Jak poslat fakturu? Užitečné nástroje

Každý freelancer, majitel malé firmy nebo podnikatel vystavuje faktury každý měsíc. Jsou nezbytné k obdržení platby za vykonanou práci nebo dodané zboží. Ale samotné vystavení takového dokumentu nezaručuje přijetí platby. Pro úplný úspěch je nutné jej doručit dodavateli. Z tohoto článku se dozvíte 3 způsoby, jak poslat fakturu a jaké nástroje jsou v tomto procesu obzvlášť užitečné.

Jak poslat fakturu – obsah:

1. Jak poslat papírovou fakturu?
2. Jak připravit fakturu v elektronické podobě?
3. Jak vytvořit a poslat PDF soubor s fakturou?
4. Jak vám může pomoci aplikace pro fakturaci?

Jak poslat papírovou fakturu?

I když internet pevně zakotvil v našich domovech a kancelářích, drtivá většina faktur je posílána tradiční poštou. Podle zprávy E-Invoicing / E-Billing. Digitalizace a automatizace až 90 % faktur jde příjemcům v papírové podobě.

Bohužel to má své nevýhody. Jednou z nich je čas, který trvá doručení dopisu na uvedenou adresu. Při odesílání musíte vzít v úvahu celý proces vedoucí k obdržení platby. Musíte si pamatovat, že poměrně dost lidí může být na papírové dokumenty vázáno. Budou očekávat, že jim poskytnete faktury právě v této podobě. Přiznejme si, že některé z nich můžete přesvědčit, aby fakturovaly elektronicky, ale v jiných případech se budete muset přizpůsobit přáním svých zákazníků.

Většina nástrojů, které potřebujete k odeslání papírové faktury, je k dispozici v každé kanceláři. Budete potřebovat počítač s tiskárnou, kancelářský software a obálky. I když můžete fakturu napsat ručně na speciálně připraveném formuláři, je mnohem snazší pracovat s elektronickými dokumenty.

Pomocí textového editoru nebo tabulkového procesoru můžete připravit dokument, který obsahuje všechny potřebné prvky. Poté jej musíte vytisknout, vložit do obálky, adresovat a odeslat. Většina populárních textových editorů umožňuje tisk na obálky, takže se nemusíte trápit psaním adresy ručně. Vše, co zbývá udělat, je koupit poštovní známku a poslat dopis dodavateli.

Jak připravit fakturu v elektronické podobě?

Alternativou k papírovým dokumentům je e-faktura. K jejímu vytvoření nepotřebujete speciální software, stačí ten, který používáte každý den – jednoduchý tabulkový procesor nebo textový editor. Stejně jako u dokumentu zaslaného tradiční poštou, musíte nejprve vytvořit fakturu, s tím rozdílem, že místo tisku byste měli soubor uložit tímto způsobem.

Vyhněte se formátům jako DOC nebo XLS, protože i když jsou běžné a snadno se otevírají, mají jednu velkou nevýhodu – dokument připravený tímto způsobem lze snadno upravit. Přiznejme si, že máte možnost zabezpečit úpravy takového souboru heslem, ale je lepší použít osvědčené řešení – PDF soubory. Odesláním takového dokumentu si můžete být jisti, že nikdo nezasáhne do jeho obsahu.

Jak vytvořit a poslat PDF soubor s fakturou?

Pro vytvoření PDF souboru můžete použít jeden z konvertorů dostupných na webu, například Adobe Acrobat. Stačí vybrat fakturu dříve uloženou v souboru DOC a program automaticky provede konverzi na PDF. V závislosti na nastavení vašeho počítače a možnostech dostupných ve vašem textovém editoru/tabulkovém procesoru můžete také již vybrat možnost uložit soubor ve formátu PDF přímo z programu.

Přidejte takto připravený dokument jako přílohu v e-mailu. Je dobré začít vytvářet zprávu klientovi tímto krokem. To zajistí, že neodešlete e-mail bez přílohy. V názvu zprávy můžete zahrnout název projektu, k němuž se faktura vztahuje. Obsah e-mailu by měl být krátký a k věci, ale nezapomeňte zachovat zdvořilý tón. Můžete jim poděkovat za předchozí spolupráci, povzbudit je k využití nabízených služeb v budoucnu a v případě částečné faktury uvést, k jaké fázi práce se vztahuje.

Jak vám může pomoci aplikace pro fakturaci?

To je nástroj, který výrazně usnadňuje odesílání faktur, protože vám poskytuje nejširší škálu možností. Pokud pracujete s firmami, které vyžadují papírové dokumenty, jednoduše vystavíte, vytisknete a pošlete fakturu poštou podle přání klienta. Výhodou pro vás je, že taková aplikace obsahuje předpřipravené šablony faktur, takže si můžete být jisti, že budou vyhovovat předpisům vaší země.

Také se nemusíte obávat sazeb DPH nebo správnosti výpočtů a souhrnů. Stačí vybrat příslušnou daňovou sazbu, zadat netto hodnotu zboží/služeb a program vypočítá hodnotu položky spolu s daní.

S bezplatnou aplikací pro fakturaci můžete snadno posílat e-faktury přímo do e-mailových schránek těch dodavatelů, kteří tuto formu komunikace akceptují. Takový dokument je okamžitě uložen ve formátu PDF, takže nebudete mít problém s převodem takového souboru do formátu, který zajistí integritu dat. Fakturu připravenou tímto způsobem můžete poslat doslova několika kliknutími. Nemusíte se přihlašovat do svého e-mailu – vše můžete udělat přímo z aplikace. Můžete zadat předmět zprávy, doplnit její obsah nebo použít připravenou šablonu, což šetří čas a výrazně zkracuje vaši práci.

Důležité je, že už se vám nikdy nestane, že byste poslali e-mail bez přílohy, protože kliknutím na tlačítko “odeslat” je faktura, kterou jste vystavili, automaticky připojena k zprávě. Stejně jako u standardního e-mailu můžete vybrat příjemce zprávy, přidat další příjemce a dokonce poslat skrytou kopii. To je praktické při jednání s velkými společnostmi, protože můžete poslat fakturu jak osobě, se kterou pracujete na projektu, tak přímo účetnímu oddělení.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku, Twitteru, LinkedInu, Instagramu, YouTube, Pinterestu.