Selhání projektu. 5 důvodů, proč projekty selhávají | #23 Jak začít s projektovým řízením

Podle zprávy Institutu projektového řízení z roku 2021 se procento projektů, které selhaly, snižuje rok od roku. V roce 2019 to bylo 15 % projektů. V roce 2020 – 13 %, a v roce 2021 pouze 12 %. Čemu vděčí firmy za postupný, ale výrazný pokles procenta selhání projektů? A co dělat, abychom byli mezi projektovými týmy, které oslavují úspěch?

Selhání projektů – obsah:

1. Selhání projektů. Úvod
2. 5x Proč?
3. 5 důvodů selhání projektů
4. Shrnutí

Proč projekty selhávají? Úvod

Můžeme zmínit nekonečné důvody selhání projektů. Odpadl sponzor? Nesplnily materiály očekávání během testování na místě klienta? Ukázalo se, že rozpočet byl příliš malý a tým se rozpadl? Každý z těchto důvodů stojí za prozkoumání, protože odráží přístup k selháním, který vám umožňuje je předcházet. Jak tedy odhalit základní problém?

5x Proč?

Abychom nebyli řízeni emocemi a odhalili kořenovou příčinu selhání projektu, sáhněte po osvědčených metodách. Technika pěti otázek je pro to ideální. Byla vyvinuta Taiichi Ohno pro korporaci Toyota. Nicméně se stala populární díky své vysoké účinnosti. Dnes se používá mimo jiné v projektovém řízení založeném na metodách Lean a Six Sigma.

5 x Proč? bude fungovat, dokud budeme ochotni na ně upřímně a komplexně odpovědět. Tímto způsobem může být možné dostat se ke zdroji potíží. To zase pomůže předejít opakování podobných chyb.

Pokud je důvodem selhání projektu například rezignace sponzora, následující otázka potřebuje odpověď:

Proč sponzoři rezignovali?

Následující odpovědi na otázky by mohly vypadat takto:

1. Proč? – Protože ztratili zájem o projekt.
2. Proč? – Protože nevěděli o aktuálním stavu projektu.
3. Proč? – Protože byli příliš zřídka informováni o pokroku jeho práce.
4. Proč?– Protože během plánování komunikace nebyla určena frekvence schůzek a termíny zpráv.
5. Proč? – Protože projektový manažer nezajistil transparentnost a komunikaci v projektu.

Budeme se tedy zabývat důvody selhání projektů, které odpovídají na konečnou, pátou otázku “Proč?”, tj. zdrojové problémy. Potenciálním kořenovým problémům je třeba věnovat zvláštní pozornost při plánování nového podniku.

5 důvodů selhání projektů

Největší problémy k vyřešení, které mohou způsobit selhání projektu, jsou spojeny s oblastmi:

• zainteresované strany – stává se, že již ve fázi plánování existují náznaky, které si zainteresované strany, jež se dohodly na podrobnostech realizace projektu, neuvědomují,
• tým – jak úkol vytvořit tým, tak efektivně řídit jeho práci může být náročné,
• technická stránka projektu – jak dostupnost zdrojů, tak dovednosti lidí zaměstnaných na projektu,
• podnikatelské prostředí – sledování a reagování na vnější události je obzvlášť důležité, když dochází k rychlým změnám, které naopak vyžadují vysokou míru flexibility a rychlou reakci, tj. efektivní řízení změn.

Níže se budeme zabývat důvody selhání projektů v následujících oblastech:

	Zainteresované strany	Tým	Technická stránka	Okolí
Komunikace	x	x
Rozsah projektu	x	x
Zdroj	x		x	x
Spolupráce		x		x
Flexibilita		x	x	x

Komunikační selhání

Problémy s transparentností a komunikací se primárně týkají kontaktů se zainteresovanými stranami. Do projektového plánu by měly být zahrnuty opatření, aby se předešlo nedorozuměním, která mohou vést k selhání celého projektu.

Stejné principy stojí za to aplikovat i při plánování toku informací uvnitř týmu. Zde bude velmi důležité nejen učinit seznam úkolů transparentním a srozumitelným, ale také komunikovat a připomínat cíle, kterých tým usiluje.

Nejasný rozsah projektu

Definování rozsahu projektu a prevence jeho změn během realizace je jedním z hlavních úkolů projektového manažera. Musí důkladně porozumět očekáváním klienta a pokud dojde ke změnám, informovat klienta o jejich dopadu na rozsah projektu.

Protože projekt je jednorázový podnik, omezený konkrétním časem a rozpočtem, může se nejasný rozsah snadno stát příčinou selhání. Například se zavazujeme vytvořit prototyp elektrického bicyklu za 10 000 dolarů za měsíc. Nicméně souhlasíme se měnícími se očekáváními zákazníka. Takže v průběhu realizace zjistíme, že v rámci stejného času a rozpočtu a se stejným týmem se očekává, že vytvoříme prototyp vodíkové motorky.

Změny rozsahu v softwarových nebo eventových projektech jsou někdy méně ilustrativní než v našem příkladu. Ale změna požadavků a očekávaných výsledků, malá z pohledu klienta, může způsobit, že dokončené úkoly skončí v koši, zatímco plánované aktivity týmu vyžadují nové zdroje.

Problémy se zdroji

Problémy s surovinami nebo komponenty potřebnými pro technické úkoly mohou efektivně zablokovat projekt. Proto musí projektový manažer orientovat se na podnikatelské prostředí a konzultovat se členy týmu – včetně zdrojů potřebných pro projekt. Nečasné dodávky a nedostatek dostupnosti mohou projekt zastavit.

Velkým problémem jsou také nekvalitní řešení, která místo usnadnění projektu ztěžují. To se může týkat softwaru pro řízení projektů, stejně jako specializovaných řešení specifických pro projekt – polotovary, vizuální materiály nebo dostupnost dopravy.

Samostatným problémem souvisejícím s řízením zdrojů je čas, který klient potřebuje k dokončení úkolů. Běžným důvodem nedostatku realismu v hodnocení termínů je tlak ze strany klienta nebo nedostatek zkušeností společnosti v podobných projektech. Existují také projekty, jejichž oblast provádění neumožňuje konkrétní termíny dokončení. Mezi ně patří projekty, kde se vyvíjejí řešení hlubokého učení. Dosáhnout předpokládané přesnosti modelu nemusí být možné dosáhnout nejen v rámci stanoveného časového rámce, ale obecně nedosažitelné kvůli obtížnému přístupu k datům nebo potřebné výpočetní síle.

Obtíže ve spolupráci

Další obtíž, která může způsobit fiasko projektu, jsou obtíže v spolupráci uvnitř týmu. Ty mohou být způsobeny mezilidskými problémy, nicméně nejčastější příčinou je špatně promyšlené rozdělení odpovědností, kdy je jedna osoba přetížena prací a ostatní čekají, až dokončí své úkoly.

Při vytváření nového týmu mohou také nastat neočekávané problémy při hledání a najímání specialistů, stejně jako obtíže v řízení vzdáleného nebo hybridního týmu.

Nedostatek flexibility

Nedostatek flexibility a neschopnost přizpůsobit se měnícímu se podnikatelskému prostředí je často se vyskytující příčinou dlouhodobých selhání projektů. Měnící se prostředí, regulační požadavky a dynamika konkurence mohou způsobit, že projektový manažer nebude schopen držet krok se změnami. Nebo, jak se to stává ještě častěji, není schopen přesvědčit klíčové zainteresované strany o potřebě dynamicky reagovat na změny. Takže do doby, než je projekt dokončen, se může ukázat, že výsledek je již zastaralý, nebo nesplňuje požadavky prostředí.

Shrnutí

Selhání projektů jsou někdy spojena s nepředvídatelnými událostmi, takže procento selhaných projektů nikdy nebude nula. Existují však nástroje k předvídání rizik a pohotovostní plány, jak se s nimi vypořádat. Již ve fázi plánování je také zásadní věnovat velkou pozornost transparentnosti a komunikaci se zainteresovanými stranami. Je také důležité přísně definovat rozsah projektu a dohodnout se na očekáváních klienta a technických schopnostech dodavatele.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.