Jak používat účetní software k automatizaci fakturace a přijímání plateb?

Faktury jsou nejběžnějšími dokumenty potvrzujícími dodání zboží nebo poskytnutí služeb firmami. S vydáváním takových dokumentů obvykle pracují oddělení prodeje a financí/účetnictví. Moderním řešením podporujícím vydávání faktur a sledování pohledávek v mnoha firmách je využívání stále více integrovaných finančních a účetních systémů, aplikací a systémů pro víceúrovňové ERP (Enterprise Resource Planning). Stojí za to implementovat jeden z těchto nástrojů ve vaší firmě? Jaké výhody to přinese?

Účetní software pro automatizaci fakturace a přijímání plateb – obsah:

1. Kdo může mít prospěch z profesionálního účetního softwaru?
2. Optimalizace provozních nákladů
3. Jak spravovat fakturaci samostatně?
4. Chytrý způsob, jak vyrovnat své platby
5. Průběžný přístup k vašim fakturám a financím

Kdo může mít prospěch z profesionálního účetního softwaru?

Až donedávna byl pokročilý účetní software nebo systémy řízení oblastí velkých jednotek se stabilní pozicí na trhu. Jaký byl důvod tohoto stavu? Byly to inovativní nástroje, proto náklady na jejich implementaci často přesahovaly finanční možnosti menších subjektů. Nicméně v éře rychlého pokroku a rozvoje digitalizace se takové systémy a aplikace stávají dostupnými téměř pro každého, včetně freelancerů.

Proces implementace a používání těchto systémů v současnosti nepřesahuje finanční a hardwarové možnosti ani mikro podniků. Vzhledem k rozšíření skupiny příjemců je software dostupný v různých variantách. Díky tomu je lépe přizpůsoben individuálním potřebám firmy podle její velikosti, odvětví nebo způsobu zdanění. Při rozhodování o implementaci takových vylepšení ve velké firmě je dobré konzultovat specialistu v této oblasti, aby navrhl nejlepší řešení. V případě malé firmy nebo samostatné výdělečné činnosti můžete snadno najít správný software nebo aplikaci pro vás.

Optimalizace provozních nákladů

První a často nejdůležitější věcí při provozování podnikání je optimalizace nákladů. To platí téměř pro každého, od freelancerů, přes malé rodinné podniky, až po velké mezinárodní korporace. Používáním účetních systémů můžete automatizovat několik opakujících se úkolů, jako je vydávání opakujících se faktur. To vám ušetří čas a peníze. Vydané faktury mohou být automaticky zaúčtovány a zároveň zaslány v elektronické podobě dodavateli. Není třeba je tisknout. To ušetří papír, toner, elektřinu, kancelářský prostor a možné náklady na zaměstnance, které jsou často jedním z největších nákladů na provozování podnikání. Pokud najmete účetního, nebude už ztrácet čas zadáváním dat, ale zaměří se na odpovědnější úkoly.

Jak spravovat fakturaci samostatně?

Pokud jste samostatně výdělečně činní, pak díky podpoře aplikací a účetního softwaru nebudete muset využívat služeb účetní kanceláře. Poradíte si s vydáváním a zaúčtováním faktur, a dokonce i se vyrovnáváním daní a plateb. To pro vás bude obrovská úspora. Intuitivní nástroje vám pomohou spravovat fakturaci, aniž byste zabírali příliš mnoho svého času. Při vydávání faktur ve specializovaných aplikacích a systémech velmi pomáhá využívat dostupné šablony faktur a jejich automatickou generaci, například na základě výdajů.

Dostupné šablony faktur lze snadno přizpůsobit vašim potřebám. Jakmile jsou data zadána, budou použita k generování dalších dokumentů. Samozřejmě, když je to nutné, můžete je kdykoli snadno změnit nebo aktualizovat. Můžete také vytvořit zcela nový dokument – individuální a přizpůsobený typu podnikání, které provozujete. Pokud provádíte zahraniční transakce, nemusíte se o nic obávat. Můžete snadno vydávat faktury v různých měnách a s různými daňovými sazbami, stejně jako s různými termíny splatnosti a metodami platby.

Chytrý způsob, jak vyrovnat své platby

Kromě fakturace dostupný software usnadňuje přijímání a vyrovnávání plateb. Díky těmto nástrojům můžete rychle propojit příliv prostředků na bankovní účet s příslušnou fakturou. To vám umožní neztrácet čas na únavné hledání každé platby na papírovém výpisu. Také nemusíte ručně označovat, která faktura byla již zaplacena a která ne.

To vše lze provést elektronicky prostřednictvím aplikace na chytrém telefonu, tabletu nebo počítači. Takové systémy vám umožňují nejen sledovat, který dodavatel má zpoždění s platbami, ale také generovat a zasílat žádosti o platbu a úrokové poznámky. To je značná úspora času a peněz.

Průběžný přístup k vašim fakturám a financím

Díky speciálním účetním programům a aplikacím můžete mít přístup k fakturám, které jste vydali, kdykoli a kdekoli. Můžete snadno zkontrolovat, komu a přesně za co byla faktura vydána. Jste schopni ověřit datum, způsob platby a částku faktury. Můžete také zkontrolovat, zda byla zaplacena, nebo ne. Kromě prohlížení vydaných faktur můžete průběžně kontrolovat své finance. Můžete sledovat své platby a nedoplatky. Takové informace vám pomohou posoudit, se kterými dodavateli stojí za to spolupracovat a kterým se vyhnout.

Díky tomu si udržíte finanční stabilitu a vyhnete se rizikovým podnikům. Všechna tato data vám umožní mít stálý přehled o vaší aktuální finanční situaci. Poté pro vás bude snazší řídit firmu, nové zakázky nebo se rozhodnout o dalších investicích a nákupech. To vše znamená, že používání aplikace pro správu financí vám přinese řadu výhod.

Podívejte se na naši novou bezplatnou aplikaci pro fakturaci a fakturační software pro vytváření faktur.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku a Twitteru.