Jak může systém řízení projektů pomoci s marketingem událostí?

Ať už organizujete konkrétní akci poprvé, nebo potřetí, měli byste vždy usnadnit provádění specifických aktivit – abyste zajistili lepší kontrolu nad rozpočtem nebo snadnější komunikaci mezi jednotlivými členy týmu pracujícími na společném úspěchu. Speciální software pro řízení projektů vám pomůže dosáhnout takového výsledku. Zajímá vás, jak tento typ systému podpoří vaše marketingové aktivity spojené s akcemi? Čtěte dál.

Řízení projektů a marketing akcí – obsah:

1. Projekt a akce
2. Systém řízení projektů
3. Firmbee – funkce a výhody
4. Shrnutí
5. Podívejte se na naše video o softwaru pro řízení projektů pro správu akcí

Projekt a akce

Pokud chceme, aby se akce stala nástrojem na podporu nejdůležitějších cílů společnosti, musíme se na ni podívat komplexně – jako na projekt, který musí začít plánováním a skončit realizací a vyhodnocením dosažených výsledků. Užitečné může být mít podobný rámec pro projekt a akci: konečný termín, stanovený rozpočet, počet zapojených lidí, délka trvání, řada úkolů, které je třeba splnit. Tímto způsobem budeme schopni zajistit plynulý průběh všech aktivit, což se promítne do pozitivního koncového výsledku.

Systém řízení projektů

Dobří plánovači projektů usnadňují svou každodenní práci pomocí speciálních systémů, ve kterých je mimo jiné možné plánovat harmonogram, nastavovat úkoly, rozdělovat práci nebo sledovat pokrok, stejně jako uchovávat všechny důležité informace na jednom místě s přístupem pro jakoukoli oprávněnou osobu. Správně navržený program také umožňuje stanovit cíle, které mají být dosaženy v rámci projektu/akce, díky čemuž získáte celkový přehled o situaci.

Nástroje pro řízení projektů jsou navrženy tak, aby pomohly projektovým manažerům (stejně jako organizátorům akcí) plánovat, monitorovat a přijímat nápravná opatření, když je to nutné. Když se na akci díváme jako na projekt, můžeme okamžitě vidět, jaké výhody můžeme získat výběrem správného systému v naší každodenní práci.

Firmbee – funkce a výhody

Na trhu najdete řadu programů pro řízení projektů, které budete moci také použít k organizaci své akce. Zejména doporučujeme Firmbee, software, který jsme vytvořili, vybavený všemi funkcemi, které byste mohli potřebovat. Při vytváření našeho řešení jsme vzali v úvahu skutečnost, že projekt a akce mají společné rysy, zejména v oblasti plánování práce a kontroly nad pokrokem a tokem informací – z tohoto důvodu vám můžeme zaručit, že Firmbee dokonale odpoví na všechny vaše potřeby, pokud jde o správu akcí.

Firmbee vám umožní:

• seznam všech úkolů, které je třeba splnit, a rozdělit je konkrétním členům týmu (pomocí Kanban tabulí a možnosti stavů úkolů, prioritizace nebo sledování času),
• udržovat kalendáře pro různé účely,
• nastavit připomínky na nadcházející schůzky nebo úkoly, které je třeba splnit,
• sledovat příjmy a výdaje spojené s realizací akcí, a tím mít plnou kontrolu nad rozpočtem
• uchovávat údaje o všech osobách spojených s akcí – od organizátorů po dodavatele a účastníky
• komunikovat s ostatními lidmi pomocí Slacku
• vydávat faktury

Co víc, shromáždění všech úkolů potřebných pro akci na jednom místě umožní každé osobě zapojené do projektu mít přehled o pokroku práce a být schopna reagovat vhodně, než vypukne požár (např. přijetím konkrétního úkolu nebo podporou procesů a lidí, kteří jsou ohroženi tím, že nesplní své povinnosti včas). S takovým programem můžete zapomenout na nesčetné dokumenty, tabulky nebo dokonce ručně psané poznámky, kde jste dosud uchovávali důležité informace.

Shrnutí

V mnoha ohledech se správa akcí neliší od řízení projektů. V obou případech máme týmy, které vykonávají konkrétní úkoly v daném čase zaměřené na dosažení určitého cíle. Stejně jako realizace projektu (např. v IT společnosti) může být výzvou, vzhledem k technologickým problémům, které se na cestě objevují, v případě konference nebo veletrhu může být obtížné připravit místo nebo program. Právě z tohoto důvodu může být software pro řízení projektů – jako je Firmbee – také použit pro plánování akcí.

Podívejte se na naše video o softwaru pro řízení projektů pro správu akcí:

Čtěte také: 4 trendy v marketingu akcí, na které si dát pozor v roce 2023

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.