Každý podnikatel, který chce v průběhu času rozvíjet své podnikání, dospěje do fáze, kdy potřebuje podporu. Nicméně, ne vždy je počet úkolů dostatečně velký na to, aby zaměstnal externího pracovníka. V takových případech je ideálním řešením využít služeb virtuálního asistenta. Dnes se zaměříme na virtuální asistenty, jejich roli v podnikání, jejich dovednosti a způsoby, jak je najít. Pokud jste nikdy s jedním nepracovali, tento článek vám určitě pomůže při výběru ideálního vzdáleného pracovníka.
Virtuální asistent je vzdálený pracovník, který vykonává přidělené úkoly odkudkoli na světě pomocí počítače a internetu. Je to osoba, která nahrazuje standardního kancelářského pracovníka. Tato osoba se může zabývat záležitostmi, které jsou přímo spojeny s provozováním firmy z kanceláře, tj. vystavováním faktur, kontaktem s velkoobchodníky nebo péčí o webové stránky, ale nejen to. Katalog služeb, které virtuální asistenti nabízejí, se neustále rozšiřuje a toto povolání se stává stále populárnějším.
Šíře kompetencí virtuálních asistentů a tím pádem katalog služeb, které nabízejí, je extrémně různorodá. Přesto má každý z nich svou specializaci, ve které se cítí nejlépe. Někdy je to velmi komplexní a týká se celého katalogu úkolů, nebo se to týká jedné konkrétní dovednosti. Proto, když hledáte virtuálního asistenta, klíčovým krokem je specifikovat úkoly, které chcete splnit.
Mnoho virtuálních asistentů začíná s jednoduchou kancelářskou prací, ale s časem se podrobují dalším školením a rozšiřují své kompetence. Nakonec klient získá jednoho zaměstnance, který vykonává celou řadu úkolů. Je pohodlnější, když je za celý projekt odpovědná jedna osoba. Jak z hlediska konzistence, tak kontroly výsledků.
Pro snadnou orientaci je níže uveden seznam příkladných úkolů, které může virtuální asistent vykonávat:
To jsou úkoly, které vykonává také tradiční kancelářský asistent. Může sem patřit péče o kalendář, plánování schůzek nebo správa e-mailu. Virtuální asistenti, kteří se zabývají administrativními záležitostmi, mohou být také odpovědní za vystavování faktur nebo objednávání u výrobců. Takový asistent vám také připraví šablony dokumentů nebo provede počáteční nábor zaměstnanců. Jinými slovy – podpoří vás ve všech administrativních a kancelářských záležitostech souvisejících s provozováním vašeho podnikání.
Tato kategorie může zahrnovat mnoho. Virtuální asistent, který se specializuje na technické záležitosti, může být odpovědný za vytvoření vstupní stránky pro nový online kurz nebo nastavení online obchodu. Někteří asistenti se specializují na konkrétní programy, jako je úprava nebo střih videa.
Tento katalog zahrnuje všechny aktivity, které mají za cíl rozvíjet značku. To zahrnuje tvorbu propagačních materiálů, tj. obsahu, grafiky nebo videa, ale také komplexní podporu pro sociální média nebo webové stránky. Virtuální asistent se také může specializovat na vytváření reklamních kampaní na dané platformě nebo na tvorbu obsahu.
Samozřejmě, výše uvedený seznam není úplný a nezahrnuje všechny úkoly, které můžete asistentovi delegovat. Tento rozpis také neznamená, že jedna osoba nemůže současně spravovat sociální média a kontrolovat e-mail. Často zjistíte, že jeden virtuální asistent nahradí zaměstnance v několika odděleních. Tato flexibilita je jednou z největších výhod tohoto povolání a důvodem, proč s virtuálním asistentem pracuje stále více podnikatelů.
Ačkoli je virtuální asistent výhradně spojován s vzdálenou prací, to není vždy pravda. V některých případech hledají zadavatelé někoho, kdo může také pomoci s úkoly na místě, jako je návštěva kanceláře nebo zasílání dokumentů na poštu.
Toto povolání se stává stále populárnějším, ale stále ne mnoho podnikatelů ví o možnosti vzdálené spolupráce. I když o tom něco slyšeli, nemají ponětí, kde a jak je najít. Existuje několik způsobů, jak začít spolupráci.
Spousta virtuálních asistentů má své digitální vizitky ve formě webových stránek. Na nich prezentují své portfolia, dovednosti a zpětnou vazbu od klientů, se kterými pracovaly. Je však dobré si pamatovat, že nejlépe hodnocené stránky se vždy objevují na prvních místech ve vyhledávání.
Protože se jedná o vzdálenou práci, nábor se také provádí vzdáleně. Připojení k jedné z facebookových skupin je jednou z nejúčinnějších metod. Stačí přidat příspěvek s nabídkou práce a popisem úkolů a v reakci určitě obdržíte několik nebo desítky zajímavých nabídek. Takové skupiny shromažďují virtuální asistenty, takže si můžete být jisti, že vaše nabídka se dostane přímo k kompetentním lidem. Můžete také přidat inzerát do jedné z obchodních skupin souvisejících s profilem vašeho podnikání. Díky tomu máte větší šanci najít osobu, která má zkušenosti nebo zájmy související s vaším oborem.
Některé agentury spolupracují s virtuálními asistenty. Toto řešení má své výhody a nevýhody. Největší výhodou je, že osoba odpovědná za agenturu se stará o výběr nejlepšího zaměstnance. Je jen na vás, abyste přišli s seznamem konkrétních povinností, které chcete outsourcovat. Osoba odpovědná za agenturu přesně ví, s kým pracuje a komu stojí za to přidělit konkrétní typ úkolu. Kromě toho všichni asistenti prošli náborovým procesem, takže museli prokázat své dovednosti.
V těchto případech podepisujete smlouvu s agenturou a ne s konkrétním asistentem, což je také výhoda v některých situacích. Za prvé, vaše odpovědnost nebude spočívat v kontrole práce. Co je pro vás důležité, je výsledek, a o zbytek se postará agentura. Hlavní nevýhodou je však cena, která je vyšší než v případě přímé spolupráce. Přesto, pokud pro vás rozpočet není problém, jděte do toho.
Stále populárnější formou hledání různých typů specialistů je přidávání inzerátů na stránkách sdružujících freelancery, jako je Upwork. Stačí přidat nabídku a popsat konkrétní pozici a po chvíli obdržíte spoustu odpovědí z celého světa.
Doporučení jsou také dobrým způsobem, jak najít virtuální podporu. Je dobré se zeptat přátel, kteří pracují v podobných oborech nebo vedou své podniky, zda využili tento typ řešení. Virtuální asistenti často pracují s několika podnikateli současně a najímání na základě doporučení je jedním z nejlepších způsobů, jak najít ideálního zaměstnance.
Známou formou počátečního ověření dovedností je příprava náborového dotazníku. To je dobrý způsob, jak vybrat nejlepší kandidáty již v počáteční fázi a zároveň mnohem lepší metoda, jak poznat kandidáta.
Správně zvolené otázky odhalí mnohem více než životopis nebo motivační dopis. Zajímavým doplňkem k náborovému dotazníku mohou být situational questions, ve kterých můžete popsat vzorové situace, ve kterých se firma ocitla s žádostí o vyřešení problému. Takové odpovědi nám umožňují posoudit, zda osoba přemýšlí podobnými vzorci a jaké hodnoty ji vedou. Někdy je dotazník také doprovázen krátkým náborovým úkolem, který spočívá v přípravě grafiky v konkrétním programu nebo napsání krátkého textu.
Kromě základního ověření dovedností mají takové dotazníky další výhodu. Vyžaduje to trochu ochoty a angažovanosti na odpověď, takže máte větší důvěru, že osoba, která posílá svou nabídku, má zájem s vámi pracovat a je si jistá svými dovednostmi.
Po počáteční analýze nabídek, které vám byly zaslány, musíte vybrat několik nejlepších kandidátů. Video pohovor provedený online s každým z nich vám pomůže učinit konečné rozhodnutí. Existuje mnoho platforem, které slouží tomuto účelu, jako je Google Meet nebo Zoom.
Na to je jedna odpověď: záleží na tom.
Pokud jde o typ smlouvy, většinou se jedná o B2B, protože virtuální asistenti vedou své podniky nebo spolupracují s podnikatelskými inkubátory nebo jinými typy společností, které jim umožňují fakturovat za jejich práci. V některých případech však podnikatelé dávají přednost podpisu standardní smlouvy o dílo. Také je dobré pamatovat na další dokumenty, které by měly být podepsány, pokud to spolupráce vyžaduje, jako je dohoda o mlčenlivosti.
Spolupráce s virtuálním asistentem může být dlouhodobá nebo může jít o konkrétní úkol, např. provádění výzkumu pro konkrétní zakázku nebo zavádění produktů na webové stránky.
Pokud jde o fakturaci, situace už není tak jednoduchá. Existuje několik dostupných možností. Někteří virtuální asistenti mají hodinové balíčky, které si podnikatel může zakoupit. Balíček může zahrnovat 10 nebo dokonce 40 hodin práce. Většinou platí po dobu 30 dnů a podnikatel musí na začátku měsíce rozhodnout o velikosti balíčku.
Tento způsob funguje nejlépe, když je rozsah spolupráce s virtuálním asistentem velký, ale nepravidelný, např. podnikatel potřebuje podporu v zákaznickém servisu, ale komunita je tak malá, že je to úkol pouze na hodinu denně, a úkoly virtuálního asistenta zahrnují také vytváření příspěvků na sociálních médiích. Díky tomu může volně rozdělit svůj čas na konkrétní úkoly a klient platí pouze za skutečně odpracované hodiny.
V případě, že je spolupráce založena na konkrétním úkolu, může být lepší formou vyrovnání vyrovnání za vytvořenou práci. Na začátku spolupráce se dohodnete na konečné částce, např. za přípravu reklamního katalogu nebo sestavení ebooku. V tomto případě není důležité, kolik času váš asistent stráví jeho přípravou. Důležitý je výsledek – hotový produkt.
Práce s virtuálním asistentem je šancí najít zaměstnance, aniž byste se zavázali na dlouhou dobu. Je to skvělé pro rostoucí podniky nebo společnosti, které potřebují podporu pouze sezónně. Finanční aspekt je také obrovskou výhodou. Podnikatel nese náklady pouze tehdy, když je potřebuje. Platí za skutečně odpracovaný čas, nikoli za sezení v kanceláři nebo za přestávku na kávu.
Výhody virtuální asistence zahrnují také univerzálnost. Na jedné straně může podnikatel požádat o podporu v jednoduchých věcech, které mu každý den zabírají spoustu času, a získat prostor pro kreativní práci a rozvoj. Na druhé straně se může spolehnout na pomoc s otázkami, které přesahují jeho kompetence, jako je technická podpora programů. Koneckonců, majitel firmy nemusí vědět všechno.
To je vše, co potřebujete vědět o práci s virtuálním asistentem. Přečtěte si také: 11 důvodů, proč si najmout virtuálního asistenta do vašeho podnikání
Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu.
Řešitel problémů s pěti různými tituly a nekonečnými rezervami motivace. To z něj dělá dokonalého majitele firmy a manažera. Při hledání zaměstnanců a partnerů si nejvíce cení otevřenosti a zvědavosti na svět.
Projektové listiny jsou základním kamenem projektového řízení. Poskytují jasný a stručný přehled cílů a úkolů,…
Organizace napříč odvětvími každý den budují vztahy s potenciálními zaměstnanci, dodavateli a partnery. Vyjednávají, podepisují…
Existuje více než dostatek technik řízení. Některé se zdají složité, zatímco jiné jsou jednoduché, ale…
Víš, jak založit neziskovou organizaci? Přemýšlel jsi o tom? Jsi si vědom, jak časově náročný…
Čím větší je společnost, tím více pozic v oblasti lidských zdrojů nabízí, což znamená, že…
Co je analýza pracovních míst? Už jste někdy slyšeli tento termín, víte, co musíte udělat,…