Co je e-faktura?

E-faktury se stávají stále populárnějšími. Proč je tomu tak? E-faktury se snadno posílají. Také jsou rychle doručovány svým příjemcům, díky čemuž se zkracuje doba platby za zboží a služby. Není divu, že stále více firem využívá toto řešení. Co když obdržím fakturu e-mailem? Má stejnou právní sílu jako papírová faktura? Nejvýznamnější informace o e-fakturách naleznete v tomto článku.

Co je e-faktura? – obsah:

1. Co když obdržím fakturu e-mailem?
2. Musí se e-faktury tisknout?
3. Mají e-faktury stejnou právní sílu jako papírové faktury?
4. Jak zkontrolovat, zda je e-faktura autentická?
5. Jak se nenechat napálit podvodnou fakturou?

Co když obdržím fakturu e-mailem?

Pokud jste freelancer nebo vedete malou firmu, nejen prodáváte své zboží a služby, ale také občas něco kupujete pro svou společnost. Když nakupujete v běžných obchodech, obdržíte papírovou fakturu. Pokud však ceníte svůj čas, online nakupování bude lepším řešením. V tomto případě často obdržíte elektronickou fakturu.

Co dělat, pokud obdržíte takovou fakturu? Postup je stejný jako v případě papírové faktury. Musíte ji zaplatit včas, jak je uvedeno emitentem. Pokud používáte účetní program nebo aplikaci pro fakturaci, zkontrolujte, zda nabízejí integraci s vaší bankou. Pokud ano, nahrajte fakturu do systému a objednejte převod.

Pokud však žádné účetní programy nepoužíváte, musíte se přihlásit do svého bankovního účtu a zadat všechna data ručně. Co budete potřebovat? Budete potřebovat uvést číslo své elektronické faktury, údaje emitenta a částku faktury. Můžete také specifikovat, o co se faktura týká, ale není to nutné pro správný převod.

Musí se e-faktury tisknout?

Dny, kdy se všechno muselo tisknout, jsou dávno pryč. Elektronické faktury není třeba tisknout. Proč? Protože k nim budete mít vždy přístup. Budou ve vašem e-mailu. Netisknete všechny své e-maily, že?

E-faktury mají další výhody. Jaké to jsou? Takové faktury lze snadno nahrát do účetního softwaru nebo jakéhokoli jiného programu, kde si uchováváte své výdaje. Většina účetních softwarových řešení vám umožňuje ukládat faktury ve formátu .pdf a dokonce nahrávat skeny faktur. Můžete to udělat jen několika kliknutími. To je dobrý způsob, jak sledovat své platební termíny, protože v takovém programu můžete neustále monitorovat závazky, které musíte vyrovnat. Bezplatná aplikace pro fakturaci od Firmbee vám poskytuje všechny tyto možnosti.

Mají e-faktury stejnou právní sílu jako papírové faktury?

Pokud jde o faktury, nezáleží na tom, zda jsou vydány na papíře nebo elektronicky. Obě verze mají stejnou právní sílu. Bez ohledu na typ faktury ji musíte uchovávat po dobu stanovenou zákonem. V případě elektronických faktur je to mnohem snazší, protože k tomu nepotřebujete speciální archiv.

Pokud používáte aplikaci pro fakturaci, máte všechny své nákupní faktury na dosah ruky. To je velmi pohodlné řešení, které vám ušetří nejen papír, toner a místo na dokumenty, ale také váš čas.

Nemusíte se obávat, zda jsou vaše faktury uchovávány dostatečně dlouho. Dobrá aplikace pro fakturaci vám řekne, jak dlouho musíte uchovávat faktury ve svém elektronickém archivu, aby to bylo v souladu s daňovými předpisy ve vaší zemi.

Jak zkontrolovat, zda je e-faktura autentická?

Nejprve zkontrolujte, zda faktura pochází od společnosti, se kterou jste již spolupracovali. Pokud ano, ujistěte se, že obsahuje číslo bankovního účtu, které jste použili pro předchozí platby. Pokud je číslo bankovního účtu jiné, mohlo být změněno. To se stává. Předtím, než převedete jakékoli peníze, se ujistěte, že společnost, která fakturu vydala, skutečně existuje.

Pokud máte pochybnosti, zda ji máte zaplatit, bylo by nejlepší kontaktovat společnost, která ji vydala. Možná jste v shonu každodenního života zapomněli na objednávku a nyní vás faktura překvapila. Zkontrolujte, zda jste skutečně objednali takový produkt nebo službu. Pokud ano, pak takovou zprávu ignorovat. Proč?

Pokud fakturu nezaplatíte včas, může vám prodejce účtovat úrok za prodlení. Můžete také ztratit možnost nakupovat s odloženou platbou od takového dodavatele. Není divu, nikdo nemá rád zákazníky, kteří neplatí své účty.

Proto, pokud si na konkrétní nákup nevzpomínáte, ujistěte se, že zavoláte nebo napíšete e-mail prodejci, abyste se ujistili, že nedošlo k žádné chybě.

Jak se nenechat napálit podvodnou fakturou?

Co když faktura vzbuzuje pochybnosti? Může se stát, že se někdo pokusí vymámit peníze. Pokud sdílíte údaje o své společnosti na internetu, někdo je může použít k vydání podvodné faktury a poslat ji na váš e-mail. Jak se nenechat napálit?

Pokud faktura pochází od společnosti, se kterou jste dříve spolupracovali, zkuste je kontaktovat a vyjasnit si situaci. Můžete ji mít omylem. To se stává. Při kontaktování emitenta faktury je nejlepší použít informace, které najdete na internetu. Proč?

V těle e-mailu může podvodník uvést vaše telefonní číslo jako telefonní číslo společnosti. Pokud zavoláte na toto číslo, mohou vás přesvědčit, že faktura je správná a měli byste ji zaplatit. Na druhou stranu, pokud zavoláte na číslo, které najdete sami, můžete si být jisti, že voláte na správné místo.

Posílání podvodných faktur je trestný čin. Takový incident můžete nahlásit policii. Naštěstí se takové situace nestávají příliš často. Proto se nemusíte obávat faktur, které obdržíte elektronicky, nicméně doporučujeme být obezřetní.

Pokud se vám náš obsah líbí, připojte se k naší komunitě pilných včel na Facebooku a Twitteru.