5 běžných chyb při fakturaci

Chyby jsou nevyhnutelné. Při vystavování faktur se občas stávají. Které chyby ve fakturaci jsou nejčastější? Jak se vyhnout chybám ve fakturaci? Jaké mohou mít důsledky? Pokud chcete znát odpovědi na tyto otázky, přečtěte si náš článek o 5 běžných chybách ve fakturaci.

5 běžných chyb ve fakturaci – obsah

1. Špatné číslo faktury
2. Nesprávné údaje o protistraně
3. Žádné informace o způsobu platby
4. Nesprávný popis zboží nebo služeb
5. Chyby v účtování
6. Shrnutí
7. Podívejte se, jak vystavovat faktury s Firmbee

Špatné číslo faktury

Každá faktura musí mít jedinečné číslo. To je něco zřejmého, ale v některých situacích je snadné udělat tyto chyby ve fakturaci. To platí zejména, pokud používáte programy jako Word nebo Excel nebo jejich ekvivalenty k vystavování faktur. Na první pohled se může zdát, že to usnadní vaši práci s fakturací. V takových programech můžete připravit hotové šablony faktur, ve kterých musíte pouze změnit údaje při vystavování následných dokumentů. Ale toto řešení má jednu velkou nevýhodu.

Přepisování následných souborů může způsobit, že se ztratíte v číslování. A ukládání faktur jako po sobě jdoucích stránek v dokumentu Word nebo po sobě jdoucích listech v Excelu může také vést k nepřesnostem.

Jaké jsou nejčastější chyby ve fakturaci v číslování faktur? Existují dva typy: duplicitní čísla faktur a mezery v číslování. Obě tyto chyby ve fakturaci mohou mít nepříjemné důsledky, když je kontrolují daňové úřady. Číslování, které obsahuje mezery, může naznačovat, že všechny vystavené faktury nejsou zahrnuty v daňových výpočtech. Mezery v číslování vzbudí vážné pochybnosti, i když jsou náhodné a nebyly zamýšleny k uvedení daňových úřadů v omyl.

Druhý typ chyby, tj. dvě nebo více faktur se stejným číslem, ale různým obsahem, může také naznačovat, že byly úmyslně vystaveny tímto způsobem, aby se vyhnuly dani. V tomto případě může být také problém s zaúčtováním takových faktur, protože účetní software vám nemusí umožnit zadat dva nebo více dokumentů se stejným číslem.

Oprava takových opomenutí nemusí být snadná, zejména pokud jste již poslali takové chybné faktury svým zákazníkům a až později si uvědomili, že máte špatné číslování. Pro vaše dodavatele to moc neznamená, protože nekontrolují správné číslování vašich faktur. Proto mohou takové faktury zaplatit bez problémů. Ale v případě daňové kontroly můžete být za to potrestáni. Proto je lepší jim předcházet, například použitím fakturačního programu nebo aplikace, kde bude číslování přiděleno automaticky. Tímto způsobem se vyhnete chybám ve fakturaci a budete si jisti, že jste nevystavili faktury se špatnými čísly.

Nesprávné údaje o protistraně

Jsme jen lidé a chyby se občas stávají všem. Může to být chyba v názvu společnosti, které jste fakturovali, nebo překlep v jménu vašeho zákazníka. Typická je také špatná adresa dodavatele. V takovém případě může dojít k různým chybám: špatné číslo budovy, špatný PSČ, špatný název ulice nebo dokonce překlep ve městě sídla společnosti. Může se také stát, že na faktuře napíšete špatné daňové identifikační číslo vašeho zákazníka.

Mohlo by se zdát, že to jsou jen drobnosti. Ale nikdo nemá rád, když jeho jméno nebo příjmení obsahuje pravopisné chyby. Navíc mohou vést k daňovým důsledkům. Nesprávné údaje dodavatele mohou způsobit, že nebude schopen takovou fakturu uznat jako náklad svého podnikání. V takovém případě bude nutné údaje opravit. To prodlouží dobu, po kterou musíte čekat na platbu za takovou fakturu, protože váš zákazník může zadržet platbu, dokud neobdrží dokument se správnými údaji.

Dalším typem chyby je vystavení faktury na úplně jiné údaje příjemce. K tomu může dojít zejména tehdy, když jsou faktury vytvářeny ručně přepisováním údajů v souboru. V tomto případě jsou na faktuře uvedeny správné množství prodaného zboží nebo služeb, ale údaje o příjemci zůstávají z předchozí faktury.

Toto opomenutí může způsobit, že takovou fakturu pošlete nesprávnému příjemci, který od vás nekoupil položky uvedené na ní. Můžete ji také poslat dodavateli, který od vás nakoupil, ale údaje o příjemci budou na této faktuře špatné. Dokud je neopravíte, určitě se nemůžete spolehnout na to, že obdržíte platbu za takovou fakturu.

Jak se jim vyhnout? Zde může přijít na pomoc fakturační program. Můžete jej použít k vytvoření databáze svých zákazníků. Stačí jednou zkontrolovat jejich údaje, abyste mohli později fakturovat bezchybně. Některé programy umožňují stáhnout údaje o společnosti z vládních záznamů, takže se můžete vyhnout těmto chybám při vystavování faktur.

Žádné informace o způsobu platby

Každý rád má peníze převedené na svůj účet. Ale nedostatek informací o tom, jak platit, může znemožnit zaplacení faktury.

V této oblasti může dojít k různým chybám, od absence čísla bankovního účtu po nesprávné číslo účtu až po neznalost, kdy a jak zaplatit fakturu. Nepřesnosti zde mohou mít různé důsledky. Pokud propásnete termín, pravděpodobně to povede k tomu, že vám zákazník zaplatí za fakturu v zákonné lhůtě. Ale špatné číslo účtu nebo dokonce jeho absence způsobí, že vás dodavatel nebude moci zaplatit. Až když tyto údaje opravíte nebo doplníte, můžete počítat s platbou za fakturu.

Nesprávný popis zboží nebo služeb

Faktury musí obsahovat přesné popisy prodaného zboží a služeb. Zatímco v případě zboží jsou chyby mnohem méně časté, dobrý popis služeb může způsobit mnoho problémů. Váš zákazník nesmí pochybovat o tom, že platí za to, co si objednal. Proto musí údaje na faktuře odpovídat údajům v objednávce.

V závislosti na postupech vašich dodavatelů mohou někteří vyžadovat podrobnější popisy služeb, které poskytujete, zatímco jiní nemusí. Přesto je dobré zajistit přesnost, abyste později neměli problémy s přijímáním plateb. Nesprávný popis bude třeba opravit, což pravděpodobně zabere nějaký čas. V důsledku toho můžete obdržet platbu za takovou fakturu později, než jste očekávali. Řešením tohoto problému může být vytvoření katalogu prodaného zboží a přesných popisů jednotlivých služeb. Tímto způsobem budete mít vždy jasné a čitelné popisy vaší nabídky na faktuře.

Chyby v účtování

Faktura nesmí obsahovat žádné účetní chyby, ale tyto situace se mohou vyskytnout. Existuje několik míst, kde se objevují nejčastěji. Mezi ně patří celková částka k úhradě. Může být nesprávně sečtena, což způsobí, že faktura bude buď podhodnocena, nebo nadhodnocena. Ani jedna z těchto možností není výhodná. Proč? Protože to špatně odráží osobu, která fakturu vystavila.

Může se stát, že zákazník pečlivě nekontroluje, zda dokument, který jste vystavili, neobsahuje účetní chyby, a zaplatí za takovou fakturu. Ale v důsledku toho můžete obdržet příliš málo nebo příliš mnoho peněz. V prvním případě budete muset požádat zákazníka o dodatečnou platbu, což vás může postavit do špatného světla. Ve druhém případě může zákazník požadovat vrácení přeplatku, což by mohlo špatně odrážet pověst vaší společnosti. V obou případech může být taková faktura zpochybněna daňovou kontrolou, takže je lepší se jí vyhnout.

Dalším místem, kde se na faktuře vyskytují účetní chyby, je výpočet hodnoty prodaného zboží. V tomto případě může dojít k chybě při násobení počtu kusů zboží a ceny za jeden kus. To se nejčastěji stává, když se výpočty provádějí ručně. Chyba může také nastat při výpočtu hodnoty DPH. Použití fakturačního programu vám pomůže vyhnout se takovým chybám ve fakturaci, protože výpočty se tam provádějí automaticky.

Chyby ve fakturaci – shrnutí

Chyby ve fakturaci se stávají každému. Nicméně, měli byste si být vědomi toho, že mohou mít právní důsledky. Chyby ve fakturaci také přispívají k prodlevám v platbách a mohou mít negativní dopad na důvěryhodnost vaší společnosti. Jedním z řešení je používat specializované fakturační platformy, které automatizují mnoho procesů a zároveň vám umožňují vyhnout se základním chybám.

Čtěte také: Co by měla faktura obsahovat? – 12 základních prvků

Podívejte se, jak vystavovat faktury s Firmbee:

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedIn, Instagramu, YouTube.