Proč je vytváření pracovních postupů důležité?

Každá organizace – ať už se jedná o menší firmu, středně velký podnik nebo nadnárodní korporaci – se neustále snaží dosáhnout co největší efektivity. To je obzvlášť důležité v současné digitální době, kdy je konkurence silná. Z tohoto důvodu podnikatelé hledají způsoby, jak zefektivnit každodenní provoz společnosti – jedním z nich je vytváření pracovních toků. Proč je pro organizace tak důležité komplexně navrhnout, jak práce přechází z jedné osoby na druhou?

Pracovní tok – obsah:

1. Co je to pracovní tok?
2. Proč se vyplatí zavádět pracovní toky?
3. Jak implementovat pracovní tok?
4. Shrnutí

Co je to pracovní tok?

V posledních několika letech se pracovní tok stal jakýmsi módním slovem v obchodním světě, o kterém často slýcháte (např. na pracovních pohovorech), ale nemusíte ho nutně vidět implementovaný v praxi. Obchodní pracovní toky jsou opakující se postupy skládající se z řady úkolů, které musí být prováděny rutinně v konkrétním a konzistentním pořadí. Mohou být navrženy tak, aby pracovaly jak pro jednotlivce, tak pro skupinu závislých jednotlivců.

Správně navržené umožňují vykonávat cyklické a opakující se úkoly. Takový postup se překládá do efektivnější práce celého týmu a následně lepší produktivity a efektivity celé společnosti, stejně jako nižšího rizika chyb. Pracovní toky také podporují spolupráci mezi odděleními, zrychlují proces dokončování jednotlivých aktivit. Co je důležité, použití automatizovaných řešení poskytuje větší kontrolu nad aktuálním stavem úkolů.

Proč se vyplatí zavádět pracovní toky?

Správně strukturované pracovní toky zajišťují, že důležité procesy jsou prováděny správně pokaždé. Umožňují dosáhnout řady výhod, které jsou z obchodního hlediska důležité, jako například:

• zrychlení provádění úkolů díky stanovení standardů, které je třeba dodržovat během práce,
• efektivnější dosažení stanovených cílů díky implementaci přístupu řízení podle cílů a efektivnějšímu provádění úkolů,
• lepší komunikace v týmu díky přidělení konkrétní role každé osobě (lepší pochopení role v týmu),
• stálá výměna znalostí a informací mezi jednotlivými zaměstnanci
• větší angažovanost v práci díky zvýšené odpovědnosti,
• lepší výkon úkolů díky výběru nejlepších lidí pro konkrétní aktivity, což následně zaručuje větší spokojenost koncového zákazníka,
• menší riziko chyby díky použití automatizace úkolů,
• zefektivnění probíhajících procesů a zaměření na důležité aktivity detekcí a eliminací redundance (zbytečné aktivity),
• neustálá práce na zlepšení produktu zajištěním, že každý následující pracovní tok je lépe proveden.

Co víc, implementace pracovního toku poskytuje zaměstnancům větší přehled o jednotlivých obchodních procesech, což jim umožňuje vidět celkový obraz a zajistit, že vykonávané úkoly jim umožňují dosáhnout očekávaných cílů. Také eliminuje problém s transparentností, pokud jde o aktivity prováděné jednotlivými odděleními. Pečlivé dokumentování a sdílení všech potřebných informací na společné platformě je nejjednodušší způsob, jak učinit práci efektivnější a minimalizovat riziko chyb.

Jak implementovat pracovní tok?

Pro implementaci pracovního toku ve vaší organizaci můžete použít řešení jako Firmbee pro lepší správu vašich projektů.

Dobře naplánovaný pracovní tok může mít podobu kanbanu s pečlivě vybranými sekcemi projektu, úkoly a stavy úkolů.

Zdroj: kanbanová tabule z bezplatného nástroje pro řízení projektů: www.firmbee.com

Ujistěte se však, že zvolená možnost je přizpůsobena potřebám vašeho podnikání a vašich zaměstnanců. Výběr správného nástroje pro automatizaci pracovního toku může být zpočátku náročný, ale dobrá volba vám v dlouhodobém horizontu přinese řadu výhod.

Shrnutí

Automatizace procesu vykonávání určitých úkolů vám umožní vidět významné změny v práci zaměstnanců a celých oddělení. V dlouhodobém horizontu se to přetaví do dosažení vyšší efektivity, což následně povede k větším příležitostem pro růst společnosti, implementaci nových řešení a budování její inovace. Takže pokud chcete vidět značné změny v nejdůležitějších obchodních procesech ve vaší společnosti, zvažte vytvoření pracovních toků pro vaše zaměstnance.

Čtěte také: Co je asynchronní komunikace?

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.