Jaký je cíl projektu? | #14 Začínáme s projektovým řízením

Vize projektu definuje nejobecnější předpoklady projektu. Je to odpověď nejen na otázku, co chceme dělat, ale, co je důležitější, proč to chceme uskutečnit.

Vize projektu – obsah:

1. Úvod
2. Jasná vize
3. Jak formulovat vizi projektu?
4. Vize organizace vs. vize projektu
5. Shrnutí

Úvod

Vize není jen popis budoucího stavu, který bude dosažen v důsledku projektu: “Vstoupíme na americký trh s naším novým produktem,” nebo “Poskytneme skvělou zábavu pro sto lidí na firemní akci.” Vize projektu je také mocným motivačním nástrojem. To proto, že dává smysl celému úsilí a je reprezentací toho, co chceme dosáhnout.

Příkladem firemní akce – osoba, která se dotazuje na podmínky, časování a cenu pronájmu sálu na pátém nebo desátém místě, může tak činit s přesvědčením právě proto, že je to doprovázeno konkrétní vizí. Obraz toho, k čemu všechny tyto snahy slouží.

Vize musí být stručná, realistická a atraktivní. Dostatečně jasná, aby se s ní bylo snadné seznámit a dobře si ji zapamatovat, protože to, zda je vize přesvědčivá, závisí nejen na závazku projektového týmu, ale také na přesvědčení zainteresovaných stran, že projekt stojí za to vůbec začít.

Jasná vize

Vize se vytváří během fáze zahájení projektu, aby všichni zainteresovaní věděli, o čem celý projekt je. Proto, ještě předtím, než začnou jakékoli plánovací a implementační aktivity projektu, je velmi důležité objasnit vizi. Skládá se z následujících kroků:

• Diskutovat o podobě vize – zohlednit potřeby zainteresovaných stran, stejně jako vidět konfliktní nebo vzájemně se vylučující očekávání, takže se na tom musí podílet všichni zainteresovaní,
• Jasně definovat vizi – učinit jednomyslné, možná kompromisní rozhodnutí o podobě vize,
• Vytvořit dokument vize, který je přístupný všem zainteresovaným – aby se bylo možné vrátit k předchozím zjištěním a použít prohlášení o vizi při motivaci týmu a informování zainteresovaných o projektu.

Toto jsou kroky, které činí projekt hmatatelným a smysluplným úsilím s definovaným rámcem. S vizí je již na konceptuální úrovni možné určit, zda činnost zapadá do celkových předpokladů a rozsahu projektu.

Jak formulovat vizi projektu

Prohlášení o vizi projektu, nebo prohlášení o vizi projektu, by mohlo znít takto: “Spustíme aplikaci pro mladé lidi, která nabídne slevy na kulturu výměnou za recenze míst a akcí.” nebo “Navrhneme proces onboardingu, aby noví zaměstnanci mohli rychle začít pracovat a méně pravděpodobně odejít po zkušební době.”

Takže to jsou podstatné, obecné popisy projektu, které definují jeho účel a motivují tým k zapojení se do úkolů. Nicméně neobsahují způsob, jak toho cíle dosáhnout, ani detaily technických řešení. Jinými slovy, vize projektu se vztahuje na každodenní činnosti projektového týmu, ale neurčuje, jaké úkoly nebo jaký konkrétní produkt či služba z toho vzejdou. Proto by vize měla zůstat:

• ambiciózní – stanovit cíl, který není na dosah
• dosažitelná – vize projektu je obecná formulace, ale neměla by obsahovat odrazující, fantastické formulace
• obecná – zahrnout všechny činnosti, které spadají do oblasti implementace projektu.

Podle definice by vize projektu měla sestávat z jedné věty. Její formulace může mít delší formu, kterou může dokumentace projektu zahrnovat. Dokumentace obsahuje odůvodnění pro každou oblast implementace projektu, ale výchozím bodem pro její vytvoření je vždy jedna klíčová věta.

Jak formulujete odůvodnění pro svůj projekt? Nejprve byste měli odpovědět na následující otázky:

• Co chceme realizovat? – Jaký bude celkově formulovaný výsledek projektu? Co změní realizace projektu v realitě, do které zapadá?
• Pro koho realizujeme náš projekt? – Kdo jsou jeho příjemci? Kdo budou naši zákazníci?
• Proč chceme tento projekt realizovat? – jaké jsou naše cíle a hodnoty?

Vize organizace vs. vize projektu

Dobře formulovaná vize projektu je jasná a dostatečně obecná, aby zůstala nezměněna po celou dobu trvání projektu. Úpravy provedené v projektu obvykle neovlivňují podobu a relevanci vize.

Nicméně, vize projektu je spojena s širší vizí organizace. Vize organizace definuje její současné a budoucí cíle, její poslání a hodnoty. Takže vize projektu se bude vztahovat na stejné hodnoty, cílovou skupinu a charakteristiky, které odlišují činnosti organizace od jejích konkurentů. Například vize organizace formulovaná:

“Podpora kultury vytvářením aplikací, které podporují účast mládeže na akcích”.

zapadá do vize projektu:

“Spustíme aplikaci pro mladé lidi, která nabídne volné vstupenky na koncerty výměnou za recenze míst a akcí.”

Shrnutí

Vize projektu souvisí s očekáváními, která s jeho realizací spojujeme. Je to obecný popis účelu projektu, který inspiruje a motivuje projektový tým k výkonu. Především musí být stručná a přesvědčivá. Díky vizi neztratíme ze zřetele smysl za – často náročnými – úkoly vedoucími k projektu.

Máte zájem o projektové řízení? Sledujte naši sérii, abyste nezmeškali žádný článek.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedIn, Instagramu, YouTube, Pinterest, TikTok.