7 kroků k vytvoření efektivní PR strategie pro akce

Existuje mnoho zajímavých a různorodých nástrojů pro zvládání veřejných vztahů. Jedním z nich je často podceňovaný event marketing. Ale jak se na akci připravit? Ukážeme vám cestu k efektivní PR strategii pro akce.

Efektivní PR strategie pro akce – obsah:

1. Co je PR?
2. Co je AKCE?
3. Co bych měl připravit před akcí? – PR strategie pro akce
4. Jakou roli hraje akce v PR a komunikaci?
5. Typy akcí
6. Klíčové otázky

Co je PR?

Existuje mnoho definic veřejných vztahů a každá z nich přináší novou verzi tohoto pojmu. Stručně řečeno, PR se zaměřuje na formování sociálních vztahů provozujícího subjektu s jeho okolím. Je to soubor vědomých, plánovaných a dlouhodobých akcí a aktivit, které mají za cíl co nejlépe prezentovat značku a pečovat o dobrý obraz organizace nebo osoby.

Co je AKCE?

V angličtině akce označuje příležitost. Z teoretického hlediska se event marketingem zabývají mimo jiné komunikační a mediální vědy, ekonomie a management, cestovní ruch a psychologické vědy týkající se lidského chování během hromadných akcí. V praxi event marketing funguje jako jeden z nástrojů PR marketingových strategií. Zahrnuje neustálou organizaci různých typů akcí, jejichž cílem je mít přímý dopad na realizaci stanovených cílů podniků.

Co bych měl připravit před akcí? – PR strategie pro akce

Při plánování akce je dobré vzít v úvahu několik důležitých bodů, které podpoří naši práci a umožní nám kontrolovat různé situace během setkání. Mezi ně patří:

1. Vytvoření seznamu pro nouzové situace – kontrolní seznam rozšířený o postupy související s řešením nouzových situací.
2. Příprava prohlášení pro média – modelové prohlášení nebo tisková zpráva, napsaná předem a prezentující nejdůležitější informace a reakci na krizi.
3. Vytvoření seznamu kontaktů a médií – tento seznam by měl obsahovat všechny informace pro kontaktování zástupců médií (např. jméno, telefonní číslo, e-mailová adresa).
4. Správné určení zástupců médií.
5. Zajištění komunikace – kromě označení záchranného a požárního vybavení a samostatné místnosti pro služby odpovědné za zabezpečení akce atd.
6. Určení zóny pro média – jiný čas vstupu a samostatná zóna od ostatních účastníků.
7. Připravit kopie všech potřebných dokumentů.

NEZAPOMEŇTE!

Pro přípravu a organizaci úspěšné akce potřebujete především zdravý rozum, podrobný program, bezpečnost na všech úrovních od kyberprostoru po pojistné smlouvy, hodně trpělivosti a každodenní úsilí.

Jakou roli hraje akce v PR a komunikaci?

Akce se mohou zaměřit na různé specifické aspekty posilování společnosti, jako je image, charita nebo prodej. Mohou propagovat konkrétní produkty, značky, služby nebo dokonce myšlenky. Pro manažera akce bude užitečné pravidlo “5W“, které v případě organizace akce může mít podobu následujících otázek:

• Co – co organizujeme?
• Kdo – pro koho je akce určena?
• Kde – kde ji organizujeme?
• Kdy – jaký je čas a datum akce?
• Proč – za jakým účelem organizujeme akci?

Pokládáním těchto 5 základních otázek významně podporujeme myšlenku a realistické předpoklady o organizované akci.

Při organizaci akce nezapomeňte určit, jaký rozsah marketingových aktivit zvolit a jak nasměrovat zprávu:

• ATL (Above the line) – strategie marketingových aktivit, které se provádějí v tradičních médiích (rádio, televize, tisk, plakáty, venkovní reklama),
• BTL (Below the line) – marketingové aktivity zaměřené na spotřebitele, které nejsou reklamou v masových médiích.

Typy akcí

Akce lze také rozdělit do různých typů podle účelu a povahy:

• Firemní a obchodní akce
• Výstavy a veletrhy
• Rekreační a zábavné akce
• Občanské a vládní akce
• Marketingové akce
• Konference a setkání
• Společenské akce
• Sportovní akce

Akce je dokonalým doplňkem k vícestupňové PR nebo marketingové kampani, např. zaměřené na online prodej produktu. Je to také skvělá příležitost pro interakci a přímý rozhovor se zákazníkem a médii. Akce se zaměřují na komunikaci a setkání s konkrétním příjemcem. Budují vztahy, podporují kontakty s partnery a zaměstnanci, integrují a propojují.

Podívejte se na Nejlepší PR kampaně roku 2021.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku a Twitteru.