Jak dodržovat GDPR ve vašem online náborovém procesu?

Podobně jako u tradičního náboru, vzdálený nábor zahrnuje zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání. Ochrana osobních údajů v Evropské unii a ve většině zemí světa je regulována zákonem. Nesprávné shromažďování, zpracování a uchovávání osobních údajů má právní důsledky. Jak se řídit GDPR ve vašem online náborovém procesu?

Jak se řídit GDPR? – obsah:

1. Cíle a úkoly náboru
2. Online nábor
3. Pravidla GDPR
4. Jak se řídit GDPR?
5. Shrnutí

Cíle a úkoly náboru

Vzdálený nábor se stává stále populárnějším, protože zajišťuje efektivní komunikaci mezi organizací a uchazeči o zaměstnání. Je to také nákladově efektivní a časově úsporné řešení. Online pracovní inzeráty mohou být často aktualizovány a množství uchazečů je obrovské.

Nábor je součástí řízení lidských zdrojů. Termín sám o sobě může být chápán jak v úzkém, tak v širokém smyslu. Na jedné straně může být nábor vnímán jako celý proces získávání, informování a přitahování uchazečů o zaměstnání. Na druhé straně se často označuje jako metoda identifikace uchazečů pro budoucí výběr.

Hlavním cílem náborového procesu je vybrat uchazeče, kteří splňují požadavky společnosti, což je ekvivalentní zajištění adekvátního počtu kvalifikovaných zaměstnanců pro organizaci. Konkrétně je jeho účelem motivovat lidi, aby se ucházeli o dostupné pozice v organizaci, a poté vytvořit seznam uchazečů, kteří budou podrobeni výběru.

Online nábor

Vzhledem k globální digitalizaci a pandemii COVID-19 se vzdálený nábor stal ještě běžnějším. Proto se často setkáváte s nabídkami práce na populárních pracovních portálech, které jsou zveřejněny s klauzulí “vzdálený nábor”. Kromě zaslání vaší žádosti online je zbytek procesu zpracován pomocí vzdálených nástrojů a telefonu.

Pokud daná žádost upoutá pozornost náboráře, zavolá uchazeči a domluví si pracovní pohovor po telefonu nebo počítači. V případě video pohovoru obdrží uchazeč pozvánkový e-mail spolu s odkazem na instantní messenger, který používá náborář. Všechno, co musí udělat, je aktivovat odkaz a připojit se k setkání v určený den a čas. Mezi nejpopulárnější aplikace pro instantní zprávy patří: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams a Signal.

Etapy online náboru

Náborový proces se skládá z několika etap, jako jsou:

Etapa 1 – Zveřejnění pracovní nabídky, shromažďování e-žádostí a předvýběr. Po výběru žádostí pro další postupy náboráři volají uchazečům o zaměstnání a domlouvají si pracovní pohovory. Během prvního setkání ověřují některé základní informace, např. hodnotí znalost cizího jazyka uchazeče. Konečné jmenování je potvrzeno e-mailem.

Etapa 2 – Online pracovní pohovor. V této fázi náboráři kontrolují dovednosti a zapojení uchazeče, a také rozhodují, zda je kvalifikovat pro další etapy náborového procesu.

Etapa 3 – Další ověření. Uchazeči řeší testy a úkoly. Náboráři na oplátku v této fázi učiní své konečné rozhodnutí.

Etapa 4 – Onboarding online. Po rozhodnutí o úspěšném uchazeči a nabídce zaměstnání mohou náboráři uchazeče najmout a dokončit proces onboardingu.

Pravidla GDPR

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) je zákonem o ochraně osobních údajů EU, který je přímo použitelný od 25. května 2018 a nahrazuje směrnici o ochraně osobních údajů z roku 1995. Osobní údaje jsou poměrně širokým termínem spojeným s identifikací konkrétní osoby. Ochrana údajů se především týká:

• jména a příjmení
• národního identifikačního čísla
• domácí adresy
• e-mailu
• jména banky a čísla účtu
• fotografií lidí
• informací týkajících se fyzického nebo duševního zdraví
• IP adresy počítače
• náboženství
• rasy
• etnického původu
• sexuální orientace

Současným problémem globálního dosahu jsou otázky spojené se shromažďováním údajů, ztrátou soukromí a hrozbou osobní bezpečnosti. V tomto ohledu je GDPR nejpřísnější regulací, která je pilířem jurisdikce EU. Podobné směrnice platí v jiných zemích, např. v Brazílii, Austrálii, Japonsku, Thajsku a některých státech USA.

Jak se řídit GDPR v online náboru?

Když náborový proces začíná, zaměstnavatel se stává správcem osobních údajů a může získat takové údaje jako:

• jméno a příjmení
• datum narození
• vzdělání
• kvalifikace
• pracovní historie
• kontaktní údaje.

Organizace musí dodržovat zákony o ochraně údajů pro danou zemi při shromažďování a zpracovávání výše uvedených informací. Uchazeč, který se uchází o práci, je povinen přiložit souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro účely náboru. Povinností zaměstnavatele je odstranit osobně identifikovatelné informace uchazeče po skončení náborového procesu.

Je třeba poznamenat, že pracovní portály neplní žádnou administrativní roli a nezpracovávají žádné osobní údaje. Jejich funkce je omezena na prezentaci nabídek hlavního subjektu a poskytování nástrojů pro shromažďování žádostí.

Klíčové informace o souladu s GDPR

• Sada informací, které může zaměstnavatel během náborového procesu získat, je uzavřená a zahrnuje údaje, které již byly zmíněny výše. Zaměstnavatel nemá právo požadovat informace týkající se například rodinného stavu, etnického původu nebo sexuální orientace.
• Vzhledem k cíli náborového procesu, kterým je získání zaměstnanců, musí shromážděné údaje sloužit pouze tomuto účelu. Údaje nelze použít v žádné jiné situaci. Je nepřijatelné volně využívat údaje a zpřístupňovat je jiným subjektům.
• Zpracování údajů uchazečů musí být založeno na jejich písemném souhlasu.
• Během náborového procesu musí zaměstnavatel informovat své uchazeče o názvu společnosti a sídle, účelu shromažďování údajů, a právu na přístup k informacím.
• V každé fázi náborového procesu mají uchazeči o zaměstnání právo kontrolovat, jak jsou jejich údaje zpracovávány.
• Po skončení náborového procesu je zaměstnavatel povinen smazat všechny shromážděné údaje a správce údajů je musí zabezpečit vhodným způsobem.

Jak se řídit GDPR – shrnutí

Jak se řídit GDPR ve vašem online náborovém procesu? Především se seznamte se zákony o ochraně osobních údajů pro danou zemi. Ve většině z nich jsou osobně identifikovatelné informace uchazečů zvlášť chráněny. Proto je klíčovou otázkou shromažďovat a zpracovávat je pouze pro účely náboru. Také by náboráři neměli získávat žádné informace, které se týkají rasy, původu a rodinného stavu uchazeče.

Navíc je kontroverzní otázkou ověřování údajů o konkrétních uchazečích na sociálních médiích a prověřování jejich pracovních zkušeností jako součást background checku. Podle GDPR jsou takové praktiky nepřijatelné. Nicméně vzhledem k tomu, že tyto informace jsou dostupné široké veřejnosti, je obtížné je považovat za neetické.

Celkově je otázka souladu s GDPR v náborovém procesu širokým tématem. Vhodná příprava a znalost právních předpisů značně usnadní postup získávání nových zaměstnanců.

Již víte jak se řídit GDPR ve vašem procesu vzdáleného náboru. Přečtěte si naše další zdroje: 5 tipů, jak se připravit na online pracovní pohovor.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedIn, Instagramu, YouTube.