Firma bez kanceláře. Jak efektivně pracovat na dálku a řídit svůj tým.

Uvažovali jste někdy o tom, jak pracovat na dálku? Ne každá firma potřebuje mít kancelář, i když má zaměstnance. Práce na dálku je stále populárnější řešení. Tento způsob zaměstnání má své výhody a nevýhody, jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele. Zvažujete to? Zjistěte, na co si dát pozor a co si pamatovat, když se rozhodujete provozovat malou firmu bez kanceláře.

Jak pracovat na dálku – obsah:

1. Firma bez registrovaného sídla? Právní záležitosti
2. Najměte správné lidi
3. Zajistěte dobrou komunikaci
4. Určete překrývající se hodiny
5. Mapujte projekty

Zaměstnávání pracovníků na dálku eliminují náklady na pronájem prostor, včetně poplatků za služby nebo najímání úklidové firmy. Ušetřené peníze mohou být investovány do rozvoje firmy nebo do mezd. Výběrem této formy spolupráce si podnikatel může také dovolit zaměstnávat specialisty z jakéhokoli místa na světě, aniž by byl omezen na konkrétní město a bez nutnosti je přivádět do firmy.

Firma bez registrovaného sídla? Právní záležitosti

Každá firma musí mít registrované sídlo – adresa, na které firma prodává, vyrábí nebo poskytuje služby, musí být uvedena úřadům. Pokud podnikatel nechce pronajímat kancelář, může uvést svou bydliště jako hlavní místo podnikání.

Je také dobré vědět, že práce na dálku, známá také jako e-práce nebo telepráce, je formou zaměstnání regulovanou pracovním právem. Podle Zákoníku práce (oddíl II Pracovní vztah, kapitola II b – zaměstnávání zaměstnanců formou telepráce) taková práce:

1. Mohou být vykonávána pravidelně mimo pracoviště, za použití elektronických prostředků komunikace ve smyslu ustanovení o poskytování elektronických služeb (telepráce).
2. Telepracovník je zaměstnanec, který vykonává práci za podmínek uvedených v § 1 a sděluje výsledky práce zaměstnavateli, zejména prostřednictvím elektronické komunikace.

Takže, zjednodušeně řečeno, telepráce spočívá v poskytování práce mimo pracoviště a zasílání jejích výsledků zaměstnavateli například e-mailem.

Zaměstnávání zaměstnanců formou telepráce může probíhat jak na základě pracovní smlouvy, tak na základě smlouvy občanskoprávní, tj. smlouvy o dílo, smlouvy o provedení práce nebo agenturní smlouvy.

Najměte správné lidi

Práce na dálku není pro každého. Kromě potřebných znalostí by pracovník na dálku měl umět řídit svůj čas a být nezávislý. Hledejte lidi, kteří nepotřebují být řízeni. Komunikační dovednosti a jasné formulování myšlenek a pokynů jsou také důležité, protože vzdálená komunikace má svá omezení.

Pamatujte, že i když jste v kontaktu jen občas, stojí za to hledat lidi, s nimiž bude tento kontakt potěšením. Práce s extrémně talentovaným, ale obtížným specialistou může také skončit neúspěchem. Samozřejmě, že nejde o zaměření se na charakter zaměstnanců místo jejich kompetencí. Nicméně, hledejte kompromis. “90 % kultury firmy tvoří lidé, které najmete,” věří Sean Byrnes, business angel a generální ředitel Flurry.

Zajistěte dobrou komunikaci

Velkou překážkou v práci na dálku – zejména na začátku – může být nedostatek kontroly nad zaměstnanci. Diskutování o aktuálních úkolech a kontrola jejich práce přes internet je obtížnější, i přes různé technologické řešení.

Musíte zajistit, aby vaši zaměstnanci přesně věděli, co od nich očekáváte, co mají dělat a co se aktuálně děje. Každý by měl znát svou roli v týmu a na koho se může obrátit, pokud má problém. Zpětná vazba je stejně důležitá. Kromě delegování úkolů dobrý vůdci také umí naslouchat, pokládat otázky a poskytovat vedení. Dobrou myšlenkou je zavést do firemního rozvrhu krátké, pravidelné schůzky se zaměstnanci, např. přes Skype nebo Google Hangouts. Během nich bude tým moci hovořit o tom, na čem pracují, co ještě zbývá udělat a zda jsou nějaké problémy.

Kromě toho se občas setkejte neformálně. Práce na dálku také ztěžuje budování a udržování vztahů s kolegy, což může mít dopad na morálku týmu. Podporujte dobré vztahy se zaměstnanci a poskytněte jim místo, kde si mohou povídat, nejen o pracovních záležitostech. To jim usnadní se navzájem poznat a stát se přáteli. Pokud si myslíte, že taková videokonference nebude fungovat, zkuste založit tematický kanál na Slacku, skupinový chat na Skypu nebo dokonce skupinu na Facebooku.

Určete překrývající se hodiny

Práce na dálku je spojena s flexibilní pracovní dobou. Někteří zaměstnanci dávají přednost práci ráno a jiní večer, díky čemuž jsou efektivnější. Nicméně, takové uspořádání může ztížit práci celého týmu – je obtížnější pracovat, když odpovědi na e-maily a další zprávy přicházejí s několika hodinovým zpožděním. Navíc, pokud pracujete sami, kdy chcete, vlastně budete pracovat neustále. A to znamená, že budete k dispozici na telefonáty od pondělí do neděle, jak ráno v sedm, tak večer v deset.

Takže přemýšlejte o tom, zda si neuložit dva až tři hodiny denně nebo týdně pro sebe a své zaměstnance, během nichž by měli být všichni online.

Mapujte projekty

Je mnohem snazší se posadit k práci nebo sledovat pokrok vašeho týmu, když přesně víte, co je třeba udělat. Při práci na dálku je dobré naplánovat a rozdělit všechny důležité projekty na tabuli nebo časovou osu.

Metoda, kterou často používají startupy a vývojáři k organizaci práce, je Scrum. Scrum je metoda, kde projekty a úkoly jsou napsány na kousky papíru a poté připevněny na příslušné sloupce na tabuli – sloupce představují jednotlivé prvky procesu (např. “naplánováno”, “v procesu”, “testování”, “urgentní k dokončení”, “hotovo”). V prvním sloupci se vytváří fronta úkolů, které jsou prioritizovány a kolik hodin se na ně očekává (pomocí různých barev karet je můžete rozdělit do kategorií). Poté jsou karty umístěny jedna po druhé zleva doprava, jak práce postupuje do sekce “hotovo”.

Díky tomu můžete průběžně sledovat vývoj projektu, odhadnout, jaké jsou největší problémy. Jde práce podle plánu a kolik úkolů ještě zbývá dokončit? To usnadňuje kontrolu práce týmu – pracovníci na dálku jsou obvykle hodnoceni podle dosažených výsledků, a ne podle času stráveného u počítače.

Možná jste projektový manažer? Pokud ano, nezapomeňte si přečíst náš článek o výzvách spojených s prací na dálku a jak je překonat.

Co si myslíte o práci na dálku – stojí to za to, nebo je lepší pracovat v kanceláři? Podělte se o svůj názor a označte nás na Twitteru!