Víte, jak zlepšit proces fakturace? Musí být tak časově náročný a pracný? Proces fakturace se zdá být obtížný, zejména pokud jste s tímto tématem neměli předchozí kontakt. Ukazuje se však, že celý proces může být výrazně usnadněn nástroji, které umožňují nezávislé vystavování faktur. Díky takovým nástrojům získáte více času a co je důležitější, urychlíte procesy finančních toků. Jak můžete zlepšit proces fakturace? Chcete-li to zjistit, přečtěte si článek a využijte námi vyvinutý kontrolní seznam.
Možná vás to překvapí, ale i malá snaha v průběhu kroku zasílání nabídek klientům může výrazně usnadnit proces fakturace. Jak je to možné? Jasná a transparentní prezentace finančních záležitostí od samého začátku pomáhá vyhnout se jakýmkoli zbytečným nedorozuměním později. Klient by měl přesně vědět, kolik a kdy musí zaplatit v okamžiku přijetí vaší nabídky.
Rozhodněte se, zda budete své vyrovnání provádět na základě odpracovaných hodin, nebo na základě celého projektu, a specifikujte termín platby. Pokud poskytujete slevy za předčasné platby, musíte o tom informovat své klienty na začátku. Upozorněte své klienty na úrokové sazby za pozdní platby. Dejte jim vědět, kdy je váš den vystavení faktur. Čím více informací o platbách bude k dispozici na začátku spolupráce, tím méně pochybností bude mít váš klient během platby.
Nezapomeňte si uchovat písemnou formu všech dohod. Jakákoli písemná forma, i e-mail nebo zpráva z instantního messengeru, je dostatečná. Co když jste zapomněli jasně stanovit své podmínky – udělejte to před vystavením faktury. Tímto způsobem se vyhnete zbytečným otázkám po odeslání faktury. Vysvětlování všech nedorozumění zabere čas, což znamená, že svou platbu můžete obdržet až poté, co prodiskutujete všechny související otázky.
Před vystavením faktury zkontrolujte, zda máte všechny informace potřebné pro tento proces. Existují informace, které musí být zahrnuty na každé faktuře. Žádná položka nesmí chybět. Budete potřebovat:
Pokud máte takový soubor informací již shromážděný, proces fakturace by neměl zabrat mnoho času. Proč je výhodné shromáždit všechny informace před procesem fakturace? Když máte všechny informace po ruce, nemusíte je během fakturace hledat, což znamená, že můžete zůstat v proudu.
Hned po dokončení vaší práce si stále pamatujete všechny detaily zakázky. Přesně víte, co bylo v objednávkách nebo ve smlouvě. To vám umožní vytvořit přesný popis na faktuře. I když máte velmi dobrou paměť, není dobrý nápad odkládat proces fakturace na pozdější datum.
Fakturace by měla být promptní, jinak si váš klient může myslet, že od vás nečekáte rychlou platbu. Navíc jakékoli zpoždění s fakturací může celý proces ztížit kvůli kumulaci dokumentů – budete muset strávit celý den jejich zpracováním.
Zpracování dokumentů průběžně nejen umožňuje rovnoměrné rozložení pracovního zatížení, ale snižuje riziko opomenutí jakékoli faktury. Elektronické faktury mají v mnoha ohledech výhodu – můžete je vystavit kdykoli, i o víkendu, a okamžitě je poslat na elektronickou poštu vašeho dodavatele. Papírové verze faktur musí být vytištěny a zaslány jako dopisy tradiční poštou během pracovního dne.
Některé procesy jsou opakující se. Zpracování fakturace je jedním z nich. Forma faktur je stanovena zákonem, a proto většina prvků na faktuře zůstává nezměněna. Místo přemýšlení o prvcích vašich faktur použijte hotové šablony.
Každá hotová šablona faktury by měla obsahovat prostor pro všechny potřebné detaily – nic se nesmí ztratit. Stačí vyplnit prázdná místa a vaše faktura je hotová. V této fázi procesu bude vaše databáze s potřebnými detaily obzvlášť užitečná. Obvykle může být šablona přizpůsobena charakteru vaší činnosti. Existuje mnoho typů šablon, ze kterých si můžete vybrat. Některé z nich jsou velmi tradiční a oficiální, jiné mají zajímavý design nebo jejich forma je zaměřena na transparentnost. K přizpůsobení šablony vašim potřebám můžete přidat logo vaší společnosti nebo použít barvy spojené s vaší značkou.
Používání šablon vám umožňuje vyhnout se většině možných chyb. Šablony obvykle zahrnují všechny potřebné prvky faktury. Přesto se chyby mohou vyskytnout kdykoli. Před odesláním dokumentu klientovi jej důkladně zkontrolujte a nezapomeňte porovnat svou fakturu s objednávkou nebo smlouvou. Je lepší zkontrolovat všechny detaily před odesláním faktury klientovi, než vytvářet opravné faktury, což vede k delšímu čekání na platbu.
Většinu operací lze provádět pomocí počítačového softwaru. Počítač může pomoci i se zpracováním faktur. Můžete si vytvořit vlastní databázi klientů – do systému musíte zadat data pouze jednou, abyste je mohli později znovu a znovu používat. Dobrý fakturační software pomáhá vyhnout se chybám během procesu fakturace.
Automatizace procesu fakturace je obzvlášť užitečná pro opakující se faktury. Proč? Máte stejné údaje o klientovi, částku a popis, stačí nastavit datum nebo frekvenci plateb a program udělá zbytek. Je to ještě jednodušší v případě elektronických faktur – software může vystavit a poslat fakturu klientovi. Je to obrovské zlepšení v zpracování faktur.
Proces fakturace zahrnuje nejen vystavení faktury a její zaslání klientovi, ale také zajištění, že platba je provedena včas. Je to poslední akce v celém procesu fakturace, ale stále ne méně důležitá. Je velmi výhodné průběžně sledovat všechny termíny plateb.
Někdy po datu platby stále nemáte žádné peníze na svém účtu. Můžete klientovi poslat jemné připomenutí – takt a zdvořilost jsou zde velmi důležité. Klient má právo zaplatit až v poslední chvíli a i mírné zpoždění nemůže být důvodem pro přísnou výtku. Je lepší udržovat dobré vztahy s klienty, i když musíte potvrdit své zájmy.
Pro optimalizaci procesu fakturace použijte fakturační aplikaci – pomáhá dodržovat všechny výše uvedené zásady. Obvykle má aplikace funkce jako hotové šablony, databázi klientů a modul pro adresování.
Aplikace pro fakturaci pomáhá vyhnout se číselným chybám díky automatizaci výpočtů. Další funkce umožňují opakovanou fakturaci, zasílání připomenutí a sledování stavů plateb nebo dokonce zasílání výzev k platbě dlužníkům.
Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedIn, Instagramu, YouTube, Pinterest.
Řešitel problémů s pěti různými tituly a nekonečnými rezervami motivace. To z něj dělá dokonalého majitele firmy a manažera. Při hledání zaměstnanců a partnerů si nejvíce cení otevřenosti a zvědavosti na svět.
Projektové listiny jsou základním kamenem projektového řízení. Poskytují jasný a stručný přehled cílů a úkolů,…
Organizace napříč odvětvími každý den budují vztahy s potenciálními zaměstnanci, dodavateli a partnery. Vyjednávají, podepisují…
Existuje více než dostatek technik řízení. Některé se zdají složité, zatímco jiné jsou jednoduché, ale…
Víš, jak založit neziskovou organizaci? Přemýšlel jsi o tom? Jsi si vědom, jak časově náročný…
Čím větší je společnost, tím více pozic v oblasti lidských zdrojů nabízí, což znamená, že…
Co je analýza pracovních míst? Už jste někdy slyšeli tento termín, víte, co musíte udělat,…