Co je to projektový plán a k čemu slouží? | #18 Jak začít s projektovým řízením

Až projekt obdrží schválení od zúčastněných stran, je čas připravit harmonogram. Než se projektový tým sejde poprvé, projektový manažer připraví strukturu projektu.

Harmonogram projektu – obsah:

1. Úvod
2. Jak vytvořit harmonogram projektu?
3. Jak se harmonogram projektu liší od projektového plánu?
4. Příklad harmonogramu projektu
5. Shrnutí

Úvod

Harmonogram projektu je obecný dokument, který vám umožňuje mít přehled o jednotlivých úkolech určených k průběžné realizaci. Tyto úkoly jsou obsaženy v podrobném backlogu nebo prezentovány na kanban tabuli. Harmonogram zahrnuje milníky, úkoly a klíčové události, stejně jako pocit perspektivy, kde se projekt nachází na cestě k dosažení cíle.

Nejčastěji je harmonogram vizualizací toho, jak na sobě cíle projektu závisí a v jakém pořadí pokračovat. Harmonogram projektu také ukazuje časový rámec se stanovenými daty.

Jak vytvořit harmonogram projektu?

Při vytváření harmonogramu je nejlepší zvolit přístup zdola nahoru. Rozdělte celkový projekt na hlavní problémové bloky nebo oblasti. Tyto oblasti mohou být tak obecné, jako je budování týmu, UX design, programovací práce nebo marketing. Harmonogram projektu se nejlépe připravuje pomocí specializovaného softwaru. To umožní:

• snadné přidávání a seskupování událostí, stejně jako provádění změn – například může být, že rozdělíme úkoly oddělené jako UX design do samostatných skupin vizuálního designu a přípravy textu. S pomocí softwaru to můžeme udělat několika kliknutími, místo abychom přeuspořádávali textový soubor nebo tabulku,
• vizualizaci trvání každého úkolu – takže můžeme snadno naplánovat úkoly s ohledem na dostupnost lidí a zdrojů potřebných k jejich dokončení,
• označení vzájemných závislostí mezi úkoly – nastavení upozornění na závislosti je velmi užitečná funkce dostupná v některých programech, díky níž máme jistotu, že se nikdo nepustí do dokončování práce v budově, kde ještě nebyla položena instalace.

To učiní harmonogram čitelným pro všechny zúčastněné. aktualizace a doplňování.

Harmonogram je nejčastěji reprezentován následujícími pohledy:

• škálovatelný kalendář – s označenými úkoly k dokončení; pomocí kalendáře je snazší než v jiných pohledech přejít do plánování, například při přiřazování práce konkrétním lidem a plánování schůzek,
• Ganttův diagram nebo podobná vizualizace úkolů na časové ose – obecný pohled ukazující celou dobu trvání projektu je jeho harmonogram, zatímco rozšířená verze se používá k vytvoření a podrobnosti projektového plánu,
• mapy epických úkolů, také známé jako agregované úkoly – to znamená vizualizaci, která ukazuje mimo jiné, jaké procento úkolů souvisí s konkrétní oblastí realizace projektu, například “testovací” epik může zahrnovat úkoly související s interním testováním prototypu softwaru, stejně jako konečné testování na místě klienta.

Jak se harmonogram projektu liší od projektového plánu?

Harmonogram se od projektového plánu liší především svým účelem a úrovní detailu. Harmonogram je kostra projektu, která primárně zobrazuje jeho klíčové oblasti a milníky. Jeho účelem je načrtnout jasný a zjednodušený obraz celého projektu. Projektový plán se však vytváří k rozboru realizace každého úkolu, až do nejmenších detailů, které stojí za to zaznamenat.

Harmonogram odpovídá na otázku, co realizujeme. Tam najdeme obecné pokyny pro trvání různých fází projektu a označení klíčových okamžiků. Projektový plán naopak slouží k popisu, jak provést každý úkol.

Z dobrého harmonogramu je snadné přečíst cestu vedoucí k realizaci cíle projektu, protože ukazuje pouze milníky představující nejobecnější a nejdůležitější okamžiky realizace. Nicméně, díky softwaru pro řízení projektů se hranice mezi harmonogramem a projektovým plánem stala poměrně tekutou. To je způsobeno tím, že množství způsobů vizualizace dat umožňuje plynule přecházet mezi podrobnými pohledy na jednotlivé úkoly a nejobecnějším obrazem harmonogramu celého projektu.

Příklad harmonogramu projektu

Představme si, že chceme realizovat projekt na prezentaci dobrodružné hry, která se odehrává ve virtuální realitě na mezinárodním veletrhu.

Abychom vytvořili harmonogram, musíme označit klíčová data – začátek projektu, termín pro přihlášky vystavovatelů na veletrh, stejně jako datum veletrhu a konec projektu. Dalším krokem je definovat cíle a zadat je do vybraného programu jako souhrnné úkoly, epiky nebo případně štítky. V našem příkladu to budou zahrnovat:

• Příprava hry – epik bude zahrnovat úkoly jako příprava stabilní testovací verze hry, která může být zpřístupněna veřejnosti, testování, instalace na hardware, který bude k dispozici na veletrhu
• Příprava stánku – příprava vybavení, propagačních materiálů, soutěží pro návštěvníky, nákup a zajištění vybavení
• Plánování cesty – rezervace hotelu, nákup vstupenek na akce, zajištění dopravy
• Analýza úspěšnosti prezentace po návratu – zda se hře podařilo přilákat předpokládaný počet zákazníků, zda se podařilo navázat obchodní kontakty a partnerství, a také zda se vešla do rozpočtu vyčleněného na propagaci

Každý z epiků může mít supervizora – jmenovaného, aby převzal odpovědnost za jeho celkovou realizaci. V mnoha projektech je však touto osobou projektový manažer, zatímco členové týmu přebírají odpovědnost pouze za jednotlivé úkoly.

Dalším krokem se týká označení milníků. Dokončení každého milníku se pravděpodobně bude skládat z úkolů patřících do více epiků. Pokud je prvním milníkem přijetí prezentace na veletrhu organizátory akce, bude zahrnovat úkoly patřící do skupin “networking”, “příprava hry” a “příprava prezentace”, mimo jiné.

Harmonogram pro každý projekt se vyvíjí individuálně. I když si můžete pomoci hotovou šablonou, stále to pravděpodobně vyžaduje významné úpravy. Největší zlepšení bude použití vašeho harmonogramu vytvořeného dříve na podobném projektu.

Shrnutí

Dobře připravený harmonogram na začátku projektu značně usnadňuje práci. Slouží nejen projektovému manažerovi, který díky němu získává přehled o strategii jednání, ale také projektovému týmu, který může snadno vidět, v jaké fázi se prováděná práce nachází a na co je zaměřena. Harmonogram je také cenným nástrojem, který podporuje transparentnost realizace, protože umožňuje zúčastněným stranám vidět strukturu projektu a nezávisle porovnat stav realizace s nastavenými cíli projektu.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.