Důležitost uzavření projektu | #22 Jak začít s řízením projektů

Formální uzavření projektu se může zdát jako málo důležité. Když jsou všechny úkoly splněny a cíl projektu dosažen, co takhle krátké setkání v přátelské atmosféře a vzájemné gratulace? I na to stojí za to naplánovat přiměřeně dlouhé setkání s týmem a zúčastněnými stranami. Mějte však na paměti, že uzavření projektu je klíčový okamžik nejen kvůli integraci těch, kteří se na projektu podíleli.

Uzavření projektu – obsah:

1. Úvod
2. Co takhle uzavření projektu úplně vynechat?
3. Jak dobře uzavřít projekt
4. Seznam úkolů při uzavření projektu
5. Shrnutí

Úvod

Projektové řízení lze prezentovat jako pět skupin procesů, které zahrnují:

• Iniciace – definování rozsahu a významu,
• Plánování – stanovení rozsahu projektu a konkrétních cílů, které mají být dosaženy,
• Realizace – provádění plánované práce,
• Monitorování a kontrola – průběžné kontrolování, zda práce probíhá podle plánu,
• Uzavření – formální dokončení projektu.

Dnes se zaměříme na poslední skupinu procesů, a to uzavření projektu. To je malá skupina úkolů. Nicméně má značný dopad na vnímání celého projektu, podobných projektů realizovaných v rámci stejného portfolia nebo portfolia, stejně jako budoucích projektů realizovaných pro stejného klienta. Navrhneme, na co se zaměřit, abychom úspěšně uzavřeli projekt, dokončili smlouvu a získali nejzajímavější ponaučení pro budoucnost.

Co takhle uzavření projektu úplně vynechat?

Vzdát se úkolu uzavření projektu se zdá být lákavé. Když byl cíl dosažen, hladší přechod k iniciaci dalšího projektu se zdá lepší. Aplikace znalostí a dovedností získaných z nedávných úkolů nyní vypadá jednoduše a intuitivně. Nicméně, vynechání formálního uzavření projektu přináší také určitá rizika. Zde je důvod.

Zhoršení image

Zhoršení image týmu a projektového manažera je prvním a akutně pociťovaným výsledkem zanedbání procesů uzavření projektu. Nedokončená práce nebo nedokončený projekt uvedený v systému společnosti nevypadá dobře. Co je důležitější, snižuje to důvěryhodnost dodavatelů, i když je klient spokojen s výsledky projektu. To může způsobit neshody ohledně budoucích projektů nebo méně výhodných podmínek spolupráce.

Duplicita práce

Chybějící řádná dokumentace dokončeného cíle projektu znamená, že ostatní členové organizace se o něm nedozvědí. Jinými slovy, nebudou znát řešení vyvinutá v našem projektu. A mohou začít realizovat velmi podobný projekt někdy od nynějška, místo aby navázali na to, co již mají.

Promarněné příležitosti

Úkoly projektového manažera prováděné v fázi uzavření projektu zahrnují vytvoření dokumentace popisující očekávané přínosy projektu. Ty mohou zahrnovat komerční aplikace, stejně jako interní nebo zákaznické implementace.

Bez dokončení této formality se i velmi úspěšný výsledek projektu může stát “sirotkem” (sirotčí produkt). To se může stát, pokud nebude řádně komunikováno specialistům zapojeným do kontaktu se zákazníky, prodeje a marketingu. V důsledku toho se jednoduše neobjeví na trhu, přestože má všechny šance na úspěch.

Formální rizika

Dokončení projektu realizovaného pro klienta zahrnuje finalizaci smlouvy, během níž musí být všechny potřebné dokumenty připraveny a podepsány včas. Proto nedokončené procesy představují skutečné riziko formálních nedostatků, které jsou pro společnost nákladné.

Právě z těchto důvodů je doporučeno využít závěrečnou fázi projektu k dokončení všech věcí. Abychom se mohli pochlubit aktivitami, které byly dotáhnuty do posledního knoflíku.

Jak dobře uzavřít projekt

Dobré dokončení projektu by mělo zahrnovat tři oblasti:

• Technické dokončení projektu – zajistit, že cíl projektu byl dosažen a všechny úkoly splněny,
• Učení – zhodnotit, co bylo uděláno dobře a zamyslet se nad tím, co se pokazilo, jak v provedených úkolech, tak v projektovém řízení,
• Spolupráce a motivace – uznat přínos každého člena týmu k vykonané práci a oslavit úspěch projektu.

Seznam úkolů při uzavření projektu

Abychom mohli co nejhlaději začít slavit úspěch, je nejlepší vytvořit seznam závěrečných úkolů a naplánovat jeho realizaci podle zvolené metodologie. I když každý projekt má své specifika, následující úkoly by měly být na seznamu:

1. Zajistit, že výsledek projektu splňuje strategicky nejdůležitější, a ideálně všechny, kritéria uvedená v projektovém dokumentu.
2. Zkontrolovat, zda výsledek projektu vyčerpává rozsah realizace.
3. Připravit projektovou dokumentaci a zpřístupnit ji všem zúčastněným stranám.
4. Ověřit , zda všichni uživatelé výsledku projektu mohou tento výsledek aplikovat a mají přístup k dokumentaci.
5. Přezkoumat smlouvy s klienty a členy týmu, aby bylo zajištěno, že jsou splněny všechny požadavky.
6. Zajistit , že máte dokumentaci o přijetí všech výsledků klientem nebo jinými oprávněnými zúčastněnými stranami.
7. Uskutečnit schůzku nebo schůzky k finalizaci smluv.
8. Připravit dokument s zpětnou vazbou pro budoucnost ohledně projektového řízení.
9. Společně s týmem připravit dokument o pravidlech spolupráce v týmu a problémech, které je třeba vyřešit před zahájením dalšího projektu.
10. Archivovat veškeré projektové materiály.
11. Uskutečnit schůzku k ukončení projektu.

Každý úkol na výše uvedeném seznamu potřebuje upřesnění podle požadavků našeho projektu a zúčastněných stran. Nicméně, abychom úspěšně prošli kroky k uzavření projektu, je dobré se držet obecného seznamu a doplnit ho o každý projekt.

Shrnutí

Dokončený projekt vyžaduje formální závěr, ale také ponaučení a čas na oslavu úspěchu s týmem. Zajištění, že cíl i cíle byly splněny a že klient je spokojen s výsledky, jsou nejdůležitějšími kroky, které musí projektový manažer učinit. Nicméně, nestojí za to zanedbávat přípravu přístupné dokumentace a její zpřístupnění správným lidem. Právě to může určit budoucí osud našeho projektu – i když se nyní vše zdá jasné.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.