5 zásadních kroků k disciplíně zaměstnance

Jaké jsou hlavní kroky při disciplinování zaměstnance? Manažeři musí čas od času disciplinovat své zaměstnance a není možné se tomu vyhnout – problémy s výkonem a chováním se vyskytují každý den na pracovišti. Oddělení lidských zdrojů společnosti by mělo mít zavedené disciplinární postupy a používat je pro všechny případy nepřijatelného chování. Přečtěte si článek a zjistěte více o disciplinárním procesu.

Kroky disciplinování zaměstnance – obsah:

1. Důvody pro disciplinování zaměstnance
2. Před disciplinováním zaměstnance
3. Kroky disciplinování zaměstnance
4. Shrnutí

Důvody pro disciplinování zaměstnance

Na pracovišti existuje několik důvodů pro disciplinování zaměstnanců a většina z nich souvisí buď s problémy v chování, nebo s výkonnostními ukazateli. Je důležité, aby všichni zaměstnanci chápali, co se od nich konkrétně očekává – musí si být jisti, jaké chování nebude akceptováno. Bez ohledu na to, jak dobře jsou vaše politiky napsány, budou důvody pro disciplinování vašich zaměstnanců. Mezi nejznámější důvody patří:

• podvod, krádež, zpronevěra
• držení nebo užívání drog
• užívání alkoholu
• nepřítomnost
• nízký výkon
• špatné zacházení s majetkem
• zneužívání internetu
• šikana, sexuální obtěžování, diskriminace

Existují metody disciplinování zaměstnance, ale v případě nejzávažnějších přestupků a velkých porušení může být ukončení pracovního poměru jedinou možností.

Před disciplinováním zaměstnance

Některé z nepřijatelných akcí se odehrávají mezi zaměstnanci – to znamená, že jejich manažer nemusí mít nikdy příležitost pozorovat jakékoli nevhodné chování sám. V takových situacích obvykle jeden z zaměstnanců podá stížnost proti druhému buď ústně, nebo písemně.

Existují kroky, které každý manažer musí dodržovat, když obdrží stížnost od jednoho ze zaměstnanců. Společnost by měla mít postupy pro podání stížnosti, kde by měl být popsán formulář stížnosti, stejně jako metody, jak s nimi zacházet. Každá stížnost, kterou manažer obdrží, musí být řešena stejným způsobem, jinak se společnost může potýkat s právními kroky kvůli diskriminaci. Kroky, které musí každý manažer učinit při řešení stížnosti, jsou:

Prozkoumání podané stížnosti – podle postupů, které by měla mít společnost, musí manažer, který obdržel stížnost, důkladně ji přezkoumat. Obvykle je vyžadováno setkání specialisty na lidské zdroje a zaměstnance, aby se problém podrobněji prodiskutoval. Pomáhá, když je zapojeno více než jedna osoba – mohou být v budoucnu povoláni jako svědci.

Vyšetřování – každá stížnost musí být podrobně vyšetřena. Ne všechna obvinění musí být pravdivá. Manažer musí hovořit s ostatními členy společnosti a najít svědky nepřijatelného chování. Manažer musí shromáždit veškerou relevantní dokumentaci, jako jsou: formuláře stížností, e-maily, poznámky, zprávy, svědectví a také: poznámky týkající se ústních varování, písemná varování, poznámky ze schůzek se zaměstnanci a oznámení o ukončení pracovního poměru. Všechny relevantní dokumenty musí být pečlivě uspořádány v souboru.

Rozhovor se zaměstnancem o obviněních – zaměstnanec, jehož chování je vyšetřováno, má právo prezentovat svůj názor a reagovat na stížnost. V této fázi je možná mediace mezi dvěma zaměstnanci (pokud to situace dovolí). Pokud existuje řešení problému, mělo by být vyřešeno v této fázi.

Rozhodnutí – po vyslechnutí obou stran je čas učinit rozhodnutí. Může být nutné zahájit disciplinární řízení nebo uložit sankce. Pamatujte, že všechny vaše kroky by měly být odhaleny pouze jednotlivcům zapojeným do procesu, disciplinární řízení je důvěrná záležitost, o které by neměli slyšet všichni v kanceláři. Udržujte soubor aktuální a přidávejte dokumenty související s vaším rozhodnutím do souboru.

Stupeň odvolání – zaměstnanec má právo odvolat se proti vašemu rozhodnutí. Písemná forma odvolání zaměstnance musí být poté přezkoumána oddělením lidských zdrojů. V některých případech může být trest zrušen nebo mírně změněn. Rozhodnutí závisí na mnoha faktorech, ale ve všech případech by mělo být doručeno písemně.

Kroky disciplinování zaměstnance

Ústní varování – prvním krokem při disciplinování zaměstnance je ústní varování. Může být buď jemné a taktní, nebo může být přímější a přísnější, v závislosti na situaci a vztahu mezi zaměstnancem a manažerem. Ústní varování by mělo být použito pokaždé, když zaměstnanec vykazuje negativní chování.

Písemné varování – když ústní varování nefungují, obvykle je vyžadována písemná forma. Takové dokumenty by měly být pečlivě sepsány, protože mohou mít právní důsledky v případě dalších řízení nebo žalob. Všechny dokumenty musí být podepsány manažerem, svědkem a zaměstnancem. Kopie dokumentu by měla být předána zaměstnanci, zatímco celý soubor dokumentů by měl být uchován v kanceláři pro budoucí potřebu. V písemném varování by mělo být jasně uvedeno, co by měl zaměstnanec udělat, aby napravil své chování, a jaký bude výsledek, pokud zaměstnanec nic nezmění.

Poslední varování – po vydání několika ústních varování (obvykle jich je více než jedno) a písemného varování, nastává čas na poslední varování. Poslední varování by mělo být doručeno v písemné formě a obecně je velmi podobné ostatním písemným varováním. Všechny případy špatného chování by měly být znovu podrobně popsány, spolu s metodami zlepšení. V posledním varování by mělo být jasně uvedeno, že ukončení pracovního poměru je možné, pokud se chování zaměstnance nezmění.

Zkušební doba – většina zaměstnavatelů obvykle ukončuje pracovní poměr po posledním varování, protože nemusí být možné změnit přístup zaměstnance a nepřijatelné chování přetrvává. Ale stále existují manažeři, kteří by mohli chtít nabídnout svým zaměstnancům další, poslední šanci na změnu. Tento proces se nazývá zkušební doba a může zahrnovat taková disciplinární opatření jako: snížení platu, požadování školení nebo blízký dohled. Všechny prvky mohou být aplikovány současně.

Ukončení – posledním krokem disciplinování zaměstnance je ukončení pracovního poměru. Veškerá dokumentace shromážděná během procesu disciplinování (písemná varování, dokumenty související se zkušební dobou) by měla být znovu projednána se zaměstnancem, aby jasně pochopil důvod ukončení.

Shrnutí

Manažeři musí disciplinovat své zaměstnance čas od času a není možné se tomu vyhnout – problémy s výkonem a chováním se vyskytují každý den na pracovišti. Oddělení lidských zdrojů společnosti by mělo mít disciplinární postupy zavedené a používat je pro všechny případy nepřijatelného chování.

Existuje několik kroků disciplinování zaměstnance, zahrnují: ústní a písemná varování, poslední varování, zkušební dobu a ukončení pracovního poměru. Takové kroky jsou součástí jednoho disciplinárního procesu a musí být aplikovány v pořadí. Každé varování musí být dobře zdokumentováno pro budoucí potřebu v případě právního řízení. Dobře organizovaný a dobře provedený disciplinární postup je nejlepší ochranou, kterou má zaměstnavatel proti právním sporům souvisejícím s nelegálními žalobami na ukončení pracovního poměru.

Čtěte také: Odkaz mezi řízením rozmanitosti a rovnými příležitostmi v zaměstnání na pracovišti

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedIn, Instagramu, YouTube.