Timeboxing – proč byste to měli používat?

Máte někdy pocit, že jsou dny, kdy vás úkoly a povinnosti drtí v boji proti času, zatímco se snažíte udržet pozornost, jak se vytrácí s prvním douškem ranní kávy? Máme na to řešení, které se nazývá Timeboxing. A nebojte se, nebudete muset bojovat s velkou ručičkou hodin, no, alespoň ne doslovně. Vše, co potřebujete, je tento krátký článek, takže pokud cítíte potřebu rady ohledně řízení času a jste ochotni se naučit techniku zvanou timeboxing, už nehledejte.

Timeboxing – obsah:

1. Co je timeboxing?
2. Jak timeboxing funguje?
3. Koncentrace je klíč
4. Nestojí za to plýtvat časem
5. Získejte zpět kontrolu
6. Sebedisciplína – dá se naučit
7. Kdy je nejlepší čas tuto metodu použít?

Co je timeboxing?

Timeboxing je technika vyvinutá IT průmyslem k vylepšení řízení času a zvýšení efektivity v práci. Pokud v tom máte potíže, tato metoda se vám bude hodit. Myšlenka spočívá v tom, že se snažíte udělat co nejvíce v předem stanoveném časovém rámci, a přitom co nejméně – abyste udrželi svou produktivitu vysokou.

Jak timeboxing funguje?

V první řadě jde o stanovení konkrétního termínu pro ukončení projektu a jeho realizaci v tomto časovém rámci. Pokud se vám nepodaří dokončit, nechte úkol a přejděte na další. Vraťte se k němu jiný den nebo později, stanovte si další realistický termín, který můžete splnit.

Například, pokud máme tři úkoly, které musíme udělat v práci, odhadneme, kolik času potřebujeme na jejich dokončení, a na základě toho stanovíme časové rámce. Pokud se nám nepodaří dokončit úkol A v daném období, neprodlužujeme na něm práci, ale přejdeme k úkolu B podle předpokladu. Úkol A je umístěn do ‘to do’ boxu a vrátíme se k němu po skončení cyklu.

Koncentrace je klíč

Jak to zefektivňuje práci? Klíčovou dovedností, kterou je třeba zvládnout, je nenechat se rozptýlit úkoly, které máme před sebou. Když máme předem stanovený čas, nevyužíváme ho na drobnosti, jako je kontrola e-mailu, psaní odpovědi kolegovi v vedlejší místnosti nebo nahlížení na to, co se děje na sociálních médiích. Každý malý detail může odvést pozornost od hlavního úkolu, zatímco vytváření časových boxů nám pomáhá vyhnout se těmto nástrahám a pokračovat v práci.

Nestojí za to plýtvat časem

Další výhodou je neplýtvat příliš mnoho času na daný úkol. Jsou dny, kdy nejsme v nejlepší formě, jsme méně kreativní než obvykle nebo prostě máme špatný den. Často strávíme například hodinu něčím, co by nám normálně zabralo 15 minut. To je neefektivní a zřídka nás takové akce uspokojí. Pak přichází na pomoc timeboxing.

Úkol jste nedokončili za 40 minut, které jste si stanovili? Žádný problém, stejný čas (nebo méně, pokud jste projekt začali) můžete věnovat následující den – pravděpodobně budete v lepší formě a problém, se kterým jste se dnes potýkali, bude zítra hračka.

Získejte zpět kontrolu

Pomocí metody timeboxing jste lépe vybaveni k řízení větších projektů. Pravděpodobně znáte ten pocit, když pracujete na velkém úkolu a začnete se soustředit na detaily, možná dokonce příliš. Když se do projektu ponoříte tak hluboko, zároveň se příliš vzdálíte, abyste stále viděli širší obraz projektu, ztrácíte celkový přehled o svém úkolu.

To není problém, pokud děláte něco, co jste si naplánovali sami – máte právo změnit své plány a odchýlit se od původního plánu. Obavy vznikají, když například připravujete něco na zakázku pro klienta, který má konkrétní představu o daném projektu. Pak je pravděpodobnost, že vytvoříte něco, co váš klient odmítne.

Proč plýtvat časem na něco dvakrát, když se tomu můžete vyhnout? Prací podle techniky timeboxing realizujeme každou fázi projektu od začátku, což nám pomáhá dodržovat počáteční předpoklady a stále udržovat celkový přehled o úkolu, který máme před sebou.

Sebedisciplína – dá se naučit

Tato technika, kromě výše zmíněných výhod, má bonus, který je praktický v každodenním životě. To proto, že nejen zlepšuje naši efektivitu, ale také učí sebedisciplíně a správnému řízení času, což nás nutí neplýtvat časem na zbytečné nebo irelevantní věci, pokud to nechceme.

Kdy je nejlepší čas tuto metodu použít?

Timeboxing funguje nejlépe u vícestupňových projektů nebo úkolů, které zabírají málo času a můžete je vměstnat do stejného časového slotu. Také se vyplatí implementovat v případě povinností, které mají předvídatelné časové rámce dokončení.

Je však třeba si pamatovat, že znalost technologie sama o sobě není všechno. Z zkušenosti, kterou jsem získal pro tento článek, mohu napsat, že bez správného zaměření nebudete schopni udržet časový box. Musíte se postarat o správnou úroveň zaměření a nenechat se rozptýlit vnějšími faktory, jako je oznámení na vašem telefonu, pozvání na kávu od kolegy nebo rychlá kontrola e-mailu. Radosti a další drobnosti si můžete dopřát po dokončení časového boxu – spokojenost zaručena (a empiricky potvrzena autorem tohoto textu)!

Pokud chcete zůstat v kontaktu, připojte se k naší Facebook komunitě.