Nejlepší postupy pro vytváření faktur

Jaké jsou nejlepší postupy pro vytváření faktur? Je pravda, že fakturu může vystavit kdokoli? Víš, jak rychle a efektivně vystavit faktury? Zdá se, že v současnosti mohou faktury vystavovat nejen zkušení účetní. Protože specialisté mají své tajemství, shromáždili jsme několik jednoduchých tipů a rad, které ti pomohou s tímto procesem. Měl bys být schopen vystavit faktury sám, pokud znáš nejlepší postupy pro vytváření dokumentů. Přečti si článek a zjisti více.

Vytváření faktur – obsah:

1. Používejte hotové šablony
2. Zahrňte své logo
3. Čitelnost na prvním místě
4. Vyhněte se chybám
5. Uveďte přesné datum platby
6. Nabídněte online platbu
7. Posílejte své faktury online
8. Nejlepší postupy pro vytváření faktur – shrnutí

Používejte hotové šablony

Naši seznam nejlepších postupů pro vytváření faktur začínáme návrhem použití hotových šablon. Faktura je oficiální dokument, který potvrzuje transakci mezi prodávajícím a kupujícím. Musí obsahovat určité prvky, které nelze vynechat a které jsou vyžadovány zákonem. K vystavení faktur nemusíte používat specializovaný software – můžete použít i tabulkový program nebo textový editor.

Na internetu je mnoho hotových šablon. Tyto šablony výrazně usnadňují proces fakturace. Vše, co musíte udělat, je vyplnit prázdná místa obsahem a faktura je hotová. Taková faktura bude obsahovat všechny potřebné, důležité informace. Hotové šablony lze najít také v softwaru pro fakturaci. Je to obzvlášť dobrý zdroj šablon, protože všechny byly vytvořeny specialisty. Můžete si být jisti, že na vaší faktuře nebudou chybějící prvky, zejména ty, které jsou vyžadovány zákonem.

Zahrňte své logo

Existuje několik výhod zahrnutí vašeho loga na faktury. Jaké výhody? Přidání vašeho loga vám pomáhá budovat profesionální image vaší společnosti. Pozitivně ovlivňuje vztahy s klienty. Faktury s viditelným logem vynikají v davu podobných dokumentů. To může ovlivnit rychlost platby, protože snadno rozpoznatelná faktura je snadno nalezena a klient ji může zaplatit jako první. Další výhodou mít logo na vaší faktuře je zvýšená rozpoznatelnost vaší značky. Co když ještě nemáte své logo? Můžete si vytvořit sami nebo si najmout specialistu.

Čitelnost na prvním místě

Kreativita se vyplácí, ale v některých oborech není dobré to přehánět s kreativním přístupem. Účetnictví je jedním z nich. Tvrdá fakta a spolehlivá data jsou zde důležitější. Během procesu fakturace zvolte čitelný a transparentní vzhled dokumentu. Udržujte ho přehledný a uspořádaný, aby bylo možné rychle vyhledat všechny potřebné údaje. Faktura by měla obsahovat informace o:

• Prodávajícím a kupujícím
• Zboží nebo službách, na které se faktura vztahuje
• Hodnotě všech položek na faktuře
• Celkové částce k úhradě
• Kdy a jak provést platbu

Pokud jsou všechny tyto prvky viditelné, znamená to, že jste odvedli skvělou práci. Každý, kdo uvidí váš dokument, bude vědět, o co jde. To může pozitivně ovlivnit proces platby.

Vyhněte se chybám

Chybování je lidské, i když musíme udělat vše pro to, abychom se jim vyhnuli. Vystavení chybných faktur má následky. Jaké následky? Obvykle vysvětlování nepřesností zabere čas a další práci, proto je lepší důkladně zkontrolovat fakturu před jejím odesláním klientovi. I ta nejlepší šablona vás neochrání před účetními chybami. V této situaci se doporučují aplikace pro fakturaci, protože vám poskytují moduly, které umožňují vytvářet správné a přesné faktury. Pokud hledáte bezplatnou aplikaci pro fakturaci, vyzkoušejte Firmbee. Umožňuje vám vytvářet všechny typy faktur s vlastními měnami, daňovými sazbami a slevami bez jakýchkoli chyb.

Uveďte přesné datum platby

Všechny obchodní strany oceňují rychlé platby svých faktur. Mnoho společností očekává platbu při dodání. Teoreticky je tento typ platby rychlý a bezpečný a zavazuje klienta k okamžité platbě. Prakticky to však není vždy tak. Některé společnosti platí pouze jednou týdně, což může souviset s interními postupy, oběhem dokumentů nebo dohodami s účetní kanceláří.

Faktury s platbou při dodání nejsou vždy výhodné – jejich vystavením můžete vytvořit nepříjemnosti pro své klienty. Můžete očekávat okamžitou platbu, když dodáte produkty klientovi sami. V ostatních situacích můžete očekávat problémy. Většina klientů očekává odložené platební podmínky. Přesná data platby vás chrání před zbytečnými diskusemi, neočekávanými problémy a neshodami. Vždy je lepší poskytnout přesná, jasná a transparentní pravidla platby.

Nabídněte online platbu

V současnosti, v éře nových technologií, proč nepřejít na online platby – mohla by to být možnost, která usnadní procesy pro vaše zákazníky. Existuje mnohem více forem online plateb než bankovní převody. Někteří klienti by preferovali platbu kreditní kartou nebo přímo ze svého bankovního účtu. Taková řešení jsou známa již léta a jsou obzvlášť užitečná pro platby elektronických faktur. Získejte konkurenční výhodu a využijte online platby ve své společnosti. Pokud vaše podnikání souvisí s inovativními produkty, je to ještě důležitější.

Posílejte své faktury online

Je čas na poslední, ale stejně důležitou praxi vytváření faktur. Elektronické faktury mají stejnou právní hodnotu jako papírové dokumenty. Největší výhodou je, že je můžete rychle poslat svému klientovi. Online pošta funguje 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. To znamená, že platba může být provedena rychleji. Vytvářejte své faktury elektronicky, abyste urychlili všechny procesy. Taková faktura nemusí být vytištěna, čímž snižujete plýtvání papírem, což má významný dopad na životní prostředí.

Musíte si však pamatovat, že elektronická faktura musí být uchovávána tak dlouho, jak to vyžaduje zákon. Udržujte pořádek ve svých fakturách, vytvářejte je znovu pokaždé, když klienti zakoupí váš produkt, nebo používejte software pro fakturaci – buďte organizovaní a mějte své dokumenty po ruce.

Nejlepší postupy pro vytváření faktur – shrnutí

Vystavení faktur nemusí být prováděno specialistou, a v současnosti může jakýkoli majitel firmy zkusit vystavit faktury sám. Jaké jsou nejlepší postupy pro vytváření faktur? Víš, jak rychle a efektivně vystavit faktury? Specialisté mají svá tajemství, ale i jednoduché tipy mohou být užitečné, zejména na začátku naší dobrodružství s fakturací.

 

Pokud se ti náš obsah líbí, připoj se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu.