Vlastnosti dobrého systému řízení freelancerů

Co by měl mít systém pro správu freelancerů, aby zajistil efektivní práci? Na jaké funkce by se měly podniky zaměřit při výběru správných nástrojů? Přečtěte si náš článek a zjistěte nejdůležitější funkce dobrého systému pro správu freelancerů.

Funkce dobrého systému pro správu freelancerů – obsah:

1. Proč by firma potřebovala FMS?
2. Databáze freelancerů
3. Efektivní implementace
4. Všechny dokumenty na jednom místě
5. Automatizované platby
6. Možnosti řízení projektů
7. Nerušená spolupráce
8. Shrnutí

Proč by firma potřebovala FMS?

Systém pro správu freelancerů je software, který výrazně usnadňuje správu každého aspektu práce s freelancery. Automatizuje mnoho procesů a kombinuje všechny funkce tradičního řízení do jednoho bezproblémového a efektivního způsobu. Používáním systémů pro správu freelancerů vyvíjejí firmy dynamičtější vztah s freelancery a zároveň rozšiřují rozsah svého podnikání.

Objevte funkce dobrého systému pro správu freelancerů:

Databáze freelancerů

Proces hledání nových zaměstnanců pro firmy, které se spoléhají na freelancery, je častější než pro firmy s plně zaměstnanými pracovníky. Například vysoká poptávka po konkrétním freelancerovi pro specifický projekt je často tak naléhavá, že proces hledání vyžaduje spěch a efektivitu. K tomu můžete propojit FMS s databázemi freelancerů.

TalentDesk je platforma navržená právě k tomu. Integruje svůj systém s databází PeoplePerHour, která obsahuje 3 miliony freelancerů. Přístup k takové databázi talentů zaručuje rychlé a plodné hledání správného profesionála. Podobná platforma s takovými schopnostmi je Firmbee, která vám umožňuje organizovat práci s freelancery na nejvyšší úrovni a poskytuje přístup ke všem potřebným funkcím.

Efektivní implementace

Dobrá správa freelancerů, kromě schopnosti rychle najít nové zaměstnance, by měla mít také schopnost rychle je implementovat do struktury firmy nebo projektu. Aby bylo možné rychle implementovat nového freelancera, měly by dobré management systémy již na začátku spolupráce mít vhodně přizpůsobený implementační formulář, do kterého by noví zaměstnanci vyplnili všechny potřebné informace. To může zahrnovat základní informace o jejich podnikatelském profilu, všechny potřebné smlouvy a bankovní údaje pro budoucí převody.

Všechny dokumenty na jednom místě

Obvykle se firmy zapojují do projektového procesu s několika freelancery s různými dovednostmi. Například jeden je zodpovědný za vytváření obsahu pro webové stránky, jiný vyvíjí grafiku a třetí se zabývá zpracováním videa. Aby efektivně spravovaly jejich dokumentaci nebo formuláře pracovního postupu, dobrý systém pro správu freelancerů by měl nabízet shromažďování a ukládání veškeré dokumentace na jednom místě. To zabraňuje rozptýlení dat na různých místech, jako je e-mail nebo instantní zprávy. Dokumenty organizované na jednom místě zaručují rychlý a bezproblémový přístup k nim, když je to nutné.

Automatizované platby

Čím více freelancerů, tím více práce musí vykonat, a proto tím více faktur musí vystavit. Dobrý FMS může sledovat pracovní plány nezávislých dodavatelů, na jejichž základě konsoliduje všechny faktury a na konci měsíce generuje jednu agregovanou pro firmu. Jakmile je platba provedena, systém platí každému freelancerovi zvlášť, čímž automatizuje celý proces. To zabraňuje únavnému klikání na každou fakturu zvlášť a také eliminuje jakoukoliv lidskou chybu, která by mohla ovlivnit platbu za dokončenou práci.

Možnosti řízení projektů

Po dokončení všech fází získávání a implementace freelancera se manažeři, kteří koordinují práci na projektech ve firmě, stále musí zabývat obsluhou nezávislých dodavatelů. Proto další funkcí dobrého FMS je funkce projektového panelu. Umožňuje manažerům mít neustálý přístup k informacím o pokroku probíhajícího projektu, kontrolovat termíny úkolů a vytvářet specializované týmy pro konkrétní fáze nebo následné projekty. S takovým panelem mohou také sledovat v reálném čase rozpočty plánované pro projekt, čímž se vyhnou překročení rozpočtu nebo dokonce sníží zbytečné výdaje.

Nerušená spolupráce

Další funkcí dobrého systému pro správu freelancerů jsou nástroje, které umožňují neustálou spolupráci nejen mezi firmou a freelancery, ale také mezi samotnými nezávislými dodavateli. Čím větší je projekt, tím více lidí se na něm podílí. Pokud na něm pracuje několik freelancerů, měli by mít nástroje pro vzájemnou komunikaci, aby jejich práce byla konzistentní a směřovala stejným směrem. O jaké nástroje se jedná? Hlavně o vestavěné funkce textových zpráv, virtuální místnosti pro videokonference a sdílený prostor v cloudu pro sdílení souborů. Firmy z toho také těží, protože jim to poskytuje přístup ke všem informacím a datům, která potřebují.

Shrnutí

Příklady uvedené výše jsou některé funkce, které by měl mít dobrý systém pro správu freelancerů. Díky nim je práce mezi firmou a nezávislými dodavateli jednoduchá a především efektivní. Tyto příklady nám také ukazují, jak důležité je pečlivě vybrat správný systém pro správu freelancerů, aby práce s nimi v každé fázi životního cyklu projektu probíhala hladce a nevytvářela dodatečné náklady pro firmu.

Seznamte se s Jak implementovat systém pro správu freelancerů ve firmě?

Máte rádi náš obsah? Připojte se k naší Facebook a Twitter komunitě!