Pravidlo dvou minut pro zvýšení vaší produktivity

Seznam úkolů obvykle obsahuje relativně jednoduché práce, ale kombinace více úkolů někdy vytváří překážky, které je těžké překonat. Víš, jaké to je cítit se přetížený, když i typický úkol, jako je napsání e-mailu, domluvení schůzky nebo objednání zboží, je nad tvoje síly. Pokud máš problémy s neustále rostoucím seznamem úkolů a vidíš, že prokrastinace se stává problémem, zkus pravidlo 2 minut.

Pravidlo 2 minut – obsah:

1. Co je pravidlo 2 minut?
2. Malé projekty rozdělte na malé kroky
3. Pravidlo 2 minut v praxi
4. Pravidlo 2 minut pro komunikaci
5. Výhody pravidla 2 minut
6. Pravidlo 2 minut a budování návyků
7. Bloky času
8. Shrnutí

Co je pravidlo 2 minut?

Pravidlo 2 minut je metodou efektivního využití času, která byla popsána v knize Davida Allena s názvem: Jak si uspořádat život. Je to jedna z komponent jeho metodologie, ale dostatečně jednoduchá na to, aby mohla být uvedena do praxe bez předchozí přípravy. Jednoduchost je základem tohoto fenoménu.

Možná se zpočátku bude metoda zdát příliš jednoduchá. Faktem je, že navzdory vzhledu mohou malé úkoly, nikoli obrovské projekty, rozptýlit a znemožnit soustředění. Zavedení tohoto pravidla ti může pomoci praktikovat vykonávání věcí okamžitě. Díky tomu se úkoly nebudou hromadit na seznamu a nevytvoří hromady neuvěřitelných velikostí.

Jednoduchý úkol provedený okamžitě nezabere mnoho naší energie, ale může zvýšit úroveň spokojenosti, kterou každý dokončený a odškrtnutý úkol přináší. Navíc osvobozuje naši mysl od myšlenek a umožňuje soustředit se na důležité projekty.

Pokud začneš odkládat tyto malé, jednoduché úkoly a odkládat je, můžeš dosáhnout bodu, kdy jich bude příliš mnoho na to, abys je zvládl, a můžeš dokonce začít cítit obavy ještě předtím, než se je pokusíš udělat. Řešení tohoto problému je jednoduché. Vykonej všechny jednoduché, malé úkoly hned.

Stojí za to si pamatovat, že sám autor zdůrazňuje flexibilitu této metody. 2 minuty neznamenají nutně, že musíš měřit úkoly s časovačem v ruce. 2 minuty potřebné na úkol mají připomenout, že mnoho jednoduchých úkolů může zabrat pouze několik minut. Není rozdíl, jestli je to 2 nebo 5 minut.

Malé projekty rozdělte na malé kroky

Pravidlo 2 minut lze využít mnoha způsoby. Existuje mnoho informací o využití pravidla k provádění krátkých a jednoduchých úkolů, jako je psaní e-mailů a telefonní hovory, ale pravidlo může být aplikováno i na ambicióznější projekty. Jak? Každý obrovský úkol může být rozdělen na menší kroky. Díky tomu se náročný, děsivý projekt změní na seznam konkrétních, hmatatelných a jednoduchých úkolů k vykonání. Taková úprava ti může pomoci začít projekt bez pocitu přetížení.

Pravidlo 2 minut v praxi

Bez ohledu na to, zda trávíš den v kanceláři nebo doma, tvůj den je seznamem úkolů k vykonání. Níže uvádíme několik příkladů činností, na které lze aplikovat pravidlo 2 minut. To jsou jen příklady, ale mohou pomoci při identifikaci tvých každodenních úkolů.

Některé úkoly jsou odkládány z různých důvodů. Tyto činnosti nelze v dlouhodobém horizontu vyhnout. Dříve nebo později je někdo bude muset udělat. Je lepší udělat je hned. Jedním z těchto úkolů je mytí nádobí. A je lepší umýt nádobí hned po jídle. Totéž platí pro vynášení odpadků, venčení psa nebo vykonávání jiných jednoduchých domácích prací. Pravidlo 2 minut ti pomůže šetřit čas a uvolnit energii potřebnou pro důležitější úkoly.

Pravidlo 2 minut pro komunikaci

Když během práce obdržíš e-mail, obvykle ho otevřeš a přečteš okamžitě. Pak to je vše, co uděláš, protože si připomeneš důležitý, aktuální úkol a rozhodneš se odpovědět později. Není lepšího času než nyní, takže pokud znáš obsah e-mailu a strávil jsi čas jeho čtením – odpověz okamžitě. Nečekej, zejména pokud je zpráva jednoduchá a nevyžaduje žádné větší úsilí.

Díky tomu si budeš jistý, že na to nezapomeneš. Podobná situace je s telefonními hovory a zprávami, které je třeba předat tvým kolegům. Zavedení tohoto pravidla je skvělým řešením pro lidi, kteří neradi mluví po telefonu. Odkládání a prokrastinace nikdy nepomáhají. Je lepší udělat věci hned.

Výhody pravidla 2 minut

Mnoho technik má stejný cíl – lepší řízení času. Největší výhodou pravidla 2 minut je fakt, že není zapojen žádný systém. Nemusíš se připravovat, nemusíš mít žádný systém nebo aplikaci. Pravidlo je jednoduché – jednat okamžitě.

Jeden úkol na 2 minuty není problém, ale celý seznam malých úkolů vytváří pocit tíhy, který je těžké překonat. Navíc během dne se seznamy stávají stále delšími se všemi novými úkoly, činnostmi a povinnostmi. To vysává energii a brání soustředění.

Použití pravidla 2 minut nejen snižuje úroveň stresu, ale zvyšuje spokojenost. Realizace i toho nejjednoduššího úkolu ti dává pocit kontroly a přináší energii potřebnou k realizaci dalšího úkolu.

Pravidlo 2 minut a budování návyků

Použití metody ti nejen pomáhá vytvořit návyk vykonávat činnost okamžitě, ale může být také dobrým způsobem pro zavedení nových, efektivních návyků. Jsou chvíle, kdy chceme udělat něco pro sebe: začít nový jazykový kurz, zavést rutinu čtení knih nebo začít cvičit, ale zdá se, že na to nemáme dostatek času.

2 minuty vyhrazené denně nezní špatně, že? Možná je to dobrý krok k zahájení nové cesty a budování nového návyku. Může se ukázat, že s časem prodloužíš čas na svou novou praxi, ale pravidlo 2 minut je tu, aby ti pomohlo posunout se vpřed na začátku a překonat prokrastinaci.

Bloky času

Krátký úkol, který trvá pouze 2 minuty, je obvykle snadné udělat. Mohou zabrat hodně tvého času, pokud jich je hodně. Co když je tu obrovský, důležitý projekt, který musí být dokončen včas a vyžaduje tvou zvláštní pozornost? Ne všechny tvé činnosti lze rozdělit na malé kousky nebo kroky.

Některé povinnosti vyžadují hluboké soustředění a koncentraci. Pokud se zabýváš takovým projektem, zkus si zablokovat čas. Blokování času ti umožňuje soustředit se na jeden úkol po celou dobu přiděleného času. Nezastavuj se, dokud není práce hotová. Opakované přestávky v procesu snižují schopnost soustředění a činí tvou práci méně efektivní.

Shrnutí

Pravidlo 2 minut je užitečné, když pracuješ na činnostech, které vyžadují hodně soustředění a pozornosti. Místo toho, abys se snažil udělat všechno najednou, pravidlo povzbuzuje lidi, aby to rozdělili na menší kousky, což jim může pomoci udělat více za méně času. Toto pravidlo lze aplikovat na jakýkoli úkol nebo činnost, kterou potřebuješ udělat.

Například, pokud máš hodně e-mailů k napsání, bylo by lepší začít s e-maily, které vyžadují méně času a úsilí. Tímto způsobem se neunavíš a nakonec neodložíš ty obtížnější úkoly později. Pravidlo 2 minut je produktivní hack, který lze použít k zajištění toho, že neztrácíš čas na úkoly, které nemusíš dělat. Je to nástroj pro sebekontrolu.

Pokud se ti náš obsah líbí, připoj se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu.