Co je týmová charta? 5 důležitých důvodů, proč byste ji měli vytvořit

Co je týmová charta?

Týmová charta je dokument používaný k organizaci a koordinaci práce zaměstnanců. Může mít různé formy – jednoduchý text v Microsoft Word, tabulku v Excelu nebo list vytvořený v komplexním nástroji pro řízení projektů. Obsahuje všechny informace o úkolech, které mají členové týmu splnit, uvádí odpovědnosti jednotlivých osob, pracovní harmonogram a dostupné zdroje. Měla by být vypracována jasně a transparentně. Také musí být aktualizována, jak práce postupuje, aby odrážela tempo aktivit nebo jakékoli změny v harmonogramu či požadavcích.

Jak vytvořit týmovou chartu?

Komponenty týmové charty budou záviset na potřebách konkrétní organizace, ale nejčastěji zahrnují následující informace:

• název týmu,
• cíle, které mají být splněny,
• úkoly, které mají být vykonány,
• termíny,
• odpovědnosti zaměstnanců,
• požadované zdroje (nástroje, software, finance),
• komunikační plán (schůzky, komunikační nástroje),
• potenciální rizika a nápravná opatření,
• klíčové ukazatele výkonnosti (KPI).

Výhody vytvoření týmové charty

Týmová charta je nástroj pro plánování a organizaci jednotlivých aktivit – umožňuje jasně definovat, kdy a jak budou přidělené úkoly splněny. Nicméně, to není jediná funkce, kterou toto řešení může nabídnout. Jeho cíle zahrnují také:

• koordinaci – dobře vypracovaný dokument pomáhá všem pochopit, co se od nich očekává a jaké úkoly je třeba splnit,
• přiřazení odpovědností – jasně definuje, kdo je odpovědný za každý úkol, čímž eliminuje zmatek a nejasnosti, které mohou někdy vést ke konfliktům nebo zpožděním,
• sledování pokroku – tento dokument vám umožňuje sledovat, které úkoly byly již splněny a které jsou v procesu. Tímto způsobem můžete rychle identifikovat potenciální úzká místa, která by mohla zpožďovat váš projekt,
• komunikaci – tento dokument může sloužit jako rámec pro interní i externí komunikaci,
• řízení rizik – může zahrnovat informace o potenciálních rizicích a nápravných opatřeních, která je třeba přijmout v případě nouze.

Jak vidíte, existuje několik výhod, které může týmová charta přinést vám a vašim kolegům. Především zlepšuje pracovní efektivitu, protože identifikuje cíle, úkoly, termíny a odpovědnosti. Také zlepšuje komunikaci v rámci týmu, protože definuje pravidla na pracovišti. Pomáhá také řešit potenciální konflikty a budovat pozitivní atmosféru, což se promítá do větší angažovanosti a produktivity.

Shrnutí

Jedním z klíčových prvků úspěšného řízení projektů je bezpochyby vytvoření solidního základu pro organizaci a plánování určitých úkolů. Ačkoli se to může zdát jako docela triviální řešení, dobře zpracovaná týmová charta má potenciál dokonale odrážet dynamiku vykonávaných úkolů a vztahy v rámci týmu.

Právě z tohoto důvodu je neustále používána jako jeden z nástrojů k zajištění, že projekt nebo úkol přináší očekávané výsledky. Je zvlášť užitečné ji použít, když si všimnete problémů s komunikací ve vašem týmu, když kolegové nevědí, jaké jsou jejich odpovědnosti, a když máte potíže sledovat jejich pokrok.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.