Jak spolupracovat s klienty při práci na dálku?

Nicméně, tento typ změny nepřišel bez svých výzev, zejména kvůli nedostatku přímého kontaktu s obchodními partnery. Níže vysvětlujeme, jak pracovat s klienty v éře rozšířeného vzdáleného pracovního režimu, abyste dosáhli stejných výsledků jako dříve.

Stálý kontakt – základ úspěšné spolupráce s klienty

Jedním z nejdůležitějších aspektů při práci s klienty je udržovat s nimi kontakt za všech okolností, aby věděli, v jaké fázi se práce nachází, dostávali okamžité odpovědi na otázky nebo neměli obavy o konečný výsledek. V případě vzdálené práce může být přímý kontakt snadno nahrazen pravidelnými online schůzkami (na vybraném instant messengeru), výměnou e-mailů nebo telefonními hovory.

Pro obě strany je tento typ příležitosti značným pohodlím, protože šetří čas a finanční prostředky (např. vynaložené na cestování k prostorám partnera) – přičemž dosahuje stejného výsledku. V tomto ohledu může být zvlášť užitečné stanovit pevný termín pro schůzky (např. týdenní, dvoutýdenní, měsíční) v závislosti na potřebách a formě spolupráce s klientem. Tímto způsobem je zajištěna kontrola nad aktivitami spolu s neustálou zpětnou vazbou.

Stanovení společných cílů – postarat se o obě strany ve spolupráci s klienty

Pro práci na místě i na dálku je důležité jasně definovat cíle a očekávání obou stran. Proto je před zahájením práce s klientem (a začátkem realizace aktivit) nutné důkladně prodiskutovat požadavky, rozsah práce a očekávané výsledky – a co je nejdůležitější, termíny dokončení a milníky. To se vyhne zbytečným nedorozuměním, umožní sledovat pokrok a zajistí, že konečný produkt bude dodán podle očekávání.

Za tímto účelem je užitečné nejprve pravidelně sdílet různé druhy dokumentů, prototypů nebo maket, aby jedna strana mohla sledovat práci a druhá strana mohla dostávat neustálou zpětnou vazbu (návrhy na změny, schválení směru vývoje atd.), která zlepší realizaci aktivit.

Online nástroje – urychlit realizované procesy

Aby se usnadnila spolupráce s klientem při práci na dálku, stojí za to také využívat speciální nástroje pro řízení projektů (např. Firmbee). Taková řešení umožňují všem oprávněným sledovat pokrok práce, vyměňovat si informace, komunikovat, sdílet soubory, plánovat schůzky a provádět několik dalších procesů, které zjednoduší každodenní kontakt.

Tímto způsobem můžete snadno spravovat harmonogram projektu, přiřazovat úkoly, sledovat jejich plnění a udržovat nepřetržitou komunikaci. To vše se stává velkým pohodlím pro všechny zúčastněné a minimalizuje počet otázek a pochybností, které vznikají.

Rychlá doba reakce – inspirovat důvěru

Pokud chcete zajistit efektivní spolupráci s klienty na dálku, měli byste si také pamatovat, že se snažíte být dostupní pro své partnery a nezdržovat se v odpovědích na jejich zprávy (samozřejmě s ohledem na rovnováhu mezi pracovním a osobním životem). Pokud nemůžete okamžitě poskytnout úplnou odpověď, dejte jim vědět, že jste zprávu obdrželi a že se co nejdříve ozvete s zpětnou vazbou. Tímto způsobem posílíte důvěru vašeho partnera ve vás a váš tým a také minimalizujete možné obavy o probíhající aktivity.

Co víc, projevování zájmu a empatie vůči uvedeným potřebám, naslouchání a porozumění různým perspektivám a reagování na očekávání (zejména pokud jde o opravy nebo směry dalšího vývoje) pomáhá budovat trvalé vztahy. Vzhledem k povaze vzdáleného prostředí je vhodné přistupovat k těmto aspektům s odpovídající pozorností a péčí.

Spolupráce s klienty – shrnutí

Spolupráce s klienty při práci na dálku může být stejně plodná jako práce na místě, která zahrnuje osobní kontakt – pokud se ujistíte, že váš partner je o něj postaráno stejně jako dříve (i když v jiné formě). Bezpochyby vám pomohou různé typy instant messagingu a nástroje, které byly vyvinuty s ohledem na takové situace (zejména usnadnění budování vzdálených vztahů).

Nicméně, pamatujte, že klíčové je zůstat flexibilní vůči hlášeným potřebám a připravený přizpůsobit se měnícím se situacím. Neustále usilovat o zlepšení vašich procesů, abyste zajistili kvalitní služby – bez ohledu na místo, formy kontaktu a způsob, jakým plníte své povinnosti – je klíčem k efektivní spolupráci s klienty.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.