Výzvy, kterým čelí projektoví manažeři při práci s týmem | #32 Jak začít s projektovým řízením

Když práce s týmem neprobíhá tak, jak by měla, musí projektový manažer co nejdříve diagnostikovat problém. Co způsobuje negativní emoce v týmu? Jaký vliv má postoj projektového manažera na situaci? A jaké emoce cítí? Je problém způsoben konfliktními povahami, odlišnými světovými názory nebo neschopností členů týmu spolupracovat?

Výzvy, kterým projektoví manažeři čelí při práci s týmem – obsah:

1. Úvod
2. Negativní emoce v týmu
3. Emoce projektového manažera
4. Interpersonální problémy
5. Shrnutí

Úvod

Spolupráce projektového manažera s týmem je výzvou nejen kvůli úkolům a cílům stanoveným společností a zúčastněnými stranami. Dnes se podíváme na obtížné emoce, které provázejí dynamiku týmu, na problémy, které způsobují, a také na způsoby, jak se vypořádat s napětím, které vzniká.

Velmi často je nejhlubším zdrojem potíží problém komunikace v týmu, zatímco řešení – schopnost je vidět a mít plodný rozhovor. Na jaké emoce by se měl projektový manažer zvlášť zaměřit?

Negativní emoce v týmu

Nikdy byste neměli přeceňovat dobrou atmosféru v týmu. Jak však rozpoznat první známky změny, abyste reagovali na nepříznivé emoce a demotivaci, které mohou vést k nedostatku angažovanosti a neochotě pokračovat v účasti na projektu?

Rozptýlení

Rozptýlení týmu nemusí být projektovému manažerovi na první pohled zřejmé. Naopak, v týmu, který se dostatečně nesoustředí na své úkoly, může panovat atmosféra plná vzájemné přátelskosti a humoru. Bohužel ukazatele pozorované během monitorování projektu neúprosně ukážou, že nadměrná interakce, zmiňování osobních témat a probírání úkolů jednoho zaměstnance celým týmem se neprojevuje v dobrých výsledcích projektové práce.

Někdy se rozptýlení objevuje dočasně. Pokud se to děje během prázdnin nebo kolem svátků, je nepravděpodobné, že byste našli nějaký důvod k opravdovému znepokojení. Jinak, pokud situace přetrvává, měli byste hledat příčiny mezi:

• počtem a obtížností úkolů, které tým vykonává – možná je příliš málo a příliš snadných úkolů, takže se členové týmu nesoustředí na jejich dokončení a tráví většinu času v ne příliš produktivních schůzkách, rozhovorech a výměnách memů; problém lze vyřešit zvýšením počtu úkolů, zkrácením délky plánovaných schůzek nebo zavedením dnů bez schůzek,
• přítomností vtipálka – možná se do týmu přidal nový zaměstnanec nebo dva s povahou vtipálka? Pak by měla stačit konverzace a upozornění na problém, nebo jejich částečné zapojení do úkolů souvisejících s jiným projektem,
• přítomností vysoce výkonného nebo přeškoleného člověka – když není projektovým manažerem rozpoznán, dostává stejný počet úkolů jako zbytek týmu. Bez dostatečných výzev se takoví lidé jednoduše začnou nudit, a pak následně rozptylovat a demotivovat zbytek projektového týmu.

Stres

Pokud členové týmu neustále pracují pod tlakem, rychle se objevují problémy s ovládáním vlastních emocí. Podle zprávy Wrike Work Management Report z roku 2015 jsou nejčastějšími příčinami stresu při práci s týmem:

52% – nedostatek potřebných informací,

51% – problémy s prioritizací úkolů,

49% – nerealistické požadavky,

47% – neustále se měnící termíny úkolů,

44% – nejasné řízení a nejasná odpovědnost za úkoly.

Proto zpráva uvádí, že klíčové příčiny stresu nespočívají v typu vykonávaných úkolů, ale v oběhu projektových informací. A i když se doufá, že díky rozšíření softwaru pro řízení projektů, jako je Firmbee, se komunikace v týmech zlepšila, stále není dobré podceňovat tento faktor.

Nedostatek angažovanosti

Zapojení týmu do společně vykonávaných úkolů je také přímo spojeno s dobrou komunikací v týmu. Když každý ví:

• rozsah svých aktivit,
• na koho se obrátit v případě problémů, a
• účel svých činů,

je nepravděpodobné, že by byli ohroženi klesající motivací a angažovaností v projektové práci.

A tyto, na oplátku, nejsou podporovány nedostatkem vzájemné podpory, stejně jako problémy spojenými s distančním a hybridním pracovním stylem.

Emoce projektového manažera

Pokud jako projektový manažer bojujete s nalezením příčiny problémů při práci s týmem, možná byste měli změnit oblast hledání a začít co nejblíže: podívat se pozorně na své návyky, chování a motivace.

Rostoucí odpovědnost a neschopnost ovládat mnoho parametrů provádění projektu jsou nejčastějšími důvody emocionálních problémů v práci projektového manažera.

Práce s týmem může naznačovat syndrom vyhoření. Až 75 % zaměstnanců ho zažívá, a projektoví manažeři jsou vystaveni vyššímu riziku kvůli vysokým požadavkům a tlakům své práce. Vyhoření se může projevit jako:

• neustálá únava,
• podrážděnost,
• agrese,
• netrpělivost,
• prohlubující se odcizení a pocity izolace.

Co zhoršuje situaci, negativní postoj projektového manažera se přímo promítá do atmosféry v týmu, zvyšuje úroveň stresu spolu se zhoršujícími se konflikty mezi členy projektového týmu.

Interpersonální problémy

Jaké emoce v interpersonálních vztazích nejvíce ohrožují plynulé fungování projektového týmu? Vztek může vést k osobním konfliktům a nedostatku spolupráce v týmu. Úzkost způsobuje nedostatek angažovanosti a vyhýbání se odpovědnosti. Frustrace může zničit motivaci a ochotu pracovat.

Jejich zdroje v práci projektového týmu jsou nejčastěji:

1. Osobní konflikty mezi členy týmu – mohou vzniknout z rozdílů v pracovních stylech, osobních neshod, stejně jako z nedostatku respektu k hranicím.
2. Nedostatek zapojení jedné osoby do práce týmu – může vyplývat z nedostatečné motivace, nepochopení cílů nebo vyloučení z účasti na rozhodování.
3. Konflikt mezi projektovým manažerem a týmem – může vyplývat z přehnaných očekávání, nejasných požadavků nebo přítomnosti osoby v týmu, která usiluje o vedoucí roli.

Aby projektový manažer tyto problémy vyřešil, měl by podporovat kulturu otevřenosti a respektu a pamatovat na zapojení všech členů týmu. Jak těch, kteří se neozvou, když nejsou vyzváni, tak i těch, kteří se vždy snaží prosadit sami sebe a tým.

Shrnutí

Řízení emocí hraje velmi velkou roli v týmové práci. Rozptýlení, stres a nedostatek angažovanosti, stejně jako vztek, úzkost a frustrace, mohou vést k interpersonálním problémům a nedostatku angažovanosti. Aby projektový manažer tyto problémy vyřešil, měl by pozorovat nejen tým, ale také sám sebe, přičemž by měl věnovat zvláštní pozornost symptomům vyhoření. Klíčem k péči o emoce je dobrá komunikace, podpora otevřenosti a respektu a zajištění toho, aby byli všichni členové týmu zapojeni a motivováni k práci na projektu.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.