Kdy byste měli vystavit fakturu?

Vystavování faktur je jednou z příjemnějších částí podnikání. Proč? Protože je to poslední krok k tomu, abyste byli zaplaceni. Ale vyvstává otázka – kdy vystavit fakturu, aby byla legální? Ukazuje se, že na tuto otázku neexistuje jednoznačná odpověď. Všechno závisí na okolnostech. Nejčastěji se faktura vystavuje po dodání zboží nebo služeb. Existují však i některé výjimky. Tento článek vysvětlí, kdy byste měli vystavit faktury. Hlavně závisí na typu faktury, takže se zde budeme zabývat těmi, které se vyskytují nejčastěji.

Kdy byste měli vystavit fakturu? – obsah:

1. Prodejní faktura
2. Konečná faktura
3. Průběžná faktura
4. Zálohová faktura
5. Proforma faktura
6. Opakující se faktura
7. Podívejte se, jak vystavit faktury s Firmbee

Prodejní faktura

To je poměrně běžný způsob vystavování faktur. Setkáváme se s ním zejména v obchodech. Když vy, jako prodávající, předáte zakoupené zboží zákazníkovi osobně, můžete také vystavit fakturu hned. V tomto případě je to obvykle spojeno s přijetím platby, buď v hotovosti, nebo platbou kreditní kartou. Může se však stát, že zboží dodáte přímo zákazníkovi mimo vaši firmu.

Mohlo by se zdát, že když jste mimo kancelář, nebudete moci okamžitě vystavit fakturu svému zákazníkovi. Naštěstí můžete použít mobilní aplikaci na fakturaci. To vám umožní vystavit fakturu pomocí vašeho smartphonu. A co tisk? Nemusíte, protože můžete fakturu poslat e-mailem. Elektronická faktura má stejnou právní hodnotu jako papírová faktura.

Konečná faktura

U služeb je běžné vidět faktury vystavené po dokončení práce. Jak se liší od faktur vystavených v den prodeje? Teoreticky, v okamžiku, kdy jste dokončili svou službu, můžete vystavit fakturu. To je dobrý způsob, jak to udělat, pokud máte osobní kontakt se zákazníkem. V tomto případě zákazník okamžitě vidí výsledky vaší práce a může fakturu přijmout a schválit.

Pokud však zákazník ještě neviděl práci, kterou jste pro něj udělali, je lepší zkontrolovat, zda je spokojen s konečným výsledkem. Pokud má nějaké připomínky, můžete provést opravy před vystavením faktury. Jinak by se mohlo stát, že zákazník fakturu nepřijme, protože má k projektu připomínky. To by prodloužilo proces platby. Můžete se tomu vyhnout tím, že zákazníkovi pošlete zprávu, zda přijímá vykonanou práci, a pokud ne, jaké opravy jsou ještě potřeba.

Průběžná faktura

Částečné faktury se obvykle vyskytují u větších projektů. V tomto případě může být práce rozdělena do fází. Po jejich dokončení se vystavuje faktura, která pokrývá dokončenou práci. Kde se můžete s tímto typem fakturace setkat? Každýkrát, když je celá práce rozložena v čase.

To se děje například při stavbě domu. Společnost, která provádí práci, může vystavit faktury po dokončení jednotlivých fází. Tento způsob fakturace zajišťuje cash flow a vyhýbá se platebním zpožděním, stejně jako vysokému účtu po dokončení všeho. U dlouhodobých projektů je dobré na začátku stanovit platební plán. Může naznačovat určité milníky , po kterých budou vystaveny částečné faktury.

Zálohová faktura

Pokud služby, které poskytujete, vyžadují, abyste se zavázali k významným finančním prostředkům na nákup komponentů nezbytných k provedení smluvené práce, můžete nabídnout platbu předem. V tomto případě vystavujete fakturu před dokončením práce.

Toto řešení se osvědčuje, když jsou vaše služby poměrně drahé a neočekávané zrušení vašich služeb klientem by mělo negativní finanční dopad na vás. Kdy může taková situace nastat? Například, když jste svatební fotograf a úkol zahrnuje zachycení svatebního obřadu na místě určeném klientem. Pokud klient zruší službu den před událostí, pravděpodobně nenajdete jinou osobu ochotnou tam v ten den fotit. Platba předem zajistí vaše zájmy, abyste v takovém případě nebyli ve ztrátě.

Proforma faktura

Předběžná faktura je také známá jako proforma faktura. Na první pohled se může proforma faktura a zálohová faktura zdát podobné. Nicméně nejsou to stejné věci. Zálohová faktura vás zavazuje k platbě, zatímco proforma faktura takovou povinnost nevytváří. Je to spíše pozvání k uzavření smlouvy.

Takovou fakturu vystavujete jako cenovou nabídku na prodej zboží nebo poskytnutí služeb ještě předtím, než zákazník souhlasí s dodávkou. Zákazníci žádají o takové faktury například, aby porovnali nabídky od několika společností nebo aby zkontrolovali, zda daný výdaj zapadne do jejich rozpočtu. Pokud zákazník souhlasí s vašimi podmínkami, můžete zpracovat objednávku a poté vystavit běžnou fakturu, která, na rozdíl od předběžné faktury, bude znamenat povinnost zaplatit za dodané zboží nebo služby.

Opakující se faktura

V některých typech podnikání jsou opakující se faktury běžné. Je populární, aby měly formu paušální faktury, tedy takové, která má předem stanovenou sazbu bez ohledu na množství vykonané práce. Kde můžete takové faktury najít? Například, pokud provozujete úklidovou firmu a dohodli jste se se svým klientem na pevné sazbě za týdenní úklid kanceláře, budete klientovi účtovat stejnou částku každý týden, bez ohledu na to, jak dlouho to trvá.

V takovém případě může být program na fakturaci skvělou pomocí při vystavování opakujících se faktur. Stačí zadat údaje o svých klientech, uvést den, kdy by měla být faktura vystavena, a zadat částku a program vystaví cyklické faktury a odešle je vašim klientům.

Podívejte se na 5 nejlepších bezplatných řešení pro fakturaci!

Podívejte se, jak vystavit faktury s Firmbee:

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu.