Jak správně používat milníky v projektu? | #19 Začínáme s projektovým řízením

Životní cyklus projektu obsahuje mnoho rozhodujících okamžiků. Projektový tým spolu s projektovým manažerem a zainteresovanými stranami odpovídá na otázku, zda byla dokončena konkrétní fáze projektu. Byly splněny všechny akceptační kritéria? Je potřeba něco ještě vylepšit, nebo je možné pokračovat? Tyto okamžiky jsou označeny milníky – začátky a konce.

Milníky v projektu – obsah:

1. Úvod
2. Historie milníků
3. Role milníků
4. Stanovení milníků
5. Milníky v projektu – shrnutí

Úvod

Každý milník dosud označuje důležitý bod na mapě realizace projektu. Zahrnuje začátek projektu, týmové setkání, podpis smlouvy nebo dokončení důležité fáze testování, která doprovází realizaci produktu nebo služby. Ale proč je důležité definovat je již v fázi plánování projektu?

Historie milníků

Myšlenka milníku – název a symbol klíčového okamžiku v projektu – byla převzata z praxe starých Římanů. Ti označovali rozsah své civilizace milníky a zároveň mapovali území, po kterém cestovali.

Římané stavěli kamenné sloupy podél silnic v pravidelných vzdálenostech, rovnoměrně každou míli. Sloužily nejen k označení trasy, ale také k ukázání vzdálenosti od Říma nebo hlavního města provincie, ve které byly umístěny. Analogicky symbolické milníky projektu ukazují, kolik práce už máme za sebou a dávají obraz cesty vedoucí k úkolu.

Role milníků

Milník označuje kritický okamžik na cestě vedoucí od zahájení k cíli projektu. Proto, stejně jako římské ukazatele, milníky v projektu nemohou nastávat příliš často. To je proto, že slouží několika klíčovým funkcím v projektu:

• poskytují příležitost k debriefingu – dosažení kontrolního bodu je často spojeno s týmovým setkáním, během kterého členové týmu hovoří o svých pozorováních na pokroku své práce a zvažují, jak zlepšit spolupráci v týmu,
• stávají se silným motivačním nástrojem – protože milníky označují krátkodobé a střednědobé cíle, motivují efektivněji než vzdálený cíl, který řídí dokončení celého projektu. Také umožňují uvědomit si, kolik už bylo dosaženo,
• prezentují pokrok projektu – velmi často je dokončení milníku doprovázeno zasláním informací nebo zprávy o stavu projektu zainteresovaným stranám.

Stanovení milníků

Jak tedy stanovit milníky s správným objemem a frekvencí? Neexistují zde univerzální pravidla, ale při jejich určování se opravdu hodí software, ve kterém vytváříme projektový plán a harmonogram.

1. Cíle – Milníky je nejjednodušší vyčíst, pokud začneme vytvořením dlouhého seznamu nejdůležitějších úkolů a poté je seskupíme do větších celků prováděných v podobném čase. Tímto způsobem izolujeme cíle a okamžik jejich dosažení nám umožní stanovit milník.
2. Klíčové úkoly – Především věnujte pozornost milníkům, které označují kritické úkoly, bez nichž projekt nemůže pokračovat. Proto je zásadní nejen definovat, co je třeba splnit, aby milník existoval, ale také definovat plán pro případ, že by byl nějaký milník vynechán.
3. Závazek týmu – Obvykle je k dosažení dobře definovaného milníku potřeba celý tým.
4. Časová vzdálenost – dosažení jednotlivých milníků by mělo probíhat poměrně rovnoměrně pro projekt, jak pro jejich motivační efekt, tak pro rytmus týmu.

Shrnutí

Datum dokončení každého milníku je důležitým nástrojem pro řízení projektu, zvyšování motivace týmu a sledování pokroku práce. Vyberte je pečlivě a dobře je definujte. To zajistí, že každý dosažený milník bude oslavou úspěchu týmu, stejně jako uzavřením důležité fáze projektu, která otevírá další oblast dokončení úkolů.

Máte zájem o řízení projektů? Sledujte naši sérii, abyste nezmeškali žádný článek.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.