Platební podmínky faktury

Jako majitel firmy si můžete sami určit platební podmínky. Existují však některá pravidla, která musíte dodržovat při jejich nastavování. Pokud zapomenete zahrnout platební podmínku na svou fakturu, příjemce takového dokumentu ji bude muset zaplatit v zákonné lhůtě, v závislosti na zemi, ve které podnikáte. Proto je nejlepší to specifikovat. Jaké jsou nejběžnější platební podmínky? Existují nějaká omezení? Více informací o tom naleznete v následujícím článku.

Platební podmínky faktur – obsah:

1. Běžné platební podmínky
2. Proč je dobré stanovit platební podmínku na začátku spolupráce?
3. Proč velké společnosti potřebují delší platební podmínky?
4. Proč dlouhé platební podmínky ovlivňují vaše podnikání?
5. Jak povzbudit své dodavatele, aby rychle platili své faktury?

Běžné platební podmínky

I když máte při nastavování platebních podmínek pro své faktury velkou flexibilitu, stojí za to zkontrolovat, jak to dělají ostatní. Jaké platební lhůty jsou v praxi nejběžnější? Zde jsou ty nejpopulárnější:

• 7 dní,
• 14 dní,
• 30 dní,
• 60 dní,
• 90 dní.

V některých zemích je zákonná platební lhůta 30 dní. To platí například ve Spojených státech, kde faktury vystavené nezávislými pracovníky musí být zaplaceny do 30 dní. Podobně ve Spojeném království je standardní platební lhůta 30 dní po obdržení faktury, dodání zboží nebo poskytnutí služeb.

Na druhou stranu, v některých evropských zemích je doporučená platební lhůta pro asymetrické transakce, tj. transakce, kde se strany liší velikostí, 60 dní. Výjimkou jsou transakce s veřejnými subjekty, které by měly fakturu zaplatit do 30 dní. Nicméně nic nebrání stanovení kratší platební lhůty, například 21 nebo 14 dní. Kdy byste měli informovat svého dodavatele o zvolené platební lhůtě?

Proč je dobré stanovit platební podmínku na začátku spolupráce?

Je třeba si pamatovat, že takové otázky jako jsou platební termíny musí být stanoveny při podpisu smlouvy nebo přijetí objednávky. Proč? Pokud jste před přijetím objednávky nestanovili platební termín, váš dodavatel bude očekávat, že obdrží fakturu se zákonnou platební lhůtou. Pokud mu vystavíte fakturu s kratší lhůtou, bude mít právo být překvapen. To se na vás nebude dobře odrážet, zejména protože zaplacení faktury po splatnosti může mít za následek úroky.

Proto je nejlepší být jasný při přijímání objednávky. Bude stačit, pokud v e-mailové korespondenci spojené s ustanovením podrobností objednávky zmíníte, že plánujete vystavit fakturu s například 14denní platební lhůtou. V takovém případě si váš dodavatel bude vědom, že obdrží dokument od vás, který bude muset zaplatit ve stanovené lhůtě. Tímto způsobem dáte najevo, že jste profesionál, který se stará o všechny detaily transakce.

Proč velké společnosti potřebují delší platební podmínky?

Pokud pracujete jako nezávislý pracovník nebo vedete malou firmu, pravděpodobně nedostáváte mnoho faktur. Cesta od obdržení faktury k jejímu zaplacení je poměrně krátká, zejména když používáte účetní software, který usnadňuje kontrolu nákladů. Můžete snadno zkontrolovat, zda jste objednali zboží a služby uvedené na faktuře. Pak stačí provést převod ve vaší bance a to je vše.

Vypadá to úplně jinak ve velkých organizacích. Tam musí faktura projít dvěma nebo dokonce více odděleními, než bude konečně zaplacena. Proč se to děje? Faktury jdou do sekretariátu nebo administrativního oddělení, kde jsou přijaty a zaregistrovány. Poté jsou předány účetnímu oddělení, ale to neznamená okamžité zaplacení. V závislosti na postupech přijatých v dané korporaci může být nutné zkontrolovat, kdo objednal zboží nebo služby, zda je částka v souladu s podepsanou objednávkou a zda jsou platební lhůta nebo jiné údaje uvedené na faktuře správné. Takové úkoly mohou vykonávat zcela různí lidé.

Později je faktura předložena k platbě. Je třeba poznamenat, že podpis osoby oprávněné schválit platbu je stále nezbytný k zpracování převodu. To zabere čas, takže byste to měli vzít v úvahu při spolupráci s velkými společnostmi. Při určování optimální platební lhůty faktury pro obě strany však pamatujte, že přehánění může být nevýhodné. Musíte také mít na paměti své vlastní potřeby.

Proč dlouhé platební podmínky ovlivňují vaše podnikání?

Nastavením velmi dlouhé platební lhůty poskytujete úvěr svému dodavateli. Zatímco čekáte na platbu, váš klient již může těžit z zboží nebo služeb, které jste poskytli. Kdyby vám zaplatili okamžitě, mohli byste peníze utratit a mít z toho prospěch. To je obzvlášť důležité, pokud máte problémy s likviditou. V takovém případě je pro vás lepší dohodnout se na kratších platebních podmínkách.

Pokud někomu vystavíte fakturu s velmi dlouhou platební lhůtou, například 90 dní, a v té době vám dojdou peníze, možná budete muset vzít bankovní úvěr. To bude zahrnovat dodatečné náklady, kterým byste se mohli vyhnout, kdybyste mu vystavili fakturu s kratší platební lhůtou. Pokud vás někdo přesvědčí, že delší platební lhůta by neměla být problémem, můžete se vždy pokusit situaci obrátit. Jak to udělat? Můžete nabídnout předplatbu za své služby výměnou za malou slevu. To může být mnohem lepší řešení než brát si drahý úvěr.

Jak povzbudit své dodavatele, aby rychle platili své faktury?

Pokud se platební lhůta počítá od data přijetí faktury dodavatelem, pak faktura zaslaná elektronicky pomůže k rychlejšímu zaplacení. V tomto případě nemusíte čekat, až vám ji pošťák doručí klientovi. Navíc, pokud příjemce vašich zboží nebo služeb používá CRM systém, může elektronická faktura usnadnit jejich práci, díky čemuž můžete očekávat rychlejší platbu.

Existuje něco dalšího, co můžete udělat pro urychlení procesu? Například můžete nabídnout slevu za rychlejší platbu. Samozřejmě, že musíte vypočítat výši slevy, abyste na tom neztratili. Také můžete varovat svého dodavatele, že pokud fakturu nezaplatí včas, přidáte úroky za pozdní platbu. Každopádně stanovte vzájemně výhodný termín platby a poté sledujte, zda váš klient tento termín dodržel. S naším bezplatným fakturačním aplikací můžete nastavit připomenutí pro nadcházející platby a jedním kliknutím zkontrolovat dlužnou částku a termíny splatnosti.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku a Twitteru.