Co je asynchronní komunikace?

Asynchronní komunikace – víte, co to je? Poslední roky přinesly mnoho změn, ale kromě výzev existují i výhody. Firmy byly nuceny pracovat na dálku a některé z nich si tento styl práce udržely až do dnes. Majitelé firem si všimli, že práce na dálku má mnoho výhod, ale některé z nich mohou být přímo spojeny s asynchronní komunikací, nikoli pouze s prací na dálku.

Co je asynchronní komunikace? – obsah:

1. Asynchronní komunikace – význam?
2. Výhody asynchronní komunikace
3. Asynchronní komunikace ve vaší firmě
4. Shrnutí

Asynchronní komunikace – význam?

Zaměstnanci, kteří mohou pracovat z domova, mohou ušetřit spoustu času, protože se nemusí dopravovat v špičkách. Je to velmi rozumné, zejména v situaci, kdy je vzdálenost z domova do kanceláře velká. Ale práce na dálku nezvyšuje efektivitu zaměstnance.

Důležitý je styl práce, kde jsou výsledky a úspěchy důležité místo hodin strávených za stolem. Asynchronní komunikace umožňuje svobodu pro kreativitu zaměstnanců a dává jim pocit kontroly nad situací. Kromě mnoha obav lidé, kteří jsou uvolněni ze svých míst v kancelářích, vykonávají své úkoly s větší ochotou, včas a s lepšími výsledky.

Asynchronní komunikace je taková, která nevyžaduje okamžitou odpověď. Ideálním příkladem asynchronní komunikace je e-mail, který může čekat na odpověď. Okamžitá odpověď na e-mail je příkladem synchronní komunikace.

Okamžité zprávy jsou nejlepším příkladem synchronní komunikace, protože umožňují spojení v reálném čase. Většina zaměstnanců má upozornění na svých e-mailových účtech a odpovídá na e-maily okamžitě po jejich obdržení, což znamená, že jejich komunikace je také synchronní.

Většina zpráv nevyžaduje okamžitou odpověď – rychlejší neznamená vždy lepší. Odpovídání na e-maily odvádí pozornost a narušuje pracovní rytmus. Rozptýlení, jako jsou e-mailové zprávy, upozornění a telefonní hovory, jsou obrovským nepřítelem produktivity. Někdy jeden úkol, který by měl být splněn během hodiny, trvá mnohem déle kvůli problémům s efektivitou.

Nejlepším řešením takových problémů je asynchronní komunikace. Aby to fungovalo, musí být pravidla stanovena v celé organizaci. Jinak někteří zaměstnanci mohou vnímat nedostatek odpovědí jako projev neúcty a ignorování, nikoli jako pokus o zlepšení efektivity.

Výhody asynchronní komunikace

Většina úkolů přidělených zaměstnancům může být vykonávána v systému asynchronní komunikace. Existují odvětví, jako je zákaznický servis, která vyžadují dostupnost v určitých časech. Ale kreativní úkoly, příprava prohlášení nebo prezentace mohou být přesunuty do asynchronního prostředí.

Zaměstnanec dostává úkoly s termínem, a je na něm, kdy úkol dokončí. Takový způsob práce umožňuje zvýšení efektivity a dává možnost přizpůsobit zadané úkoly dalším každodenním povinnostem. Zaměstnanci, kteří pracují flexibilně, jsou obvykle spokojenější se svou prací a ochotněji vykonávají své úkoly. Umožnění zaměstnancům ignorovat zprávy a uvolnění jich od povinnosti okamžitě odpovídat na každý e-mail může zvýšit jejich produktivitu. Upozornění a telefonování nepomáhají soustředit se a každé přerušení může způsobit problémy s opětovným zaměřením na úkol.

Většina odvětví nemůže zcela opustit synchronní komunikaci, ale zlepšení a změny jsou možné. Pokud potřebujete mít schůzku se svým týmem, zkuste ji uspořádat jinak. Umožněte týmu dokončit všechny ostatní povinnosti asynchronně před schůzkou. Jak? Dejte svému týmu všechny studijní materiály a úkoly předem a poté stanovte datum schůzky. Tento přístup umožňuje vašim zaměstnancům učit se a získávat znalosti v nejlepším čase pro ně.

Schůzka bude efektivnější a přinese větší spokojenost pro všechny. Nutit všechny účastníky sledovat dlouhé prezentace společně s ostatními členy týmu není efektivní. Na rozdíl od obecného přesvědčení, více svobody vede k větší ochotě pracovat a větší ambici.

Asynchronní komunikace ve vaší firmě

Pokud plánujete zavést nový model komunikace do vaší firmy, začněte menšími kroky. Jedním z nejznámějších problémů s asynchronní komunikací je skutečnost, že někteří jednotlivci očekávají okamžitou odpověď na své otázky, komentáře nebo zprávy.

Je důležité zavést menší změny a stanovit jasná pravidla. Většina digitálních nástrojů používaných k komunikaci má možnost nastavení stavů. Informujte své spolupracovníky, že by měli tyto funkce používat, když pracují na svých úkolech a potřebují se soustředit. Ostatní zaměstnanci by neměli očekávat, že obdrží okamžité odpovědi. To nám umožní vyhnout se zbytečnému stresu pro obě strany komunikačního kanálu.

Pokud používáte e-mailové zprávy k komunikaci, zkuste sdílet své kalendáře, kde všichni zaměstnanci nastaví bloky času. S touto funkcí mají všichni spolupracovníci informace o tom, kdy mohou očekávat odpovědi na své e-maily.

Shrnutí

Asynchronní komunikace nebo synchronní komunikace – který model zvolit? Neexistuje jeden recept na zvýšení efektivity týmu. Asynchronní komunikace se zdá být zajímavým nápadem, jak bojovat proti rozptýlení a problémům s nedostatkem soustředění mezi zaměstnanci. Je dobré si pamatovat, že opuštění schůzek v reálném čase není šťastným prostředkem, který lze používat bez uvážení. Schůzky by měly být věnovány vytváření úkolů a společnému řešení problémů, aby přinesly prospěch firmě.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu.