Provozování podnikání je neoddělitelně spojeno s vystavováním faktur a ty přicházejí v různých tvarech a velikostech. Některé jsou běžné a známé, zatímco jiné musíme vystavit jen jednou za uherský rok. Nicméně jako profesionálové bychom měli vědět, jak vybírat a vystavovat všechny druhy. Tento článek nastíní nezbytné základy, které vám pomohou rozlišit a rychle vybrat ten správný typ faktur.
Proforma faktura, nebo jak někteří říkají, předběžná faktura, je řešení navržené k představení vaší nabídky zákazníkům. Pokud přijmou vaše podmínky, zaplatí fakturu a vy můžete dodat zboží nebo služby, které jsou podrobně uvedeny.
Pokud zákazníci nepřijmou vaše podmínky, nemusí platit. Je to proto, že vystavení proforma faktur nezavazuje zákazníky k platbě ani nevytváří žádné daňové povinnosti.
Jaké podmínky tedy implikují takovou povinnost? Pouze když zákazník zaplatí proforma fakturu. V takovém případě musíte vystavit běžnou fakturu a zaplatit všechny daně, které se vztahují na prodej. Co získáte, je peníze ještě před zpracováním objednávky. A co vaši zákazníci? Ti také profitují, protože proforma faktura umožňuje zákazníkovi snadno a volně porovnat nabídky od několika společností a vybrat si tu pravou.
Na první pohled se faktura za zálohu podobá proforma. Ale podívejte se blíže a zjistíte, že se liší. Faktura za zálohu zahrnuje povinnost platit, zatímco proforma faktura je pouze návrh na uzavření kupní smlouvy.
Kdy je faktura za zálohu dobrá volba? Určitě v případě, že potřebujete zavázat významné, z vašeho pohledu, finanční prostředky k dokončení objednávky. Faktura za zálohu vám umožňuje obdržet část platby od zákazníka ještě před prodejem zboží nebo služeb. To bude mít pozitivní vliv na vaši likviditu, zejména při zpracování velkých objednávek. Můžete nastavit hodnotu jako konkrétní procento z celkové objednávky. To vám dává větší jistotu, že vaši zákazníci neodstoupí od smlouvy, protože by pak ztratili již zaplacené peníze.
Toto je běžná faktura, ale nemůže chybět v tomto seznamu. V obchodních transakcích se taková faktura vyskytuje nejčastěji. To je dokument, který máme všichni na mysli, když slyšíme termín faktura. Jako ostatní typy faktur obsahuje všechny 12 prvků, které každá faktura vyžaduje. Dokumentuje obchodní událost, která se odehrála mezi prodávajícím a kupujícím. Taková faktura může pokrývat jak prodej zboží, tak poskytování služeb.
Tento typ faktury je velmi běžný pro poskytování služeb. Vystavuje se v každém předem stanoveném období. Nejčastěji je to měsíc, ale můžete také najít týdenní, čtvrtletní nebo roční faktury. Ty se obvykle objevují v případě různých předplatných.
Poplatek za každý měsíc je stanoven předem, takže víte okamžitě, jakou částku zaplatit. Tato vlastnost opakujících se faktur usnadňuje automatizaci vystavování takového typu faktur. Použitím fakturační aplikace se proces vystavování opakujících se faktur může stát opravdu jednoduchým. Vše, co musíte udělat, je zadat některé potřebné údaje a další faktury budou automaticky generovány. Jaké údaje jsou pro to potřebné? Obvykle stačí následující informace:
Pro opakující se faktury je každá následující faktura velmi podobná první faktuře, která byla vystavena. Budou se lišit v čísle, datu vystavení a prodeje a datu splatnosti. Pokud znáte e-mailové adresy svých zákazníků, můžete také nechat svůj fakturační software tyto faktury automaticky odesílat, což vám určitě ušetří spoustu času.
V případě velkých projektů jsou částečné faktury populární. V této situaci se dohodnutá práce dělí na etapy. Když je konkrétní etapa splněna, vystavíte částečnou fakturu. Tato metoda fakturace se vztahuje jak na dodávku zboží, tak na poskytování služeb. Nejlépe je stanovit platební plán již dříve, už ve fázi podpisu smlouvy. Tímto způsobem informujete své klienty předem, aniž byste je překvapili fakturou, kterou vystavíte.
Jaké jsou výhody částečných faktur? Poskytnou vám větší likviditu, zatímco váš zákazník se vyhne velmi vysokému účtu po dokončení celé objednávky, protože platba se rozděluje na části a rozprostírá se v čase.
Tento typ faktury se obvykle vyskytuje po dokončení objednávky. Může přijít spolu s fakturami za zálohu nebo částečnými fakturami. Konečnou fakturu vystavíte výpočtem částky, která je rozdílem mezi dokončenými a vyrovnanými fakturami k dnešnímu dni a celkovou částkou smlouvy. Jak to udělat? Musíte odečíst hodnotu zálohy nebo částečných faktur, které jste pro projekt vystavili, od celkové hodnoty projektu.
Souhrnná faktura je praktická, když vám zákazník zadal několik objednávek. Nemusíte vystavovat samostatnou fakturu pro každou objednávku. V tomto případě můžete použít souhrnnou fakturu. Samozřejmě, aby toto řešení bylo pro vás výhodné, jednotlivé objednávky nemohou být roztaženy v čase. Proč? Musíte si pamatovat, že peníze obdržíte až po nějaké době po vystavení faktury. Proto, pokud budete příliš dlouho čekat před vystavením souhrnné faktury, peníze budou připsány na váš účet za dokončené objednávky.
V praxi můžete naplánovat souhrnnou fakturu každé určité období, například týden nebo měsíc. Na konci týdne nebo měsíce sečtete všechny objednávky, které jste pro toho zákazníka udělali, a připravíte jednu souhrnnou fakturu. Tento typ faktury můžete také použít, když zákazník zadal objednávku, ale později přidal něco dalšího. V tomto případě nemusíte předepsat dvě samostatné faktury, ale můžete zahrnout obě objednávky do souhrnné.
Kreditní nota je typ kreditní faktury. Obvykle se používá, když zákazník vrátil produkt, zaplatil za produkt, ale chce zrušit objednávku, nebo obdržel poškozené nebo nesprávné zboží, což zahrnuje snížení ceny jako kompenzaci. Tuto notu můžete také vydat, když chcete zákazníkovi poskytnout dodatečnou slevu po dokončení a zaplacení jejich objednávky. Je také použitelná, když faktura obsahuje nesprávnou a nadhodnocenou celkovou hodnotu, což vyžaduje úpravy.
Kreditní nota znamená, že prodávající dluží peníze kupujícímu. Je to potvrzení od prodávajícího, že dal kupujícímu nějakou formu úvěru. Kupující může tento úvěr použít na budoucí nákupy nebo požádat o vrácení peněz.
Toto je typ opravné faktury, kterou posíláte zákazníkovi, když uděláte chybu v podhodnocení hodnoty prodaného zboží nebo služeb. Debetní nota znamená, že kromě částky faktury, dluží vám zákazník také částku, za kterou byla nota vystavena. Rozdíl mezi kreditní nebo debetní fakturou a běžnou fakturou je ten, že běžnou fakturu posíláte, když je zboží nebo služby prodány. Kreditní nebo debetní faktura se však vyskytuje po vystavení běžné faktury, aby opravila částky uvedené na faktuře.
V zemích, kde existuje DPH (daň z přidané hodnoty), je velmi běžným typem faktury faktura DPH. Dokumentuje prodej zboží a služeb subjekty, které jsou plátci DPH. To je obecně většina společností, které v takových zemích působí. Zajímavé je, že i když ve vaší zemi DPH není, pokud prodáváte zboží nebo služby do zemí, kde DPH existuje, můžete být povinni vystavit fakturu, která zahrnuje DPH.
Čtěte také: 5 běžných chyb při fakturaci
Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterest.
Řešitel problémů s pěti různými tituly a nekonečnými rezervami motivace. To z něj dělá dokonalého majitele firmy a manažera. Při hledání zaměstnanců a partnerů si nejvíce cení otevřenosti a zvědavosti na svět.
Jste freelancer, který hledá způsoby, jak propagovat své portfolio? V dnešní době nemusí mít pouze…
Digitální finanční management a online účetnictví se staly v podnikání stále populárnějšími. Podle zprávy společnosti…
Projektové listiny jsou základním kamenem projektového řízení. Poskytují jasný a stručný přehled cílů a úkolů,…
Organizace napříč odvětvími každý den budují vztahy s potenciálními zaměstnanci, dodavateli a partnery. Vyjednávají, podepisují…
Existuje více než dostatek technik řízení. Některé se zdají složité, zatímco jiné jsou jednoduché, ale…
Víš, jak založit neziskovou organizaci? Přemýšlel jsi o tom? Jsi si vědom, jak časově náročný…