Jak implementovat strategii řízení znalostí v malých a středních podnicích? 5 užitečných tipů

Co je znalost?

V kontextu podnikání lze znalost definovat jako myšlenky, koncepty nebo pozorování, které se používají k podnikání za účelem zisku.

Vztah mezi daty, informacemi a znalostmi

Data sama o sobě jsou pouze faktem, které nemá význam bez interpretace. Až po zpracování a uspořádání se stávají informacemi, které odpovídají na otázky jako: Kdo? Co? Kde? Kdy? Vysvětlování a porozumění informacím, které přijímáme, nám poskytuje znalosti potřebné k rozhodování.

Znalost je neocenitelnou součástí obchodní strategie společnosti, protože může vytvořit konkurenční výhodu. Je důležité identifikovat slabiny a mezery ve znalostech.

Co je řízení znalostí?

Bez ohledu na to, co děláte, je dobré mít plán akce. Vedení podnikání není výjimkou. Strategie vám umožňuje realizovat poslání a cíle vaší společnosti tím, že specifikuje směr a typ akcí, které je třeba podniknout. Efektivní řízení znalostí v organizaci usnadňuje zachycování, sdílení a využívání znalostí.

Kódování a personalizace

Některé z nejběžnějších strategií používaných v praxi jsou kódování a personalizace. Kromě toho jsou spojeny s koncepty formálních (explicitních) a tacitních (implicitních) znalostí.

Strategie kódování je založena na formálních znalostech uložených v podnikové dokumentaci – technických specifikacích, školících materiálech, zprávách, analýzách atd. Tato forma značně usnadňuje přenos znalostí na nové i stávající zaměstnance.

Strategie personalizace je naopak založena na mezilidském kontaktu mezi zaměstnanci a výměně zkušeností mezi nimi. V tomto případě dochází k sdílení takzvaných tacitních znalostí během týmových schůzek, rozhovorů, diskusí atd.

Řízení znalostí v MSP

Vedení podnikání je náročný úkol kvůli vysoké dynamice změn a potřebě neustálého rozvoje. To může být obzvlášť náročné pro malé a střední podniky, jejichž dosah a zdroje jsou výrazně omezené.

Příspěvek sektoru MSP k ekonomickému růstu je značný. Malé a střední podniky jsou často zdrojem inovativních řešení a diverzifikují trh. Mají zjednodušenou organizační strukturu a obvykle nabízejí specializované produkty a služby.

Kapital používaný k rozvoji podnikání obvykle pochází z úspor vlastníků, bankovních úvěrů nebo někdy od soukromých investorů, jako jsou business angels. Zaměstnávají relativně malé množství lidí (malé firmy – maximálně 50 zaměstnanců, střední firmy – mezi 50 a 250 zaměstnanci), aby si mohli udržet blízký vztah s vedením a identifikovat se s cíli společnosti.

Autorita je centralizovaná – většina rozhodnutí je činěna výhradně na základě názoru a zkušenosti vlastníka. Dozor nad všemi oblastmi podnikání tímto způsobem nese rizika – budoucnost podnikání závisí na kompetenci vlastníka, některé oblasti řízení mohou fungovat neefektivně a intelektuální potenciál zaměstnanců může zůstat bez povšimnutí.

Výhody implementace strategie řízení znalostí

Provádění změn vyžaduje čas a úsilí. Uplatnění strategie řízení znalostí závisí hodně na postoji vedení a zaměstnanců. Nicméně je to nezbytné pro rozvoj a růst potenciálu vaší společnosti. Jak můžete těžit z provedení některých změn ve svém stylu řízení?

• Zvýšená efektivita – koherentní a organizovaný systém řízení umožňuje zaměstnancům snadno přistupovat k informacím, což zlepšuje kvalitu jejich práce,
• lepší spolupráce a komunikace – používání informačních systémů a různých komunikačních kanálů zaručuje větší transparentnost a budování pozitivních vztahů v rámci týmu,
• Efektivní proces rozhodování – přístup k znalostem a zkušenostem zaměstnanců pomáhá získat objektivní perspektivu potřebnou k podnikání v souladu s cíli společnosti,
• Rozpoznávání mezer a nedostatků – jakmile dokončíte a zdokumentujete znalosti, které jste shromáždili, můžete identifikovat další příležitosti ke zlepšení vašich podnikových procesů, bezpečnost – ukládáním dat na servery nebo do dokumentů snižujete riziko, že data opustí vaši organizaci.

Faktory úspěchu pro implementaci řízení znalostí v organizaci

Pokud nevíte, co jsou faktory úspěchu, přečtěte si tento článek. Opět existuje několik organizačních charakteristik, které mohou výrazně usnadnit zavádění pozitivních změn v strategickém řízení znalostí. Mezi ně patří:

• Ochota neustále se zlepšovat a učit se,
• Ochota předávat znalosti ostatním, zapojení zaměstnanců,
• Přizpůsobení organizační struktury a technických zařízení,
• Důraz na hodnotu znalostí a přínosy jejich využívání.

Barriers to implementing knowledge management strategies in SMEs

Zmiana návyků vyžaduje čas a úsilí, protože existuje několik překážek. Předem vědět o omezeních, která se mohou během tohoto procesu objevit, vám usnadní se s nimi vypořádat. Zde jsou některé možné problémy, které vyžadují vaši pozornost:

• Neochotní zaměstnanci – vedoucí pracovníci se mohou obávat úniku informací, které by poškodily postavení společnosti, zatímco ostatní zaměstnanci se mohou obávat ztráty určitého místa v hierarchii,
• Nedostatek angažovanosti – často vyplývá nebo souvisí s výše uvedeným důvodem. Může se týkat zaměstnanců a samotných vlastníků, kteří se budou více soustředit na jiné aktivity,
• Nedostatek času a zdrojů na zaměření se na řízení znalostí,
• Nedůvěra v poradce – kritika od externisty může být vnímána jako útok spíše než jako pokus o pomoc a přinést změnu.

Jak implementovat strategii řízení znalostí ve vaší společnosti?

Ve skutečnosti může být implementace systému řízení znalostí pro majitele podniků náročná. Nedostatek informací a neznalost mohou být zpočátku zastrašující. Nicméně přidaná hodnota, kterou můžete získat, za to rozhodně stojí. Mějte na paměti následující tipy, které vám usnadní úspěšné dokončení procesu:

• Vyhodnoťte svou současnou situaci – prozkoumejte efektivitu stávajícího systému, věnujte pozornost postupům, personálu, technologii a organizační struktuře. Zjištění nesrovnalostí vám umožní určit, co stojí za to zlepšit,
• Objasněte své cíle – jakmile identifikujete slabiny organizace, stanovte si dlouhodobé a krátkodobé cíle, abyste věděli, na co se zaměřujete a mohli sledovat svůj pokrok,
• Připravte se na změny – přizpůsobení nové strategie zahrnuje celou firmu. Tyto změny mají také dopad na zaměstnance společnosti, kteří jsou cenným aktivem,
• Podnikejte kroky – poslední a nejnáročnější fází je implementace systému řízení znalostí do každodenního používání. To vyžaduje nejen hodně peněz, ale také proaktivní přístup ze strany vlastníků a zaměstnanců.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.