Co je projektové řízení? | #2 Jak začít s projektovým řízením

Téměř každý v životě zvládl nějaký projekt. Možná to bylo organizování narozeninové oslavy, školního výletu, nebo třeba převzetí role vedoucího týmu v práci. Všechny tyto aktivity lze nazvat projektovým řízením. To proto, že je nutné sladit různé úkoly a synchronizovat činnosti alespoň několika spolupracujících lidí, aby se dosáhlo určité hodnoty, například dobré narozeninové oslavy nebo výletu, na který se vzpomíná s úsměvem. Co je projektové řízení? Přečtěte si náš článek a dozvíte se více.

Projektové řízení – obsah:

1. Co je projektové řízení?
2. Standard pro projektové řízení
3. Hodnota projektového řízení
4. Shrnutí

Co je projektové řízení?

Profesionální projektové řízení je nedílnou součástí podnikání. Vyžaduje správné znalosti, nástroje a techniky. Ale především vyžaduje schopnost je efektivně kombinovat. Projektové řízení zajišťuje, že projekt může být dokončen včas a v rámci rozpočtu. Díky projektovému řízení projektový tým spolupracující s projektovým manažerem efektivně komunikuje a efektivně dosahuje stanovených cílů.

Projektové řízení končí poskytnutím určité hodnoty, která je pro společnost nebo klienta velmi důležitá – něčím víc než jen projít všemi fázemi procesu končící předáním hotového produktu, který odpovídá počáteční dohodě. Ačkoli hodnota spojená s projektem může mít čistě obchodní charakter, často má jeho účel sociální nebo environmentální rozměr.

Dnes bychom chtěli nejen odpovědět na otázku, co je projektové řízení. Podíváme se také na to, jak vypadá nový standard projektového řízení založený na hodnotě spíše než na procesech, a odpovíme na otázku, proč je projektové řízení důležité.

Standard pro projektové řízení

Standard projektového řízení od Project Management Institute (PMI) byl vytvořen, protože i přes roky praxe a lepší nástroje stále:

• 48 % projektů není dokončeno včas
• 43 % projektů překračuje rozpočet
• 31 % nedosahuje svého cíle

To vše vedlo výzkumníky a praktikanty projektového řízení k tomu, aby se podívali blíže na to, co chybí v každodenní praxi projektového řízení. Zprávy naznačují, že vyrovnávání se se změnami při provádění složitých úkolů, jako jsou projekty, portfolia a programy, je problém. To proto, že reality, ve kterých je třeba projekty řídit, se mění tak rychle, že společnosti, které fungují podle schematických procesů, často nejsou schopny držet krok s jejich dynamikou. Přispívajícími faktory jsou:

• digitalizace podnikání – tedy potřeba zlepšit schopnost organizovat práci hybridního nebo vzdáleného týmu, který často pracuje asynchronně a používá nástroje v cloudu s různými úrovněmi přístupu,
• rostoucí dynamika trhu – tedy potřeba provádět změny v probíhajících projektech, aby jejich výsledky reagovaly na aktuální poptávku.

Odpovědí praktikantů projektového řízení je zdůraznit:

• flexibilní projektové řízení – tj. globální posun od podrobného plánování úkolů k neustálé práci na zlepšování způsobů spolupráce jako týmu a dynamickému reagování na potřeby zúčastněných stran,
• kultura organizace v udržování talentu, a především
• výsledek, spíše než výstup projektu (dodávka), který odpovídá plánu, a v důsledku toho se stále více klade důraz na hodnotu a odpovídání na otázku “proč?”

Ukazuje se, že hlavním cílem projektového řízení je vytvářet hodnotu. To zahrnuje neustálé zdůrazňování důležitosti a smyslu vykonávané práce a vytvářeného produktu a odpovídání na otázky “proč” a “na co?” týkající se nejen vize společnosti, ale také každodenních aktivit těch, kteří se na projektu podílejí. To vše činí nejen zúčastněné strany, ale také projektové manažery a členy týmu hluboce zapojené do projektu.

Hodnota projektového řízení

Projektové řízení může přinést vynikající výsledky, i když je tým poměrně malý. Nicméně to nemusí být formální řízení, které pokrývá všechny aspekty projektu a generuje zprávy o každém detailu výkonu týmu. Koneckonců, moderní projektové řízení není hodnotou samo o sobě, jak tomu často bylo v minulém století. Primárně má pomoci realizovat projekty. Proto používá pouze ty nástroje, které přinášejí skutečné výhody. A definuje projektového manažera jako pečujícího správce, nikoli autoritativního manažera nebo vůdce.

Jinými slovy, projektové řízení má vytvářet páteř potřebnou k vedení projektu skrze nové, obtížnější nebo riskantní momenty týkající se:

• plánování, organizování a rozhodování na základě znalostí – což je obvykle podporováno specializovaným softwarem, jako je Firmbee, Asana nebo Jira
• vytváření optimálních podmínek pro spolupráci týmu
• příprava a kontrola rozpočtu
• průběžné sledování a analýza stavu projektu
• reagování na změny a řízení rizik

Tato páteř je specifikována podle potřeb týmu a daného projektu s pomocí nástrojů, které se v daném okamžiku ukazují jako užitečné. Projekty stojí za to řídit z několika důvodů. Za prvé, protože zlepšují efektivitu týmu. Za druhé, protože řízení vytváří organizační rámec pro spolupráci, který, pokud je dobře implementován, se stává pohodlným a neviditelným pro ty, kteří ho používají. Za třetí, protože řízení vytváří pořádek, aby byl plán, který se realizuje, jasný pro všechny zúčastněné. To usnadňuje zajištění, že všichni jsou “na stejné vlně”.

Shrnutí

Tradiční projektové řízení bylo založeno na standardizaci procesů. To znamenalo vytvoření rámce, který mohl být opakovaně používán, čímž se zlepšovala efektivita společnosti. Tento přístup však nefunguje ve 21. století. Proto Project Management Institute zavedl nový standard řízení – standard založený na hodnotě.

Umožňuje větší flexibilitu a klade důraz na roli týmu pracujícího na projektu. Jinými slovy, posunulo se to výrazně blíže k principům agilního řízení (Agile), které vzniklo ze softwarového vývoje a které bylo PMI dosud považováno za kuriozitu.

Právě jsme odpověděli na otázku: Co je projektové řízení? Podívejte se na naše další série o Pythonu a Javascriptu!

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu.