Proč používat software pro řízení projektů? | #10 Jak začít s řízením projektů

Vyžaduje realizace každého projektu použití softwaru? Předpokládáme, že ne. Je však rozumné provádět složité výpočty v paměti, když máte po ruce kalkulačku, když je důležitý čas a přesnost výsledku? Stojí za to přijít na schůzku s pořadačem plným poznámek, když účastníci chtějí číst zajímavou a stručnou prezentaci?

Software pro řízení projektů – obsah:

1. Úvod
2. Úspora času
3. Sledování stavu projektu
4. Zpřístupnění informací
5. Zajištění kontinuity projektu
6. Shrnutí

Proč používat software pro řízení projektů? Úvod

Nikdo pravděpodobně nepotřebuje přesvědčovat, aby používal software pro řízení projektů. Zvlášť pokud mluvíme o velkých a složitých projektech, které jednoduše nelze řídit na papíře. Je však dobré si ujasnit, jaké jsou výhody používání softwaru pro řízení projektů. Nejprve zvažte, zda máme v naší praxi řízení projektů všechny tyto oblasti pod kontrolou. Za druhé, můžeme si vybrat software, který je nejlépe přizpůsoben specifikům našich projektů a týmové spolupráce.

Rádi bychom zdůraznili čtyři oblasti, jejichž zlepšení je pro uživatele softwaru pro řízení projektů klíčové. Jsou to:

• úspora času
• sledování stavu projektu
• zajištění dostupnosti informací
• zajištění kontinuity projektu

Na tyto oblasti se podíváme jednu po druhé, následovat bude diskuse o funkcích softwaru, které stojí za zmínku, a také pohled na některá z nejpopulárnějších řešení dostupných na trhu.

Úspora času

Výhody úspory času, které software přináší, spočívají především ve zlepšení organizace projektu. To znamená jednoduché plánování a flexibilní náčrt rámce projektu. Příprava projektového dokumentu nebo Ganttova diagramu je mnohem jednodušší a praktičtější, když se provádí hned v programu, který později použijeme k řízení projektu.

Skutečně, místo používání externích nástrojů mohou být plány doplňovány, jak projekt postupuje, s podrobnými úkoly umístěnými na Kanban tabulích nebo v projektovém backlogu. To poskytne plně realistické měření času stráveného na konkrétních úkolech konkrétními členy projektového týmu.

Pokud jde o řízení času projektu, volba samotného softwaru a to, zda je již týmu známý, má značný význam. Koneckonců, programy pro řízení projektů se výrazně liší složitostí a křivka učení může být obtížně zvládnutelná. Zatímco Firmbee je transparentní prostředí obsahující všechny nástroje potřebné k řízení projektu, Jira je kolosální a velmi složitý nástroj, který umožňuje automatizaci úkolů a integrace s externími programy.

Sledování stavu projektu

Druhá oblast zaměření softwaru pro řízení projektů je sledování stavu projektu v reálném čase. Každý program zahrnuje analytické nástroje pro vizualizaci statistik. Ukazují mimo jiné:

• aktuální stav realizace úkolů – kolik úkolů bylo dokončeno a v jakém čase, kdo dokončil které úkoly,
• porovnání skutečných výsledků s předpoklady – například pomocí grafu porovnávajícího průměrný čas úkolu s jeho skutečným průběhem,
• stav plnění rozpočtu, stejně jako
• prediktivní nástroje pro hodnocení zda věci jdou správným směrem.

Zpřístupnění informací

Další otázkou, kterou software pomáhá řešit, je dostupnost informací o projektu v reálném čase pro tým a zúčastněné strany. Hlavní výhody softwaru pro řízení projektů jsou schopnost přihlásit se kdykoli, stejně jako diferenciace oprávnění – například k úpravě úkolů nebo k zobrazení výkonnostních statistik jednotlivých členů týmu. Například klient může mít možnost zobrazit úkoly dokončené v daném týdnu, ale nemá oprávnění upravit seznam úkolů, které mají být dokončeny v následujících dnech.

Jednoduše řečeno, třetí důležitou oblastí je usnadnění udržování pořádku v projektu, stejně jako transparentnost komunikace. V neposlední řadě použití upraveného, na míru šitého, spolupracujícího projektového dokumentu pomáhá budovat pocit týmového členství a odpovědnosti za plnění přidělených úkolů, které přispívají k cíli projektu.

Zajištění kontinuity projektu

Důležitou, ale často opomíjenou výhodou používání softwaru pro řízení projektů je, že udržuje kontinuitu v případě změn personálu. Tyto změny se mohou týkat jak projektového manažera, tak dalších členů týmu. Díky dostupnosti historických dat o projektu a analytickým nástrojům si nová osoba může relativně snadno udělat představu o situaci a být rychle seznámena s novými úkoly. Bez přezkoumání celé projektové dokumentace se také může dozvědět, co již bylo uděláno, které úkoly způsobují týmu potíže a zda je projekt realizován podle plánu a rozpočtu.

Shrnutí

Software pro řízení projektů snižuje čas potřebný k dokončení projektů. Od plánování po delegování úkolů, až po kontrolu jejich dokončení členy týmu, což nemusí být každou chvíli zaznamenáváno projektovým manažerem. Všechny tyto kroky jsou prováděny efektivněji. Takže se vyplatí investovat čas do učení správného programu.

Usnadňuje také sledování aktuální situace a zajišťuje, že všichni zúčastnění mají přístup k informacím o projektu, které se jich týkají, kdykoli. K tomu musíme přidat značné pohodlí mít všechna data shromážděná na jednom místě, kde je snadné se v nich orientovat. Tyto funkce také usnadňují zajištění kontinuity projektu, i v případě radikálních změn personálu.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.