Nejdůležitější úkoly a odpovědnosti projektového manažera | #25 Jak začít s projektovým řízením

Projektoví manažeři (PM) jsou jako generální ředitelé v menším měřítku, strategicky přemýšlející o probíhajícím projektu a umisťující ho do perspektivy aktivit celé organizace. Jejich úkoly jsou interdisciplinární. I když nemusí být odborníky na řízení podnikání nebo v oblasti, které se projekt týká, měli by mít obecné znalosti o těchto oblastech. Zatímco je to specialista, který je členem projektového týmu a navrhne nejlepší řešení, Projektový manažer musí rozumět tomu, proč je toto řešení nejlepší. Jaké jsou tedy hlavní úkoly a odpovědnosti Projektového manažera?

Úkoly a odpovědnosti Projektového manažera – obsah:

1. Úvod
2. Plánování a organizace
3. Příprava rozpočtu
4. Monitorování projektu
5. Podpora týmu
6. Komunikace se zainteresovanými stranami
7. Shrnutí
8. Podívejte se na náš software pro řízení projektů

Úvod

Projektový manažer neřídí lidi, ale projekt. Proto by měl vždy mít na paměti, že tým se skládá ze specialistů, kteří vykonávají svou práci co nejlépe. Úkolem PM je usnadnit realizaci těchto aktivit a dát jim směr. PM by měl proto:

• Vyhnout se mikromanagementu – instruovat členy týmu, jak vykonávat své úkoly,
• Nechat svobodu při výběru, jak řešit problémy,
• Řídit odpovědnost – přizpůsobit rozsah úkolů schopnostem jednotlivých členů týmu.

Ale jaké úkoly patří mezi odpovědnosti Projektového manažera?

Plánování a organizace

Řízení času v projektu se skládá z úkolů, které zahrnují plánování a organizaci provádění úkolů. Plánování je jednou částí životního cyklu projektu, která, i když v různých proporcích, je nedílnou součástí každé fáze projektu. Jak ale vypadá plánování jako každodenní součást povinností Projektového manažera, tedy z praktického hlediska?

Klíčovým aspektem plánování je efektivní využití softwaru pro řízení projektů. Nejprve to zahrnuje sestavení seznamu úkolů k provedení a jejich prioritizaci. S tímto posledním úkolem souvisí druhá klíčová povinnost PM – organizace práce.

To zahrnuje nejen výběr nejurgentnějších úkolů, které je třeba vykonat, ale také zajištění, že budou splněny včas a že všichni členové týmu mají co nejrovnoměrnější pracovní zátěž. To se vyhne úzkým místům. Tato nesprávná organizace práce týmu vede k tomu, že je jedna osoba odpovědná za nepřiměřený počet úkolů. Hromadění odpovědností způsobuje, že práce ostatních členů týmu stagnuje a pokrok projektu se zpomaluje nebo dokonce zastavuje.

Ujistěte se, že přizpůsobíte složitost programu, který používáte, nebo variabilizujete aplikace jeho funkcí podle specifik projektu, který máte na starosti. Počet možností přece jen neznamená vždy lepší řízení. Doporučujeme dodržovat principy Lean a přijímat pouze ty funkce, které zlepšují schopnosti týmu nebo poskytují data nezbytná k posouzení pokroku projektu. Zatímco krásně prezentovaná data mohou svádět zainteresované strany, nestojí za to trávit příliš mnoho času jejich shromažďováním, pokud mají sloužit pouze tomuto účelu.

Příprava rozpočtu

Projektový manažer stanovuje rozpočet během fáze plánování projektu. V PMBOK se označuje jako:

“Schválený odhad pro projekt nebo jakoukoli komponentu struktury rozdělení práce nebo jakoukoli naplánovanou aktivitu.” (Schválený odhad pro projekt nebo jakoukoli komponentu struktury rozdělení práce (WBS) nebo jakoukoli naplánovanou aktivitu.)

Příprava rozpočtu a kontrola výdajů v projektu není snadný úkol. Navzdory pečlivě naplánovaným výdajům budou změny nezbytné pro téměř každý realizovaný projekt. Proto dobře naplánovaný projektový rozpočet předpokládá minimálně 10-15 % na nepředvídané výdaje. 20 % všech nákladů se považuje za bezpečný práh, ale existují projekty, kde jsou změny rozpočtu ještě vyšší.

Aby se předešlo nadměrným odchylkám od plánovaných výdajů, je proto nutné nejen dovedně plánovat s ohledem na nejpravděpodobnější výdaje. PM se také musí věnovat značné pozornosti monitorování výdajů v probíhajícím projektu, aby mohl včas reagovat, například na měnící se ceny.

Monitorování projektu

Další důležitou sadou odpovědností Projektového manažera je monitorování projektu. Umožňuje nám moudře řešit rizika, předvídat a proaktivně reagovat na změny.

Nicméně, monitorování není jen o sledování vznikajících rizik. Odpovědnosti Projektového manažera za monitorování projektu zahrnují také:

• Udržování statistik o pokroku úkolů,
• Tempo plnění rozpočtu,
• Kontrola a optimalizace pracovního toku.

Cílem všech monitorovacích odpovědností Projektového manažera je optimalizovat aktivity, aby byl projekt realizován podle záměru, a také naučit se, jak probíhají a mění se opakující se procesy v mnoha projektech.

Podpora týmu

Odpovědnosti Projektových manažerů zahrnují tvorbu týmu, organizaci a koordinaci jeho práce, ale také ukončení spolupráce s těmi, kteří nesplňují své povinnosti uspokojivě.

Při vytváření týmu se PM musí ujistit, že jeho členové mají společně všechny dovednosti potřebné k dosažení cíle projektu. Ale také se ujistit, že existuje jasné rozdělení odpovědností a transparentnost v rámci týmu.

Pamatujte, že Projektoví manažeři nemusí, a dokonce ani nemohou, být odborníky v oblasti, kterou zastupuje každý účastník projektu. Jsou odpovědní za podporu odborníků v jejich práci a zajištění, že metoda realizace projektu je pochopena a efektivní, a že pracovní tok týmu je optimalizován.

Komunikace se zainteresovanými stranami

Další oblastí úkolů, které vykonává Projektový manažer, je komunikace se zainteresovanými stranami. Klíčovým úkolem je vybrat informace, které předat správným lidem ve správný čas – tedy optimalizovat komunikační kanály, stejně jako zajistit, aby všichni zainteresovaní rozuměli sdělením, která jim byla ohledně projektu předána. To se může ukázat jako obzvlášť důležité v případě technicky složitých nebo vysoce specializovaných úkolů relevantních pro celkový projekt.

Je to PM, kdo pořádá periodické schůzky se zainteresovanými stranami a připravuje zprávy. Někdy jsou to ve formě krátkých e-mailů, a někdy jsou to víc než dvoustránkové dokumenty obsahující podrobné údaje a analýzy.

Nezapomeňte, že reprezentativní role PM není vždy příjemná. Zvlášť v okamžiku, kdy musí komunikovat negativní informace o projektu se zainteresovanými stranami. To je chvíle, kdy se dobře vyvinuté měkké dovednosti ukážou jako velmi užitečné.

Shrnutí

Projektový manažer je osoba odpovědná za plánování, koordinaci a dozor nad realizací projektů. Jeho hlavní úkoly zahrnují:

• Vytvoření plánu realizace projektu a organizaci provádění úkolů,
• Stanovení rozpočtu projektu,
• Monitorování – výdajů, rizik a potenciálních problémů,
• Organizaci práce projektového týmu
• Komunikaci se zainteresovanými stranami a reportování

Projektový manažer musí mít proto širokou škálu kompetencí – jak specializovaných, tak interpersonálních. Měl by se také seznámit s metodikami řízení projektů, jako jsou Waterfall, Agile a Scrum.

Podívejte se na náš software pro řízení projektů:

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.