Očekávání projektu a jak je splnit

Úkol realizace projektu nese velkou odpovědnost. Ať už pracujete jako projektový manažer nebo jako freelancer, musíte splnit několik definovaných a vysokých očekávání projektu. Mnohokrát se kvůli nedostatku správné komunikace tyto požadavky nepochopí a nesprávně interpretují. Tým ztrácí morálku, protože čas se využívá k tomu, aby byl projekt méně chaotický, místo aby se posouval vpřed. Jak zajistit, aby projekt splnil všechna očekávání? V dnešním článku bychom vám rádi poskytli několik pokynů, které, pokud je uvedete do praxe, zajistí, že váš projekt bude realizován bezchybně a s lehkostí.

Očekávání projektu – obsah:

1. Očekávání projektu – proč často vedou k zklamání
2. 5 prvků řízení očekávání projektu:
3. Pro budoucnost

Očekávání projektu – proč často vedou k zklamání

Pravděpodobně se vám stalo, že váš klient nebyl spokojen s výsledkem vaší práce. Neustále jste se ptali, proč se vaše vize neshodují a do jaké míry to činí celou agendu nejasnou. Když to konečně zjistíte, je už příliš pozdě, někdy dokonce ještě hůř – celý projekt je ukončen. Přesto si lámáte hlavu – co se pokazilo? Odpověď je v tomto případě téměř vždy komunikace a správné vyjádření očekávání obou stran. Naštěstí existuje způsob, jak takovým katastrofám předejít.

Očekávání nejsou nic jiného než silné přesvědčení, že něco, co máme na mysli, má určitou podobu, tvar, látku atd., a že věci se stanou tak, jak si představujeme. Tyto záležitosti jsou často těžko uchopitelné, což může být problematické zejména z obchodního hlediska. Také to rozmazává jak cíle projektu, tak způsoby měření jeho úspěchu.

Navíc může být problémem nedostatek definovaných priorit a časových rámců pro daný úkol nebo přílišné zaměření na nesprávné fáze. Nakonec nám zůstává ztracený čas, nízká morálka a snížená pracovní efektivita. Takový organizační chaos přináší nedostatek angažovanosti v týmu, ale co je důležitější, vážnou ztrátu důvěry mezi klientem a týmem lidí pracujících na daném projektu, včetně vás.

5 prvků řízení očekávání projektu:

Jak vidíte, správné řízení očekávání vám může pomoci vyhnout se mnoha zbytečným problémům a vést celým procesem realizace projektu od začátku do konce, jak klient zamýšlel. Existuje 5 základních prvků řízení očekávání projektu:

1. Plánování projektu

Často se stává, že zainteresované strany v projektu mají určitou hotovou vizi ještě před vytvořením plánu pro dané podnikání. Z tohoto důvodu je dobré zapojit klienta již v počáteční fázi, tj. při plánování. Společně s klientem a spolupracovníky určete rozsah činností, priority a cíle, identifikujte vztahy mezi úkoly. Pokud je něco nejasné – neváhejte se zeptat. Také nezapomeňte formulovat plán hodnocení rizik, abyste měli v případě nepředvídaných okolností východisko.

Očekávání obou stran se nemusí vždy shodovat – tato metoda objasní všechny předpoklady pro daný projekt a více zapojí celý tým.

2. Realizace projektu

Plánování projektu je důležité, ale ne tak zásadní jako jeho provedení. K tomu je třeba pořádat schůzky s klientem a týmem, abyste určili jak provádět a sledovat vývoj vašeho úsilí.

Při setkání s vaším týmem se ujistěte, že každý rozumí své roli a ví, co má dělat. Stanovte role, úkoly, čas, který na ně bude vynaložen, komunikační plán a způsob, jakým budete účtovat milníky. Nejlepší je, pokud také hned zahrnete KPI, stejně jako další naplánované schůzky, kdy provedete aktualizaci.

Komunikace je v této fázi zásadní – postarejte se o ni, například zavedením vhodné platformy pro komunikaci. Firmbee je jedním z těchto typů nástrojů, které kromě možnosti komunikovat se spolupracovníky mají mnoho dalších funkcí užitečných v řízení projektů a práci. Je to jedna z mála platforem pro řízení projektů, díky které není třeba integrovat několik programů a takzvaná technická únava přestává být problémem.

3. Komunikace

Jak vidíte, většina efektivního pracovního postupu, a tedy i splnění očekávání, se týká schopnosti jasně komunikovat. To by mělo být mít na paměti během všech fází projektu, aby se předešlo zbytečným nedorozuměním a následně ztrátě času a motivace.

Ze všeho nejvíc používejte jednoduchý a jasný jazyk, který každý rozumí. Neměla by být žádná nejasnost nebo pochybnost. Kromě toho je nejlepší shrnovat všechny schůzky s rychlou zpětnou vazbou.

Můžete také vytvořit komunikační plán, který zahrnuje:

• metodu komunikace (e-maily, zprávy, komunikační nástroje),
• frekvenci komunikace,
• konkrétní osobu odpovědnou za konkrétní úkol,
• hodnocení rizik a potenciální komunikační problémy.

To zajistí, že zúčastnění vědí, co očekávat, a že i nejhorší scénáře jsou spíše dodatečnou myšlenkou než nepříjemným překvapením. Skrývání špatných zpráv nepomůže a může vést ke ztrátě důvěry a angažovanosti týmu.

Podhodnocení a překročení očekávání

Doslovně podhodnocení znamená zmenšení svých slibů na začátku úsilí, a naopak překročení očekávání znamená překonání očekávání při jeho dodání.

Není těžké se nechat unést nadšením a slíbit něco na začátku plánovacího procesu, co se časem a po ochlazení nadšení může ukázat jako obtížné nebo dokonce nemožné splnit. Protože kostka je vržena a nemůžete to vzít zpět, co pak? Pravděpodobně nějaký stres před námi. Trik je nenechat tuto situaci nastat na prvním místě. Jak?

Měli bychom navrhnout o něco méně, než co můžeme dodat. Tímto způsobem se klient cítí spokojen, když projekt končí a my jsme dokázali překonat jeho očekávání. V případě nepředvídaných problémových okolností, které odtrhnou některé části z plánu, je klient stále rád, protože jsme doufejme dodrželi své slovo. Nicméně, abychom zůstali klidní během celého procesu, musíme pečlivě stanovit cíle a milníky co nejrealističtěji, abychom kalibrovali naši strategii podhodnocení a překročení.

Osobní očekávání

Lidé neumí číst myšlenky. Neuhodnou, co máme na mysli, předpokládají nebo předvídají, pokud nevyjádříme záležitosti jasně a explicitně. Tak se dostáváme k poslednímu, ale rozhodně ne méně významnému prvku – vyjadřování našich očekávání. Transparentnost a jasnost našich záměrů, činů a očekávání umožňují našim kolegům a potenciálním klientům pochopit a představit si celkový výhled projektu, který podnikáme.

Pro budoucnost

Očekávání jsou nedílnou součástí našeho života, včetně jeho profesního aspektu. Proaktivní řízení očekávání může zjednodušit pracovní postup a vést k angažovanějšímu týmu, spokojeným klientům a nakonec k osobnímu úspěchu! Mějte to na paměti, když pracujete na svých projektech, a zkuste tyto několik principů uvést do praxe – brzy uvidíte rozdíl.

Čtěte: Jaké nové dovednosti řízení projektů byste měli mít v roce 2021 a 2022.

Pokud chcete zůstat v kontaktu, připojte se k naší Facebook komunitě.