Správa digitálních týmů | Digitalizace vašeho podnikání #6

Nedávno se budování digitálních týmů stává stále důležitějším, což přispívá k výraznému zvýšení pracovní efektivity a snadnější komunikaci mezi zaměstnanci. Díky digitalizaci se řízení týmů stává méně komplikovaným, rychlejším a přesnějším. Umožňuje firmám lépe sledovat pokrok zaměstnanců, což je klíčové pro informované rozhodování. Pokračujte ve čtení.

Řízení digitálních týmů – obsah:

1. Úvod
2. Proč budovat digitální týmy?
3. Jak vybrat nástroje pro řízení digitálních týmů?
4. Praktické nástroje pro řízení týmů
5. Budování digitálních týmů
6. Měření výkonnosti digitálních týmů
7. Shrnutí

Úvod

V éře digitální evoluce prochází řízení týmů obrovskou transformací. Tradiční metody řízení, založené výhradně na osobních schůzkách a rozhovorech, jsou nahrazovány pokročilejšími a flexibilnějšími technologickými řešeními. V tomto článku se budeme zabývat klíčovými aspekty řízení digitálních týmů a praktickými nástroji, které mohou tuto transformaci podpořit.

Proč budovat digitální týmy?

Digitalizace přináší organizaci mnoho výhod. Za prvé, zlepšuje pracovní efektivitu zjednodušením komunikace, plánování a kontrolních procesů. Kromě toho digitální nástroje pomáhají lépe sledovat pracovní výkon a poskytují cenná data pro analýzu. Nakonec umožňují firmám stát se konkurenceschopnějšími na trhu.

Mnoho majitelů firem spojuje nástroje pro řízení digitálních týmů pouze s prací na dálku a na počítači. Existuje však řada platforem, které pomáhají zlepšit efektivitu týmové práce, ať už v kanceláři, doma nebo v terénu.

Jak vybrat nástroje pro řízení digitálních týmů?

Při řízení digitálních týmů je důležité zaměřit se na skutečné potřeby firmy a odpovídající funkce softwaru. Nejlepší je začít provedením analýzy potřeb, tedy odpovědí na následující otázky:

• Budeme potřebovat funkci sledování času?
• Budeme používat sdílené soubory?
• Má software běžet na mobilních zařízeních nebo počítačích?
• Budeme potřebovat řídicí panel pro majitele firmy nebo manažera, nebo bude stačit sdílený pracovní prostor?

Odpovědi nám umožní vybrat správný program nebo sadu spolupracujících aplikací. Je důležité zvážit digitalizaci řízení týmů v následujících oblastech:

• Komunikace – moderní komunikační nástroje, jako jsou skupinové chaty a videokonferenční aplikace, umožňují rychlou a efektivní komunikaci v týmu. Podle zprávy TechRepublic (2021) je již 95 % firem používá.
• Sdílení souborů – cloudová řešení pro sdílení souborů a vzdálenou spolupráci dnes využívá 76 % podniků. I když všichni pracují ve stejné budově, je mnohem rychlejší a snadnější poslat zprávu nebo spolupracovat na jednom sdíleném Miro (https://miro.com/) nebo Mural (www.mural.co) tabuli, než stát u bílé tabule v zasedací místnosti.
• Bezpečnost – používání VPN umožňuje lidem pracujícím z domova bezpečně sdílet soubory a vyměňovat citlivé informace, proto 54 % firem využívá toto řešení.
• Plánování – digitální kalendáře a plánovače úkolů usnadňují organizaci práce a sledování pokroku a termínů, například na Kanban tabulích nebo v pohledech na milníky a plány.
• Delegování úkolů – s pomocí softwaru pro řízení projektů je snazší přiřazovat úkoly jednotlivým členům a sledovat jejich pokrok.
• Kontrola – díky digitálním nástrojům mohou manažeři sledovat výkonnost týmu v reálném čase a rozhodovat na základě spolehlivých dat.

Praktické nástroje pro řízení týmů

Na trhu je řada nástrojů pro řízení projektů. Podívejme se blíže na ty nejpopulárnější, zejména protože nabízejí bezplatné plány:

• Trello – je to platforma pro řízení projektů, která umožňuje vytvářet úkolové tabule, přiřazovat je jednotlivým členům týmu a sledovat pokrok, dostupná na počítačích a mobilních zařízeních.
• Asana – je to pokročilejší systém pro řízení úkolů a projektů, který nabízí řadu funkcí pro zjednodušení plánování, sledování a spolupráce v týmu, dostupný na počítačích a mobilních zařízeních.
• Slack – je to trendy aplikace pro okamžité zasílání zpráv pro výměnu informací v rámci týmu, která se integruje s dalšími nástroji jako Trello a Asana, dostupná na počítačích a mobilních zařízeních.
• Firmbee – je to výkonný nástroj pro řízení projektů dostupný na PC, který umožňuje sledování času, zobrazení projektů na Kanban tabulích a spolupráci s vaším týmem a freelancery.

Někdy však může být obtížné najít software pro řízení týmů, který vyhovuje potřebám firmy. V takovém případě stojí za to zvážit jednu z méně populárních možností:

• Setkání s konzultantem – mnoho lidí dnes pomáhá vybrat a implementovat software pro podniky. Zkušený a nezávislý konzultant pomůže vybrat řešení podle principu “best of breed”, tj. nejlépe vyhovující k vyřešení konkrétního problému, spíše než k uspokojení osobních preferencí. Řešení vybraná tímto způsobem mohou být propojena pomocí API (aplikační programovací rozhraní), aby vytvořila jedinečný celek přizpůsobený potřebám firmy.
• Spolupráce se softwarovým domem – je to nákladné řešení, které vám dává příležitost vytvořit unikátní software, který je plně v souladu s požadavky konkrétní firmy, aniž byste museli najímat tým nebo freelancery, a také identifikovat a definovat potřeby firmy samostatně.

Budování digitálních týmů

Nástroje pro řízení projektů dostupné na trhu jsou velmi dobře navrženy. Proto budování digitálních týmů by nemělo vyžadovat od zaměstnanců mnoho úsilí. Jakmile dokončíme analýzu potřeb a výběr nástrojů, je čas přejít k implementaci.

Je dobré začít školením členů týmu, aby se seznámili s vybranými nástroji a naučili se, jak je používat. Obvykle stačí nainstalovat aplikaci na mobilní zařízení nebo se přihlásit do prohlížeče. Dalším krokem je prodiskutovat, jak postupovat, a odpovědět na otázky jako:

• Kdo bude delegovat úkoly a kdy?
• Kde budou zobrazovány oznámení o nových úkolech?

V této fázi je však dobré používat nástroje spontánně. Tímto způsobem bude nejjednodušší identifikovat možné problémy, aniž bychom ztráceli čas diskusí o zřejmém.

Měření výkonnosti digitálních týmů

Sledování pokroku a sběr zpětné vazby od týmu je stejně důležité jako implementace digitálních komunikačních nástrojů. To lze provést porovnáním výsledků před digitalizací s aktuálními, přičemž je třeba věnovat pozornost takovým ukazatelům výkonnosti jako:

• Doba dokončení úkolu – která se může výrazně zlepšit, například změnou telefonátů mobilním zaměstnancům pracujícím na místě zákazníka na zprávy obsahující adresu a GPS polohu, stejně jako popis úkolu, který má být splněn.
• Frekvence interakce v týmu – může se ukázat, že výměna informací se zintenzivní, přičemž zabere méně času a zapojí pouze ty, kteří mají skutečný vliv na řešení konkrétního problému.
• Úroveň spokojenosti zákazníků – pokud tým například zajišťuje zákaznický servis, dostupnost informací týkajících se procesů souvisejících s plněním objednávky osoby v digitálním nástroji může mít velmi pozitivní dopad na vztahy se zákazníky.

Shrnutí

Investováním do správných nástrojů a jejich implementací mohou firmy zvýšit svou efektivitu, konkurenceschopnost a zlepšit spolupráci v týmu. Klíčovými prvky řízení digitálních týmů jsou komunikace, plánování, delegování úkolů a kontrola. Stojí za to věnovat nějaký čas analýze potřeb, výběru správných nástrojů, školení týmu a měření účinnosti implementovaných řešení.

Budoucnost nástrojů pro řízení projektů spočívá v podpoře nejen efektivity zaměstnanců, ale také jejich pohody a spokojenosti. Rozvoj technologií, jako je umělá inteligence a automatizace, stejně jako zavádění gamifikačních řešení, může pomoci zlepšit kvalitu pracovního života.

Digitální nástroje pomohou vedoucím sledovat úroveň spokojenosti a angažovanosti zaměstnanců, stejně jako identifikovat oblasti, které potřebují zlepšení. S moderními řešeními, jako jsou flexibilní pracovní hodiny, vzdálené kanceláře a platformy na podporu profesního rozvoje, bude řízení více orientováno na potřeby a očekávání každého zaměstnance. Personalizace moderních nástrojů může zajistit, že pohoda zaměstnanců bude hrát klíčovou roli v budoucnosti řízení týmů, což přispěje k větší efektivitě, spokojenosti v práci a udržení talentů.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.