Jak se vypořádat s časovým tlakem v práci?

Intenzita práce může být vyčerpávající, takže se musíme naučit vyrovnávat se s časovým tlakem. Přetékající množství úkolů a termínů nás činí neschopnými rozhodnout se, co udělat jako první, protože všechno se zdá mít stejnou prioritu. V důsledku toho se ještě více zahrabáváte do úkolů a vaše produktivita a motivace klesají. Zní to povědomě? Pokud ano, zhluboka se nadechněte a věnujte 5 minut čtení našeho článku, abyste zlepšili nejen kvalitu své práce, ale také svůj život.

Poměrně uklidňující fakt je, že nejste sami, kdo se s tímto problémem potýká – jeden ze tří lidí zažívá pracovní stres spojený s časovým tlakem. Ve Spojených státech 41 % pracovníků přiznává, že stres negativně ovlivňuje jejich produktivitu. Tato data ukazují, kolik lidí stále není schopno adekvátně se vyrovnat s časovým tlakem. Jak se tedy vyrovnat s tímto zdánlivě známým problémem?

Časový tlak v práci – obsah:

1. Organizujte svůj čas
2. Stanovte priority
3. Nedělejte zpoždění!
4. Správná komunikace je klíčem k úspěchu
5. A v neposlední řadě – regenerace

Organizujte svůj čas

Nejprve se musíte zorganizovat a uspořádat svůj čas. Zatímco chaos na vašem stole v práci neznamená konec světa, chaos ve vašich úkolech může efektivně bránit našemu postupu k stabilnímu a jasnému pracovnímu toku.

Abychom zvládli seznam úkolů, který se často dynamicky mění, stojí za to využít zařízení, která v tomto procesu pomáhají. Obvykle se jedná o aplikace s to-do seznamy, kanbany a kalendáře.

Firmbee je jeden nástroj, který kombinuje všechny tyto funkce a umožňuje vám snadno řídit své každodenní úkoly. Transparentnost systému umožňuje snadno plánovat všechny aktivity, které musíme udělat, a seskupit je do samostatných kategorií. Díky připomínkám nic nezapomeneme a označování dalších úkolů jistě pozitivně ovlivní naši náladu.

Stanovte priority

Další aktivita, která nám pomůže v boji proti časovému tlaku, je stanovení priorit. Prací podle tohoto principu se můžeme soustředit na nejdůležitější úkoly, a ty méně důležité, nebo které lze odložit, nebudou opomenuty, ale udělány po prioritách. V tomto případě vyzkoušejte metodu skupinování úkolů. Ta spočívá v rozdělení vašich povinností podle důležitosti a typu úkolů. Poté můžete vykonávat úkoly podobného typu krok za krokem – to ušetří čas, přinese uspokojení, pocit kontroly nad prací a pozitivně ovlivní naše duševní pohodlí.

Příkladem je vracení telefonátů a odpovídání na e-maily – podívat se na naši e-mailovou schránku pokaždé, když dorazí zpráva, je rušivé a odvádí nás od našich aktuálních aktivit. Je lepší si stanovit konkrétní čas během dne, kdy to děláme.

Nedělejte zpoždění!

Samozřejmě, to se snadno říká, ale těžko se to uvádí do praxe. Nicméně, opravdu nestojí za to odkládat. To nás nutí soustředit se na jiné úkoly na úkor toho, co je v tuto chvíli nejdůležitější. Nevykonávání, ale pouze uvědomění si důležitosti určitých povinností nás činí přetíženými. To může vést k odkládání, hektickému přehazování nedokončených úkolů a nakonec k naší neschopnosti vykonávat svou práci efektivně.

Při přístupu k úkolům, které vyžadují hodně práce, je neberte jako celek. Rozdělením na fáze můžete rychleji vidět výsledky svých činů a zbavit se pocitu přetížení. Vidění konkrétních fází namísto celého úkolu činí úkol lépe zvládnutelným, takže neodkládáte. Další výhodou této metody může být pečlivost ve vašich činnostech.

Správná komunikace je klíčem k úspěchu

Neexistuje nic horšího než špatná nebo žádná komunikace. Nejde o neustálé vedení skrze všechny povinnosti, ale stojí za to si s nadřízeným ujasnit, co je nyní potřeba, a co může počkat. Když to chybí, můžeme se cítit ztraceni v neustálém toku hromadících se úkolů. Pokud nevíte, jak si s něčím poradit, místo přemýšlení o tom a plýtvání časem, který je často velmi krátký, se zeptejte! Někdy je lepší požádat o pomoc, než se později muset vyrovnávat s resentimentem svých nadřízených.

Komunikace mezi spolupracovníky je také zásadní. Pokud je rozdělení odpovědností jasné, bude snazší prosazovat naše potřeby a konzultovat s dotyčnou osobou v případě problémů. To může také fungovat jako vzájemný motivátor – když spolupracujeme a vidíme účinky těchto akcí, uspokojení nás nutí pokračovat v práci.

Časový tlak v práci? – nezapomeňte na regeneraci

Nemůžete zapomenout na regeneraci. Energii nezískáváte pouze z obědových krabiček přinesených do práce. Pokud cítíte, že stres má na vás špatný vliv a časový tlak se stává nesnesitelným – je to znamení, že potřebujete odpočinek. Ne, nenabádáme vás, abyste všechno hodili za hlavu pro náhlou dovolenou – spíše věnujte pozornost svým každodenním návykům.

Dostatečný spánek je základem správného fungování – unavení a bez 7-8 hodin spánku nebudeme tak kreativní a efektivní, jak naše práce vyžaduje. Dalším faktorem, na který mnozí lidé stále zapomínají, je správná hydratace a výživa. Cítíte, že potřebujete 3 kávy a ještě není ani poledne? Pijte zelený čaj, doplňte si láhev s vodou, sáhněte po ořeších nebo jiném zdravém občerstvení.

Pamatujte, že práce není všechno. V poslední době se hodně mluví o rovnováze mezi pracovním a osobním životem, a zatímco existuje víra “pracujte na tom, co milujete, a nikdy nebudete muset pracovat znovu“, mnoho lidí s tím nesouhlasí. Když žijete životem práce, je snadné ztratit radost ze svého osobního života, koneckonců ho pak nahrazujeme kariérou. Samozřejmě existují některé profese, kde tento princip může fungovat, ale i ta nejpříjemnější práce je stále práce. Péče o sebe by měla být důležitou součástí života – také v kontextu duševního zdraví. Nezapomeňte pečovat o své vášně, vztahy s blízkými a se sebou samým.

Čtěte: Jak snížit digitální stres, který provází pracovníka na dálku?!

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku a Twitteru!