení práce několika počítačů a terminálů. Počítače mohou být propojeny na regionální, národní nebo globální úrovni. Takové řešení umožňuje vytvářet virtuální organizace a realizaci vzdálené práce. Telekomunikace fungují na základě telefonních, optických, ale také bezdrátových a dokonce satelitních sítí.

Zaměstnanci jsou nejdůležitějším a nejcennějším prvkem informačního systému. Personál obsluhující systém se skládá z programátorů, architektů, manažerů a uživatelů. Aby systém fungoval efektivně, je nutné školit a seznamovat zaměstnance s novými úkoly. Malé firmy obvykle využívají externí technickou podporu. Větší firmy zaměstnávají IT specialisty, kteří dohlížejí na provoz a průběžnou modernizaci systému.

Použitelnost informačních systémů v HRM

Před rozhodnutím o použití informačního systému proveďte analýzu organizace a zejména potřeb zaměstnanců odpovědných za politiku řízení lidských zdrojů. Odpovězte na otázku, zda a do jaké míry systém usnadní jejich práci a zda budou implementované aktivity efektivnější. Bude také užitečné provést ekonomický výpočet pro konkrétní situaci. Je dobré si pamatovat, že užitečnost informačních systémů závisí na roli a místě oddělení řízení lidských zdrojů ve struktuře podniku.

Výhody používání informačních systémů

Informační systémy lidských zdrojů dostupné na trhu se liší, pokud jde o funkčnost. Nicméně, právě jejich jedinečné vlastnosti ovlivňují jejich implementaci a použití. Správná implementace HRIS má několik měřitelných výhod, jako jsou

• Úspory. Návratnost investice je dlouhodobá, ale po nějaké době jsou finanční výsledky implementace systému viditelné. Centralizovaný systém umožňuje integrovat menší procesy do jednoho, což vede k významnému zvýšení pracovní efektivity. Modul profesního rozvoje snižuje logistické náklady spojené s organizací školení.
• Zlepšená komunikace. Centralizovaná databáze snižuje takzvaný “komunikační šum” tím, že poskytuje jednu neměnnou sadu informací pro všechny zaměstnance v organizaci. Snížení chyb způsobených prací s nesprávnými daty také snižuje náklady a eliminuje chybná rozhodnutí.
• Analýza a reportování. Funkce sestavování, třídění a interpretace umožňují analyzovat data jednoduše a rychle, a získané informace nejsou náchylné k chybám. Rychlý přístup k reportům umožňuje manažerům činit přesnější personální rozhodnutí.
• Zvýšená produktivita. Funkce systému zefektivňují práci související například s sledováním docházky nebo analýzou udržení a fluktuace zaměstnanců. Pokročilé informační systémy automatizují nejnudnější úkoly.

Informační systémy – shrnutí

Informace pro řízení lidských zdrojů, které jsou zpracovávány v informačním systému, jsou obzvlášť důležité. Díky této specifické znalostní bázi je možné efektivně řídit personál prostřednictvím adekvátního plánování, organizování, vedení a kontroly.

Informace o organizaci a jejím prostředí určují správné rozhodování o zaměstnávání. Stoupající počet problémů v oblasti řízení lidských zdrojů v poslední době činí implementaci IT management systému jednou z klíčových podmínek úspěchu v této oblasti. Správné využití systému může být jedním z nejdůležitějších faktorů vedoucích k konkurenční výhodě společnosti.

Čtěte také: Typy softwaru HRIS.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedIn, Instagramu, YouTube, Pinterest.