Plánování firemních akcí v 6 krocích

Jednou z nejpopulárnějších a dynamicky se rozvíjejících oblastí marketingu je event marketing. Zabývá se organizací různých akcí, jejichž cílem je naplnit cíle společnosti. Existuje několik typů akcí, a jednou z nich je firemní akce. Co to je? Jak ji dobře zorganizovat? Přečtěte si článek a zjistěte více o plánování firemních akcí.

Plánování firemních akcí – obsah:

1. Co je firemní akce?
2. Definujte cíle
3. Zamyslete se nad cílovou skupinou
4. Vyberte čas a místo
5. Stanovte rozpočet
6. Vytvořte časový plán
7. Propagujte svou akci

Co je firemní akce?

Firemní akce je akce organizovaná společností pro její zaměstnance, klienty nebo obchodní partnery. V závislosti na tom, pro koho je akce určena, může mít různé cíle. Například cílem firemní párty může být snížení pracovního stresu, posílení spolupráce, zlepšení vztahů mezi zaměstnanci a budování dobrého týmu. Na druhou stranu hlavním cílem akcí organizovaných pro obchodní partnery je často prezentace nového produktu. Organizace firemní akce je složitý projekt. Abychom ji dobře naplánovali, musíme si pamatovat na několik věcí.

Definujte cíle

Celý průběh akce závisí na jejích cílech. První věc, na kterou je třeba myslet při organizaci, je definovat, pro koho je určena a jaký je její cíl. Může to být propagace značky, navazování nových obchodních kontaktů, zlepšení komunikace a zvýšení motivace zaměstnanců. Při definování svých cílů je užitečné položit si následující otázky: Proč organizuji akci? Co by si měli účastníci odnést a na co by měli vzpomenout? Jak přesně budu měřit její úspěch?

Zamyslete se nad cílovou skupinou

Při organizaci firemní akce bychom měli vždy mít na paměti, pro koho ji plánujeme. Spokojenost účastníků je klíčem k vašemu úspěchu. Zamyslete se nad jejich potřebami a očekáváními. Zohledněte je při výběru správného termínu, místa a atrakcí.

Vyberte čas a místo

Výběr správného času a místa je také důležitou věcí, pokud jde o plánování firemních akcí. Stojí za to zvážit takové prvky, jako je snadný přístup k místu konání akce a přiměřeně velký prostor pro počet vašich hostů. Pokud je akce organizována venku, pamatujte na počasí a naplánujte, co dělat, když se náhle změní. Datum vaší akce by mělo být přizpůsobeno pozvaným lidem. Zkontrolujte, zda se nekryje s jinými oslavami, které by mohly být rozptýlením pro vaše hosty.

Stanovte rozpočet

Dalším krokem je zkontrolovat, jaký máte rozpočet. Pečlivě plánujte své výdaje a vytvořte odhad nákladů. Zamyslete se, zda stojí za to spolupracovat se sponzory. Takové řešení sníží vaše náklady, přinese významnou přidanou hodnotu vaší akci a učiní ji ještě atraktivnější.

Vytvořte časový plán

Přesné plánování firemních akcí je klíčem k jejich úspěchu. Připravte si podrobný kontrolní seznam, který vám umožní mít vše pod kontrolou. Mějte na paměti jak časový plán akce, tak věci, které by měly být organizovány předem, např. návštěvy místa konání, platby faktur a rozesílání pozvánek. Dobrou myšlenkou je použít nástroj na vytváření časových os, který vám pomůže zůstat organizovaný.

Propagujte svou akci

Účastníci jsou nejdůležitějším prvkem vaší akce. Koneckonců, právě pro ně ji organizujete. Proto byste měli věnovat nějaký čas její propagaci. Existuje mnoho způsobů, jak informovat své hosty. Můžete posílat pozvánky buď tradiční poštou, nebo e-mailem. Abychom povzbudili zaměstnance k účasti na akci, zvolte kreativnější přístup. Běžnou praxí je posílat malé dárky, tj. dárkové balíčky, spolu s pozvánkou. Pokud má váš projekt otevřenou formu, vytvořte akci na Facebooku. Díky tomu se zpráva dostane k široké skupině příjemců. Měli byste také nezapomenout sdílet informace o akci na dalších sociálních sítích.

Plánování firemních akcí – shrnutí

Plánování firemních akcí může být složité. Je to náročný úkol, který vyžaduje spoustu práce a oddanosti. Existují však softwarové nástroje, které mohou tento proces zjednodušit. Jedním z nich je Firmbee.

Se Firmbee můžete snadno naplánovat každý detail vaší akce. Kanbanová tabule vám pomůže naplánovat úkoly a rozdělit je mezi vaše kolegy. Díky nastavování stavů úkolů a výměně komentářů můžete zůstat v obraze a zkontrolovat, zda práce na akci postupuje.

Další užitečnou funkcí, kterou najdete ve Firmbee, je databáze kontaktů. Díky ní máte přístup ke všem relevantním údajům o účastnících akce. Můžete je uchovávat na jednom místě, takže vám nic důležitého neunikne.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Linkedinu a Twitteru.