Vymáhání neuhrazených faktur ve 5 jednoduchých krocích

Když provozujete vlastní podnikání, dříve či později se setkáte se situací, kdy vám váš klient nezaplatí včas. Poté se vám v hlavě může honit mnoho otázek. Jaké kroky byste měli podniknout, abyste dostali zaplaceno? Bude potřeba pomoc právníka? Nebo je něco, co můžete udělat sami? Žádné obavy. V následujícím článku odpovídáme na tyto otázky. Přečtěte si, jak vybírat nezaplacené faktury v 5 jednoduchých krocích.

Vybírání nezaplacených faktur – obsah:

1. Zkontrolujte údaje na své faktuře
2. Pošlete přátelskou připomínku
3. Pošlete žádost o platbu
4. Pošlete konečnou žádost o platbu
5. Obraťte se právně

Zkontrolujte údaje na své faktuře

Předtím, než podniknete jakékoli kroky k vymáhání nezaplacených faktur, ujistěte se, že jste neudělali žádné chyby. Jsme jen lidé a každý dělá chyby. Proto si dvakrát zkontrolujte, zda jste fakturu vystavili správně. Překlep v čísle bankovního účtu může odradit vašeho zákazníka, i když má upřímné úmysly, zaplatit fakturu.

To není jediná věc, kterou musíte ověřit. Je důležité zkontrolovat, zda byla faktura vystavena v souladu s objednávkou. Pokud je částka na faktuře vyšší než ve smlouvě, není divu, že váš zákazník není ochoten za to zaplatit. V takovém případě budete muset vystavit dobropis.

Podobná situace nastává, když váš zákazník nepřijme vykonanou práci. V tomto případě budete muset provést opravy. Také zkontrolujte, zda jste na fakturu uvedli správné údaje zákazníka a zda byla zaslána na správnou adresu. Věnujte pozornost datu faktury a způsobu platby. Pokud si jste jisti, že informace uvedené na této faktuře jsou úplné a správné, můžete přejít k dalšímu kroku.

Pošlete přátelskou připomínku

Nedostatek platby může být jen nešťastná chyba a jednoduché nedorozumění. To se může stát každému. Proto by první připomínka k platbě měla být přátelská. Neměli byste hned volat velké zbraně. Pečujte o dobré vztahy se svým dodavatelem.

Co byste měli zahrnout do takové připomínky? Poskytněte v ní jasné a faktické informace. Prezentujte fakta zdvořile, ale důrazně. Napište, jaká práce byla vykonána nebo jaké zboží jste svému zákazníkovi prodali. Můžete také přiložit kopii faktury k vaší připomínce, protože váš klient ji mohl ztratit. Uveďte, kdy vypršela lhůta pro platbu, ale zatím nestanovujte novou lhůtu. Dále můžete zahrnout celkovou částku k zaplacení. Počkejte na reakci vašeho zákazníka několik dní a poté pošlete další připomínku.

Jak takové informace poslat? Nejlepší je poslat je e-mailem, protože je to nejrychlejší a nejefektivnější způsob, jak kontaktovat vaše zákazníky. Požádejte svého klienta, aby laskavě potvrdil přijetí vašeho e-mailu. To se může později hodit. Co když váš klient nepotvrdí přijetí vaší zprávy? Můžete mu zavolat a zeptat se na to přímo. Pokud to nefunguje, přejděte k dalšímu kroku.

Pošlete žádost o platbu

Žádost o platbu by měla obsahovat fakta, protože se může později stát důkazem u soudu. Z tohoto důvodu mohou i drobné nepřesnosti pracovat proti vám. Ujistěte se, že ji připravíte přesně. Takový dokument by měl být napsán klidným tónem, zejména když váš zákazník nezaplatil fakturu poprvé. Buďte zdvořilí a přímí, ale nepřehánějte to, abyste neztratili svého klienta.

Protože se jedná o oficiální dokument, měli byste žádost o platbu poslat doporučeným dopisem. Můžete také použít potvrzení o přijetí. V této fázi se nemusíte uchylovat k právním službám. I když dopis od právnické firmy může mít na vašeho klienta větší dopad, právní služby jsou poměrně nákladné. Proto byste se měli nejprve pokusit napsat žádost o platbu sami.

Pošlete konečnou žádost o platbu

Toto je poslední krok, než začnete tlačit na věc. Vaše konečná žádost by měla jasně stanovit a komunikovat vaše očekávání. I když není k dispozici žádný vzorový dopis, konečná žádost o platbu by měla prezentovat všechna fakta a údaje týkající se nezaplacené faktury.

Nezapomeňte zahrnout všechny potřebné údaje, jako je číslo faktury, dlužná částka a datum splatnosti. Dobře napsaný žádost o platbu ukáže vašemu klientovi, že to s touto záležitostí myslíte vážně, a bude to jasný signál pro ně, že byste mohli brzy podniknout právní kroky.

Je třeba přiznat, že právní záležitosti mohou být nákladné a časově náročné. Proto je dokument, který se chystáte poslat, poslední mimosoudní metodou řešení případu. Uveďte rozumné datum pro platbu. Obvykle je standardní lhůta pro platbu 14 dní.

Můžete také přiložit dokumenty potvrzující dlužnou částku zákazníka. Může to být například dodací list nebo smlouva, kterou jste podepsali se svým klientem. Pamatujte, že smlouva zaslaná e-mailem je právně závazná stejně jako její papírová verze.

Nakonec můžete přidat poznámku, že pokud platba nebude provedena ve výše uvedeném termínu, obrátíte se na soud, což povede k dalším nákladům pro vašeho zákazníka.

Se naší bezplatnou aplikací pro fakturaci si můžete nastavit připomínky na nadcházející platby a jedním kliknutím zkontrolovat dlužnou částku a termíny splatnosti.

Obraťte se právně

Pokud váš klient stále uniká platbě, pak je vaší jedinou možností podniknout právní kroky. V této fázi je nejlepší využít pomoc právníka, zejména pokud je dlužná částka vysoká. I drobné chyby v procesním dopise mohou způsobit, že soud tuto žalobu zamítne.

A co když je částka faktury malá? Náklady spojené s najmutím právníka mohou být nepřiměřené k dluhu. V takovém případě můžete využít zjednodušeného řízení, které je méně nákladné a nevyžaduje zapojení právníka.

Právě jste si přečetli o vymáhání nezaplacených faktur. Podívejte se na naše další články: 5 běžných chyb při fakturaci

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pracovních včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterest.