Co je to systém 5S? Jak může tato metoda změnit atmosféru na pracovišti?

Systém 5S umožňuje udržovat pořádek a organizovat pracovní prostory pro větší efektivitu. Používá se převážně ve výrobních zařízeních, kde zaměstnanci používají mnoho nástrojů. Metoda je velmi univerzální a může být úspěšně využívána různými odvětvími a obory, dokonce i kancelářemi a poskytovateli služeb. Hlavním cílem štíhlé metody 5S je prevence plýtvání. Plýtvání znamená různé věci na různých pracovištích, ale účinek snížení plýtvání by měl být stejný. Metoda systému 5S zvyšuje efektivitu zaměstnanců a přináší lepší pracovní výsledky. Metoda 5S je přímo spojena se štíhlým managementem a je vnímána jako jedna z klíčových metod používaných pro správnou organizaci pracovního prostředí.

Co je systém 5S? – obsah:

1. Co znamená zkratka 5S?
2. Třídit
3. Upravit
4. Lesk
5. Standardizovat
6. Udržovat
7. Výhody systému 5S

Co znamená zkratka 5S?

Systém 5S byl v Japonsku používán po desetiletí, ale na začátku 80. let 20. století získal popularitu. Rozšířil ho Takashi Osada. Název systému pochází z pěti činností, které vytvářejí efektivní pracovní místo, když jsou prováděny po sobě. Původní název systému byl vytvořen v japonštině a později přeložen do angličtiny. Obsahuje následující prvky:

• Seiri – třídit
• Seiton – upravit
• Seiso – lesk
• Seiketsu – standardizovat
• Shitsuke – udržovat

Je velmi důležité provádět všechny kroky systému v určitém pořadí. Každá fáze je přímo spojena s následující a vytvářejí určitý typ procesu. Během třídění připravujeme prostor pro uspořádání nástrojů, odstraňujeme všechny nástroje, které nejsou nezbytné. Dalším krokem je lesk – úklid vybraného pracovního prostoru. Po všech třech krocích následuje okamžik standardizace procesů, aby se všem ukázalo, jak provádět všechny kroky. Další krok, udržitelnost, znamená, že celý postup musí být opakovatelný.

Třídit

První fáze je odstranění všech nepotřebných prvků z pracovního místa. Hlavním faktorem při třídění je užitečnost objektu. V některých případech je v této fázi nutné vytvořit další prostor pro dočasné uložení nástrojů, které nejsou klasifikovány a mohou být užitečné. Takové nástroje musí být označeny speciálními štítky a uchovávány po určitou dobu. Pokud po předem stanovené době nebudou tyto objekty použity, musí být odstraněny z pracovního prostoru. Na pracovním místě by měly být uchovávány pouze užitečné, nezbytné nástroje.

Co dělat s nástroji, které byly klasifikovány jako zbytečné?

Některé z nástrojů, které jsou během třídění klasifikovány jako nepotřebné, musí být odstraněny z pracovního místa, ale nemusí být vyhozeny. Některé objekty by měly být uchovávány na jiném místě, přičemž identifikace správného místa pro tyto objekty může být obtížná. Nejlepším způsobem, jak se s tímto problémem vypořádat, je metoda 5 červených štítků. Na objektu musí být připevněn štítek s informací o místě, kde byl objekt nalezen. Všechny objekty s připevněnými červenými štítky by měly být uloženy na jednom předem stanoveném místě, které bude sloužit jako čekací zóna.

Co dělat s objekty ponechanými v čekací zóně?

Oblíbený přístup předepisuje ponechat objekt s červeným štítkem po 30 dní v čekací zóně. Po této době, pokud objekt zůstane nevyužit, můžeme předpokládat, že není potřebný na tomto primárním pracovním místě a je rozšiřitelný. V tuto chvíli je třeba zvážit, zda může být v budoucnu potřeba pro objekt, pokud je odpověď ano, měl by být objekt uložen a uchován ve skladu. Jinak by měl být prodán, recyklován nebo vyhozen. Nepotřebné objekty by neměly být uchovávány „pro jistotu“, protože to vede k chaosu.

Jaký je přínos třídění?

Hlavním přínosem třídění je eliminace problémů souvisejících s nadměrným hromaděním zbytečných objektů na pracovním místě. Problémy se zdají být nepodstatné, ale jsou hlavním důvodem plýtvání časem a zdroji ve firmách. Nadměrné množství nástrojů uchovávaných v pracovním prostoru ztěžuje nalezení potřebných nástrojů, prodlužuje čas potřebný na úkol a zvyšuje náklady pro společnost.

Upravit

Tento krok se týká nalezení správného místa pro každý objekt ponechaný v pracovním prostoru. Nejdůležitější je učinit každý nástroj dostupným v takovém množství, které je nezbytné pro daný čas. Všechny potřebné prvky by měly být snadno dostupné. Místa objektů by měla být dobře, viditelně označena. Díky tomu i osoba, která obvykle nepracuje v této konkrétní pracovní oblasti, bude schopna snadno uklidit prostor. Jasnost by měla být hlavním pravidlem při organizaci přidělování míst nástrojů.

Aby se dosáhlo plné jasnosti, používají se různé typy vizuálních označení. Tato označení umožňují rychlou identifikaci místa, kde je objekt uložen. Podle typu společnosti to mohou být štítky, pole, barvy nebo symboly. Čím jednodušší systém, tím lepší. Ve výrobních zařízeních se často používají tabulky odstínů. Tato metoda vyžaduje vytvoření viditelných stop nástrojů na speciální tabuli. Díky této metodě vracení věcí zpět nezabere mnoho času a může být provedeno reflexivně.

Jaké jsou výhody uspořádání věcí?

Uspořádání položek pomáhá rychlé eliminaci plýtvání ve společnosti. Existuje mnoho typů plýtvání, jako jsou:

• Nezbytné pohyby potřebné při hledání nástrojů
• Chybějící zdraví a bezpečnost způsobené chaosem na pracovišti
• Chyby a omyly

Lesk

Po vyčištění prostoru od nepotřebných prvků a nalezení správných míst pro uložení přichází čas na lesk prostoru. Ve třetím kroku se snažíme stanovit standard pro úklid nového pracovního prostoru. V této fázi je nutné přidělit úklidovou oblast danému pracovnímu prostoru. Lesk pracovního prostoru se stane součástí každodenních povinností zaměstnance na dané pozici. Od nynějška bude lesk pracovního prostoru prováděn přímo tímto přiděleným zaměstnancem.

Fáze lesku umožňuje zkontrolovat zda byly všechny předchozí kroky provedeny správně. V přístupu 5S znamená lesk udržování čistoty, nikoli úklid od nuly. Problémy s čistotou by měly být prozkoumány, aby se zjistilo, co by mohlo být jejich příčinou – zaměstnanec nebo špatná implementace přístupu 5S.

Proč by si každý zaměstnanec měl osobně uklidit své pracovní místo?

Přidělení úklidové oblasti každému zaměstnanci má hlubší význam. Každodenní úklid pracovního místa nám umožňuje lépe ho poznat. Během úklidu je možné odhalit problémy s vybavením a nástroji. To dává naději na rychlejší opravu.

Abychom povzbudili zaměstnance, aby se starali o své pracovní místo, můžeme jim dát nové nástroje. O nové věci se staráme ochotněji, navíc takový krok pomáhá vytvářet pocit vlastnictví místa.

Standardizovat

Standardizace spojuje všechny kroky metody 5S do stabilního procesu. Během kroku standardizace musí být celá činnost podrobně popsána a přizpůsobena určitým standardům. V tomto kroku musí být vytvořeny jasné a transparentní pokyny, které by měly pomoci provádět všechny úkoly s velkým detailem. Pokyn by měl obsahovat rozsah povinností každého zaměstnance. Díky dobře napsaným pokynům by měl být zaměstnanec schopen převzít pracovní místo a najít si svou cestu.

Udržovat

Procházení všemi kroky přináší zaměstnancům velké uspokojení. Účinky jsou jasně a rychle viditelné, protože místo je čisté a uspořádané. Bez sebedisciplíny se mohou opět objevit špatné návyky. Tento prvek je obzvláště důležitý, protože vývoj nových, dobrých návyků trvá čas. V tuto chvíli je obzvláště důležité, aby si zaměstnanci uvědomili, že systém 5S není jednorázová akce, ale metoda, která má smysl pouze tehdy, když je vnímána jako proces.

Nástroje na podporu sebedisciplíny

Poslední fáze procesu je nejtěžší dosáhnout, protože předepisuje změnu v organizační kultuře společnosti. Každý zaměstnanec se musí také změnit. Je obzvláště důležité používat podpůrné nástroje k zvýšení a posílení disciplíny. Nejčastěji používaným nástrojem je audit pracovního místa. Pravidelně prováděný audit umožňuje rychlé nalezení nesrovnalostí a problémů. Všechny nesrovnalosti mohou být rychle odstraněny.

Pro podporu sebedisciplíny se používají také jiné metody:

• Vizuální zobrazení pracovních stanic, které ukazují prostor před a po zavedení systému 5S
• Návštěvy jiných oddělení pro srovnání
• Podpora ze strany manažerského personálu
• Hodnocení produktivity, tabulka výsledků

Systém 5S je proces, proto bychom po posledním kroku měli znovu přejít k prvnímu. Musíme si pamatovat, že pravidla a předpisy, jakmile jsou stanoveny, se mohou časem měnit. Neustálý rozvoj a neustálé zlepšování jsou základem štíhlého managementu.

Výhody systému 5S

Každá společnost jistě získá z implementace systému 5S různé výhody. Podobně jsou důvody pro zavedení systému 5S různé pro každou organizaci. Ale některé výhody jsou všude stejné a tyto jsou:

• lepší organizace pracovních prostor
• lepší využití času zaměstnanci
• zvýšení bezpečnostních standardů
• lepší identifikace zaměstnanců v rámci společnosti
• zvýšení kvality produktů (služeb)
• snížení plýtvání
• podpora kreativity zaměstnanců

Shrnutí

5S je nástroj, který přináší mnoho výhod nejen pro společnost, ale také pro zaměstnance. Tato metoda umožňuje zvýšení stability práce a mění atmosféru na pracovišti. Zaměstnanci se mohou soustředit na své povinnosti místo toho, aby se starali o organizační problémy, které brání jejich úsilí. Systém 5S může být vnímán jako skvělá příležitost pro společnost zlepšit procesy bez použití mnoha zdrojů. Nejdůležitější je motivace a zapojení všech zaměstnanců.

Zkontrolujte naše nejlepší tipy na řízení času.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu.