Jak může odhadování času a sledování času pomoci dosáhnout cílů rychleji?

Uvažovali jste někdy o hlavních důvodech, proč nedosahujeme svých cílů v práci? Samozřejmě, že to vše závisí na jednotlivci a typu úkolu, ale mezi nejčastějšími důvody můžeme bezpochyby zmínit nedodržení termínu. Naštěstí existuje jednoduché řešení takového problému – stačí zlepšit svůj proces řízení úkolů v práci, aby dosažení vašich cílů přišlo rychleji a s větší lehkostí. Jak to můžete udělat? Tím, že si na sebe uvalíte disciplínu při odhadování a sledování svého pracovního času. Čtěte dál.

Sledování času – obsah:

1. Odhad času – proč je to tak důležité?
2. Sledování času – pro větší kontrolu
3. Shrnutí

Odhad času – proč je to tak důležité?

Mnoho lidí zapojených do projektového řízení věří, že odhadování času potřebného k dokončení určitých úkolů je klíčem k úspěchu. Proč? Protože přesné výpočty umožňují naplánovat veškerou práci správným způsobem, rozdělit úkoly mezi jednotlivce a reagovat dříve, pokud se objeví problémy.

Odhadování pracovního času však není důležité pouze tehdy, pokud jste členem projektového týmu a vaši práci kontroluje manažer. Jeho cílem je pomoci vám získat důvěru v dokončení všech úkolů včas a zabránit vám plýtvat časem na zbytečné aktivity.

Co víc, když se držíte svého plánu a ve většině případů se vám podaří správně odhadnout počet potřebných hodin, otevřete si prostor k dokončení úkolů, na které jste předtím jednoduše neměli čas. Tímto způsobem si pomáháte dosáhnout svých cílů rychleji, zatímco objevujete nové příležitosti.

Sledování času – pro větší kontrolu

Jaký je primární účel sledování času? Především tímto způsobem získáváte kontrolu nad úkoly, které vykonáváte, což vám dává důvěru, že budou dokončeny podle plánu. Tato činnost také pomáhá, když se objeví nečekané problémy – uvědomíte si, že je třeba provést změny ve svých předpokladech a podniknout kroky k minimalizaci jejich dopadu na vaše povinnosti. Co víc, sledování času vám umožňuje zjistit, co přesně vám odvádí pozornost, což vám také pomáhá zlepšit způsob, jakým spravujete své úkoly.

Sledováním času získáváte data, ze kterých můžete čerpat závěry pro budoucnost, abyste lépe plánovali svou práci a odhadovali čas potřebný k dokončení úkolů určitého typu. Tyto informace mohou být například spojeny s vaší produktivitou – možná tímto způsobem zjistíte, v jakých hodinách během dne pracujete lépe (tedy také rychleji) a v budoucnu naplánujete nejtěžší úkoly na tento časový úsek, což vám usnadní jejich dokončení.

Stojí také za zmínku, že neustálé sledování času, stejně jako odhadování času, je motivační faktor z hlediska zaměření na konkrétní úkol (zejména když cítíme, že “jsme to měli udělat už dávno”) a chrání nás před snadnými rozptýleními. Díky sledování času (např. pomocí konkrétní aplikace nebo dokonce speciálního softwaru pro řízení projektů jako Firmbee) se více soustředíme na práci, respektujeme plynoucí čas a někdy ho dokonce šetříme. V důsledku toho můžeme získané zdroje využít pro úkoly strategického významu pro nás.

Shrnutí

Soustředěním se na správné odhadování času potřebného k dokončení daného úkolu se vyhnete nutnosti pracovat přesčas a zažívat stres, což může mít negativní důsledky pro vaše fyzické i duševní zdraví. Sledováním svého pracovního času budete schopni určit, zda existuje riziko, že nestihnete termín, a zda je třeba provést nějaké změny.

Současně vám tyto dvě metody umožní objevit vaše vlastní schopnosti, prozkoumat váš výkon, analyzovat tempo dokončování úkolů – to vše vám umožní dosáhnout svých cílů rychleji (díky lepšímu pochopení toho, jak pracujete). Bezpochyby by vás takové výhody povzbudily k zavedení těchto dvou aktivit do vaší každodenní rutiny.

Čtěte také:Nejlepší online kalendář pro řízení projektů

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.