Co je to RAG status a proč je důležitý v projektovém řízení?

Jedním z nejdůležitějších prvků efektivního řízení projektů je udržovat adekvátní kontrolu nad každou akcí, která je podniknuta v souvislosti s riziky identifikovanými na začátku, která se mohou během projektu objevit. Existují čtyři taktiky pro řešení takových rizik: vyhýbání se, převod (např. uzavřením pojištění), zmírnění a akceptace. K realizaci zvolené strategie pro daný úkol v projektu může být užitečná metodologie, která používá RAG status. V dnešním blogovém příspěvku vysvětlíme, co tato zkratka znamená a jak tuto techniku použít v praxi. Čtěte dál.

RAG status – obsah:

1. Co je RAG status?
2. Červená, oranžová, zelená – jaké jsou rozdíly?
3. Používání RAG statusu – co je důležité?
4. Kdy používat RAG statusy?
5. Shrnutí

Co je RAG status?

RAG znamená tři barvy: červenou, oranžovou nebo zelenou, které se tradičně používají v dopravě jako semafory. Zmíněné odstíny našly své uplatnění v kategorizaci projektů – naznačují, v jaké fázi se daný projekt nachází a jakou podporu potřebuje v daném okamžiku. Proto jsou barvy důležité pro vedení společnosti (majitele, akcionáře, zúčastněné strany atd.), kterým projektový manažer podává zprávy o pokroku práce. Zelená obvykle označuje projekty, které probíhají hladce, zatímco červená označuje ty, které v současnosti potřebují více podpory.

Červená, oranžová, zelená – jaké jsou rozdíly?

Specifické podmínky, které musí být splněny, aby projekt získal určitou barvu, jsou určovány individuálně každou společností. Nicméně lze poukázat na to, že červená barva je přiřazena projektům, které jsou zpožděné nebo překročily rozpočet. Taková situace může být důsledkem nedostatečných zdrojů, špatných požadavků na projekt nebo neschopnosti manažera zvládnout obtíže, které mohou nastat. Co zbývající barvy?

• Zelená barva znamená, že projekt je realizován včas, v rámci svého rozsahu a rozpočtu, což znamená, že projektoví manažeři mají vše pod kontrolou a není potřeba zapojovat vedení společnosti.
• Oranžová barva naznačuje, že situace je v tuto chvíli stabilní a projektový tým pracuje podle plánu, ale může dojít ke zpoždění při dokončení konkrétního úkolu, aniž by to ovlivnilo konečný termín. Proto by vedení mělo očekávat nějaké problémy v budoucnu, které si budou vyžadovat zásah.

Používání RAG statusu – co je důležité?

Při používání výše popsaných barev je nesmírně důležité zajistit, aby vedoucí týmů byli řádně vyškoleni a rozuměli definicím každé barvy, podmínkám, které musí být splněny pro přiřazení konkrétní barvy, a jaké kroky je třeba podniknout dále. Jen tak lze zajistit, že projektu bude přiřazen správný status. Určitě byste chtěli vyhnout situaci, kdy projekt se zeleným statusem potřebuje podporu na poslední chvíli, protože může být příliš pozdě na to, abyste podnikli kroky. Může se také ukázat, že problémy hlášené jako červené nebyly tak vážné, jak se původně myslelo, a vy jste zbytečně plýtvali zdroji.

Kdy používat RAG statusy?

Kódování barev je kritické pro vedení společnosti, kterému, v závislosti na politikách společnosti, jsou předkládány týdenní nebo měsíční zprávy. Manažeři však mohou také přiřazovat RAG statusy nejdůležitějším prvkům projektu, jako jsou rozpočet, termín projektu, rizika a klíčové úkoly. Mít takovou kontrolu nad jednotlivými částmi projektu zvyšuje šanci na adekvátní a včasnou reakci, v závislosti na uvedeném statusu. K tomu můžete použít kódování barev v Excelu nebo sáhnout po vhodném softwaru.

Shrnutí

Používání RAG statusů v řízení projektů je způsob, jak mít lepší kontrolu nad projekty a urychlit proces reportování. Je však nezbytné, aby společnost jasně specifikovala podmínky, které musí být splněny, aby projekt získal zelený, oranžový nebo červený status. Běžné přísloví „lepší být v bezpečí než litovat“ naznačuje, že je dobré přiřadit horší status, když je pochybnost. Nicméně nemůžete si být vždy jisti, že manažeři se tímto budou řídit, takže je nutné se o to postarat individuálně.

Čtěte také: Jak se vypořádat s hlavními problémy v řízení projektů?

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.