6 skvělých metod, jak se vypořádat se ztracenými, nesprávnými nebo neúplnými fakturami

Ztracené, nesprávné a neúplné faktury jsou prokletím každého účetního a majitele firmy. Můžete prodávat nejlepší produkty nebo poskytovat skvělé služby, ale pokud vaše faktury obsahují chyby, nemusíte dostat své peníze včas. Vydávání chybných faktur prodlužuje a komplikuje proces platby. Neobdržíte žádnou platbu, pokud je vaše faktura ztracena. Jak se vyhnout takovým problémům? Jak se vypořádat se ztracenými, nesprávnými nebo neúplnými fakturami. Přečtěte si článek a zjistěte více.

Ztracené, nesprávné, neúplné faktury – obsah:

1. Ztracená faktura – důsledky
2. Jak se vyhnout ztrátě faktur
3. Co se stane, když váš klient obdrží nesprávnou fakturu?
4. Jak se vyhnout vydávání nesprávných faktur?
5. Neúplná faktura – jaké problémy očekávat?
6. Jak se vyhnout vydávání neúplných faktur?

Ztracená faktura – důsledky

Co je ztracená faktura? Je to dokument, který nikdy nedosáhl klienta. Může být mnoho různých důvodů pro takovou situaci. Nejčastější důvody jsou:

• Nesprávné adresní údaje
• Odeslání faktury nesprávnému klientovi
• Faktura nebyla vydána
• Dopis byl ztracen poštovní společností

Důsledkem ztráty faktury je nedostatek platby od klienta. Klient, který od vás neobdržel dokumenty, nezaplatí. Není snadné zjistit, že vaše faktura ještě nebyla zaplacena – jediný způsob je sbírat potvrzení od vašich klientů průběžně, jinak je jediným znakem nezaplacené faktury nedostatek platby na vašem účtu. V takové situaci budete nuceni znovu poslat ztracený dokument s novým termínem platby. To znamená, že budete muset dlouho čekat na své peníze.

Jak se vyhnout ztrátě faktur

Pokud používáte tradiční formu zasílání zkuste zvolit doporučenou poštu nebo poštu s potvrzením o doručení. To vám zajistí, že vaše dokumenty dorazily na místo určení. Pečlivě zkontrolujte adresu vašeho klienta před odesláním vaší pošty, abyste si byli jisti, že faktura mu bude doručena. Elektronické faktury jsou lepší volbou, můžete je posílat e-mailem a řešení je mnohem rychlejší než tradiční pošta. V e-mailovém systému je možnost potvrzení, která vám umožní obdržet potvrzení o vašem zaslání. S takovými možnostmi se rychle dozvíte, že vaše faktura dorazila k správné osobě.

Jak se vyhnout chybám v e-mailové adrese? Fakturační software je v takových situacích velmi užitečný. Musíte zadat správné údaje klienta pouze jednou, abyste si byli jisti, že adresa je vždy správná. Fakturační software vám pomůže s vydáváním opakovaných faktur a obecně vám pomůže s lepší organizací vašich dokumentů.

Co se stane, když váš klient obdrží nesprávnou fakturu?

Každá faktura by měla jasně uvádět, co je hlavním předmětem transakce. Kupující by neměl mít žádné pochybnosti o tom, na co je faktura. Nepřesné určení předmětu transakce může prodloužit proces platby. Můžete rozumět všem termínům a frázím použitým ve vašem dokumentu, ale vaši klienti je nemusí chápat, zejména pokud máte tendenci používat žargon nebo nepřesné formulace.

Fráze “služba č. 5” je srozumitelná pouze vám, ale firma, která objednává desítky nebo stovky produktů, bude mít obrovský problém s identifikací produktu nebo služby z faktury. Takové formulace mohou způsobit mnoho pochybností – zde není ani jasné, zda číslo 5 popisuje prodávajícího nebo kupujícího. Neexistují žádné informace o předmětu služby.

Podobně fráze “zboží podle objednávky č. 5” je nejasná. Nevíme mnoho o zboží, jejich počtu, typu, zásilce nebo ceně. Taková faktura bude kolovat napříč odděleními kupující firmy a nebudete zaplaceni, dokud nebudou všechny problémy vyřešeny.

Některé chyby se mohou objevit pokud jde o formulace použité v souvislosti s platební sekcí. Nepoužívejte fráze: po obdržení, na konci měsíce, poslední pracovní den – to může vést k chybám. Váš klient může takové výrazy chápat po svém. Nepřesné informace o termínu platby mohou způsobit zpoždění platby – své peníze nedostanete, když očekáváte.

Jak se vyhnout vydávání nesprávných faktur?

Jediným řešením je přesné, správné formulování. Faktury, které jsou snadno pochopitelné, urychlují procesy plateb. Na vaší faktuře použijte stejné formulace, které jsou na objednávkách klienta. Podobně, pokud máte dohodu s vaším klientem, použijte formulace z dohody. Díky tomu váš klient nebude muset dvakrát přemýšlet o položkách na faktuře.

Co když nemáte ani objednávku, ani dohodu? Zkuste použít číslo EAN (Evropské číslo článku) nebo číslo GTIN (Globální číslo obchodní položky) – tato čísla jednoznačně identifikují prodávané položky. Co se týče služeb – popište je přesně, uveďte datum poskytnutí.

Pokud vydáváte částečné faktury, zahrňte další informace. Pomůže to vašemu klientovi zkontrolovat správnost faktury. Může to být podrobný seznam prezentující rozsah provedených úkolů. Jednou dobrou praxí je zahrnout některé ustanovení smlouvy. Čím transparentnější a srozumitelnější dokument je, tím rychleji se dostane do platebního oddělení.

Nastavení data platby určuje přesný den, kdy vaše faktura bude splatná. Informujte o slevách za dřívější platby, pokud je používáte. Informujte o poplatcích za opožděné platby. Vaši klienti musí vědět předem, co očekávat – pomáhá jim to řídit jejich platební plán. Takové pečlivé řízení faktur přinese mnoho výhod vašim klientům a také vám – vyrovnání faktur bude určitě mnohem snazší.

Neúplná faktura – jaké problémy očekávat?

Neúplná faktura zpomaluje proces fakturace, protože doplňování údajů vyžaduje čas. Neúplné faktury jsou obvykle přesunuty na konec platební fronty. Je velmi nepravděpodobné, že neúplnou fakturu zaplatí klient. Chybějící informace musí být nalezeny a vysvětleny. Někdo se tímto problémem musí zabývat. Klienti neradi ztrácejí svůj cenný čas řešením takových problémů. Obecně, pokud je vaše faktura jednou neúplná, není to problém, ale časté chyby mohou povzbudit vašeho klienta, aby s vámi přestal spolupracovat. Neúplné faktury špatně odrážejí stav vašeho řízení. Chyby v dokumentech takové hodnoty a důležitosti jako faktury vyvolávají pochybnosti u klientů a otázky. Nemůžete udržet pořádek ve fakturách, a proto není pořádek nikde jinde ve vaší firmě.

Jak se vyhnout vydávání neúplných faktur?

Před odesláním vaší faktury zkontrolujte znovu všechny důležité údaje. Věnujte pozornost datu a způsobu platby. Neúplné údaje povedou k nedostatku platby v určeném termínu. Je lepší se vyhnout takovým nepříjemným událostem. Používejte hotové šablony k vydávání vašich faktur. Dobrá šablona by měla mít všechny potřebné prvky vyžadované zákonem. Je výhodné používat fakturační software se šablonami profesionálně vytvořenými specialistou. S takovými šablonami by měly být vaše faktury čisté, upravené a kompletní. Proces fakturace musí být dobře organizován a vaše faktury by měly být bezchybné a bez chyb.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu.