Jak provádět rutinní úkoly automaticky?

Každý den mají zaměstnanci mnoho úkolů, které musí vykonat. Mnoho z nich je opakujících se, prováděných téměř automaticky, a nakonec se stávají nudnými nebo zatěžujícími rutinami, které se stávají hračkou. Jak tedy provádět rutinní úkoly automaticky?

Rutinní úkoly – obsah:

1. Řízení času
2. Nejčastější úkoly – automaticky
3. Jak automaticky odpovídat na e-maily
4. Sociální média – příspěvky
5. Přístup k informacím
6. Výzkum
7. Rutinní úkoly – shrnutí
8. Rutinní úkoly – Klíčové otázky

Řízení času

Hlavním problémem je rozumný přístup k rutinním činnostem v rámci správných opatření pro řízení času. Ukazuje se, že je zásadní naplánovat pracovní den tak, aby byly úkoly vykonávány v odpovídajících časech. Automatizace (nebo zkráceně, provádění určitých věcí “jako samozřejmost”) vám umožní lépe se soustředit na úkoly, které vyžadují více práce a pozornosti.

Nejčastější úkoly – automaticky

Nejčastější opakující se úkoly jsou administrativní záležitosti. Mezi ně patří například vyplňování úředních hodin, kontrola e-mailu nebo vytváření krátkých příspěvků na sociálních médiích.

Jak automaticky odpovídat na e-maily

Komunikace v reálném čase nahrazuje každodenní psaní a odpovídání na e-maily. Bohužel, psaní zákazníkům nebo obchodním partnerům, s nimiž je míra propojení nízká, přichází s neschopností používat instant messaging. Ale to není úplně podstatné. Důležité je mít co nejvíce kontaktů v jakýchkoli vašich komunikačních aplikacích. Lidé, se kterými trávíte nejvíce času, přímí nadřízení/podřízení, pravidelní spolupracovníci. Je také dobrý nápad vytvořit skupinové konverzace, které zahrnují pouze lidi, kteří jsou konkrétně zapojeni do projektu. Tímto způsobem se jádro věci – tedy odpovídání na zprávy – stane automatickým a nedílnou součástí zbytku vašich každodenních úkolů.

Sociální média – příspěvky

Pokud vaše povinnosti zahrnují příspěvky na populárních platformách, ujistěte se, že je práce organizována. Často je potřeba denně naplnit nástěnku vaší společnosti. Proto, pokud je to možné, naplánujte některé příspěvky předem. Tímto způsobem, i když na začátku strávíte více času, budete moci odložit tuto každodenní rutinu na několik dní a zabývat se důležitějšími záležitostmi.

Samozřejmě, že to není vždy možné. Události, na které byste měli reagovat na sociálních médiích, jsou nepředvídatelné. Přesto lze věci, které se periodicky opakují, rutinně – snadno naplánovat dobře dopředu.

Přístup k informacím

V některých odvětvích se od zaměstnanců vyžaduje, aby sledovali světové události. Přebytek zpravodajských webů může být ohromující. Proto je dobrý nápad vybrat si několik webů, které nabízejí informace pro vás nejrelevantnější a umožňují push notifikace. To vám pomůže vyhnout se přetlaku zbytečného obsahu.

Výzkum

Často je potřeba provádět výzkum. Jak víte – můžete na to strávit hodiny. Takže stojí za to sáhnout po virtuálním asistentovi, jako jsou Google Alerts, které nás upozorní na důležité věci, monitorují různé změny a automaticky nám posílají informace do naší e-mailové schránky.

Rutinní úkoly – shrnutí

Samozřejmě, že příklady zjednodušení a automatizace lze množit. Sáhnout po užitečných nástrojích a soustředit se na významnější úkoly nám jistě pomůže dosáhnout našich cílů rychleji.

Čtěte také: Proč potřebujete aplikaci pro blokování času? Top 8 aplikací v roce 2021!

Pokud chcete zůstat v kontaktu, připojte se k naší Facebook komunitě!