4P managementu má mnoho společného – vyžaduje organizační a interpersonální dovednosti, stejně jako flexibilitu a schopnost motivovat tým. Ale co se skrývá pod čtyřmi písmeny P?
Menší společnosti často realizují jediný projekt nebo vytvářejí jediný produkt. V takových případech jsou to jediné cíle organizace. Když však společnost roste, její strategie vyžaduje širší pohled do budoucnosti a její cíle se diverzifikují, stojí za to zvážit jak nejlépe organizovat řízení projektů, aby byla jejich realizace co nejefektivnější.
4P představují mírně odlišné, často vzájemně propojené skupiny úkolů. Tyto jsou:
Podívejme se blíže na to, co tyto pojmy znamenají a proč je důležité znát jejich specifika při plánování, organizaci úkolů a realizaci projektu.
Každý projekt může být realizován samostatně. Může také být součástí programu nebo portfolia. Má určený začátek a konec a jeho cílem je vyprodukovat unikátní produkt, službu nebo jiný výsledek.
Charakteristické znaky projektu zahrnují:
Mnoho projektových manažerů se zabývá více projekty současně. To platí zejména pro projekty patřící do jednoho programu nebo portfolia. Ale čím se projekt liší od produktu?
Řízení produktů se od řízení projektů primárně liší tím, že neexistuje stanovený časový rámec. Produktoví manažeři musí dobře znát produkt, který dohlížejí, a plánovat jeho vývoj. Stanovují priority, přidávají nové funkce, zlepšují stávající a také spravují rozpočet na vývoj produktu vyvažováním schopností společnosti a očekávání zákazníků.
Produkt můžeme od projektu odlišit tím, že na něj pohlížíme jako na trvalý, fyzický objekt. To proto, že produkt si udržuje konstantní identitu, i když prochází úpravami. Produktem by mohl být smartphone, který se mění v závislosti na nainstalovaných aplikacích a na tom, jak byl personalizován.
Na rozdíl od projektu, produkt nemá definovaný životní cyklus. Řízení produktů je proto charakterizováno:
Produkt může být vyvíjen prostřednictvím projektů – dočasných a realizovaných po určitou dobu. Pokud se vrátíme k příkladu se smartphonem, projekt vývoje produktu by mohl zahrnovat aktualizaci softwaru, která usnadní používání fotoaparátu v noci.
Podle PMBOK je program:
Soubor souvisejících projektů a někdy menších programů, které jsou řízeny společně, aby vytvořily hodnotu, kterou by řízení každého z nich samostatně nemohlo přinést. (En verze: “Program. Související projekty, dceřiné programy a programové aktivity řízené koordinovaným způsobem, aby se získaly výhody, které nejsou dostupné při jejich individuálním řízení.”)
Řízení projektů a produktů zahrnuje plánování, organizaci a realizaci úkolů, které jsou součástí profilu organizace a vedou k dosažení cíle, který je užitečný pro zákazníka nebo samotnou společnost. Řízení programů se naopak zabývá určením, které projekty je třeba realizovat v organizaci, aby bylo možné efektivně a včas dosáhnout jednoho ze strategických cílů. Je to střednědobé plánování, které rozhoduje o tom, jakou prioritu dát každému projektu, stejně jako o průběžném určení toho, jaký by měl být vztah mezi nimi.
Uvažujme o příkladu programu “Nová pobočka společnosti”. Může se skládat z:
Mezi jinými, řízení programů musí brát v úvahu časování projektů A, B a C. Řízení každého projektu bez znalosti stavu ostatních by mohlo například skončit organizováním kolaudace, když renovace sídla ještě nebyla dokončena, nebo… tým ještě nebyl najat.
Každý z projektů, které tvoří program, je realizován samostatně, a jejich výsledky závisí na provedených úkolech, které nesou různá rizika. Hlavní rozdíly mezi řízením projektů a programů se tedy týkají perspektivy hodnocení výsledků a přístupu k variabilitě. Tyto jsou:
Projektové portfolio je termín, který se používá poněkud méně často než program, ale oddělení portfolia projektů ve společnosti je obzvlášť užitečné, když pravidelně realizujeme projekty podobné povahy. Dokončení jednotlivých projektů patřících do portfolia není vzájemně závislé, jak je tomu u programu.
Například pro společnost, která vyvíjí software pro smartphony, mohou být samostatná portfolia projekty implementující:
Portfolio je centralizovaná sbírka projektů a programů probíhajících ve společnosti. Jejich řízení je primárně zaměřeno na dosažení strategických cílů organizace. Stejně jako projekty a programy by mělo portfolio podrobně popisovat:
Nejdůležitějším aspektem řízení projektového portfolia společnosti je však stanovení prioritizačního schématu. Zajišťuje, že všechny projekty, produkty, programy a portfolia realizované a plánované ve společnosti dostanou své místo v hierarchii úkolů, které je třeba splnit.
Řízení každého z 4P – projekt, produkt, program a portfolio – se v určitých ohledech liší. Zvlášť důležité jsou rozdíly v oblastech předmětu řízení a povahy týmu.
Předměty řízení v 4P se liší podle úrovně detailu vykonávaných úkolů a blízkosti k zákazníkovi.
V případě projektu, projektový manažer a produktový manažer dohlížejí na provádění úkolů a vytváření řešení zaměřených přímo na zákazníka. V případě programu, související projekty a jejich vztahy jsou předmětem řízení. V portfoliu, se řízení týká všech programů a projektů v organizaci ve vztahu k jejím cílům, takže úloha a úkoly manažera portfolia jsou umístěny nejdále od zákazníka.
Jeho nebo její úkoly by se však měly stále soustředit na vztah mezi posláním organizace, cíli a potřebami klientů.
Rozdíly mezi 4P se také vztahují na tým. V projektu je tým vytvořen na dobu trvání daného projektu, takže realizace projektu je často pouze částí odpovědnosti účastníků.
Situace je jiná v případě produktu – zde je vytvořen trvalý tým, jehož hlavním a často jediným úkolem je pracovat na produktu. To snižuje riziko prostojů mezi projekty vyvíjejícími produkt. Potřeba přenosu znalostí, tj. časově náročná implementace nových členů týmu, je také méně častá.
Týmy řízené manažery programů a portfolií jsou naopak spoluvytvářeny projektovými a produktovými manažery z celé organizace, stejně jako analytiky, konzultanty a specialisty na vysoké úrovni.
4P se skládají z řízení projektů, produktů, programů a portfolií. Řízení každého se liší v detailech, povaze týmu a odpovědnostech.
Projekt je základní, časově omezené úsilí s konkrétní délkou a účelem. Produkt může být vyvíjen prostřednictvím projektů, ale nemá definovaný životní cyklus a jeho vývoj je úzce spjat s očekáváními zákazníků. Program je sbírka vzájemně propojených projektů různých typů, které slouží společnému účelu. Portfolio lze definovat jako sbírku projektů stejného typu, realizovaných cyklicky nebo paralelně, sloužících k tomu, aby všechny ostatní P co nejlépe sladily se strategickými cíli organizace.
Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu, TikToku.
Jako projektová manažerka je Caroline odbornicí na hledání nových metod, jak navrhnout nejlepší pracovní postupy a optimalizovat procesy. Její organizační dovednosti a schopnost pracovat pod časovým tlakem z ní činí nejlepší osobu, která dokáže složité projekty přetavit ve skutečnost.
Průměrný člověk pracuje 8 hodin denně 5 dní v týdnu. Je přirozené, že při takovém…
Preference testing je populární metoda výzkumu UX. Klíčem k jejímu úspěchu je dobré porozumění a…
Jasná a adekvátní komunikace, která je srozumitelná pro každou stranu, je naprostou nutností pro jakýkoli…
Politiky dovolené jsou pravidla a pokyny stanovené zaměstnavateli, které určují množství volného času, placeného nebo…
Víš, jak se stát generálním ředitelem společnosti? Mnoho lidí na začátku své profesní kariéry sní…
Klíčem k startupu je zjistit, co zákazníci skutečně chtějí. Plán pro obchodní úspěch v tomto…